Kā rakstīt efektīvu sūdzību uzņēmumam: detalizēts ceļvedis un vēstuļu paraugi

Sūdzības vēstules rakstīšana

Mēs visi esam bijuši tur, kad uzņēmums neatstāj mūs apmierinātus ar savu produktu. Vienmēr jāpievērš uzmanība tam, lai iegādātos priekšmetu, kas ir kļūdains, nekvalitatīvs vai vienkārši nepārsniedz jūsu cerības. Dažreiz restorāns var pasniegt jums pārtiku, kas nav tas, ko jūs gaidījāt (mati gaļā, vai kāds?).

Lai gan cilvēki parasti ir apmierināti ar produktu vai pakalpojumu, dažreiz uzņēmums var izdarīt izņēmumu vai vienkārši jūs pilnībā atstāt.

Saņemot kļūdainu produktu vai pret viesmīli izturoties slikti, nevajadzētu palikt nepamanītam! Šādus jautājumus var viegli atrisināt - nosūtot sūdzības vēstuli vai e-pastu.

Kā uzrakstīt stingri formulētu sūdzības vēstuli: kopsavilkums

Katra no šīm darbībām ir pilnībā aprakstīta zemāk.

Soļi	Kas jums jāsaka	Piemērs - produkts
1. solis: pārliecinieties, ka nosūtiet to īstajā vietā	Departamenta un uzņēmuma adrese kreisajā pusē. Sveiciniet ar cienīto kungu / kundzi!	Uzruna, godātais kungs / kundze vai cienījamais kungs / kundze Blakey
2. solis: sāciet burtu ar pareizo signālu	Jūs iegādājāties produktu _dore_ vietnē _store_. Norādiet citu būtisku informāciju, piemēram, atsauces kodus, informāciju par garantiju, garantijas un derīguma termiņus pārtikai.	Nesen 2020. gada 12. septembrī super veikalos, Bakers Lane, nopirku pasteļtoņu lavandas aizkarus, kuru izmērs bija 1,5 mx 2 m. Aizkaru atsauces kods ir 338J.
3. solis: Efektīvi izskaidrojiet problēmu	Kas bija nepareizs produktam vai pakalpojumam? Esiet īsi, precīzi un kodolīgi. Pieminiet tieši to, kas ir nepareizs produktam.	Aizkariem bija ļoti pamanāms ārējās šuves plīsums, un to nevar salabot, nesabojājot audumu.
4. solis: iesakiet risinājumu	Norādiet, kā jūs vēlaties, lai problēma tiktu novērsta, kas to grozīs? Tas varētu būt atmaksa / labošana / nomaiņa / izmaiņas pakalpojumā / kupons / bezmaksas produkti	Lai labotu šo jautājumu, es vēlētos, lai pilnībā apmaksātu iepriekšminēto aizkaru tipu.
5. darbība: pievienojiet vai pievienojiet attiecīgos un nepieciešamos dokumentus	Jūs varat arī pieminēt, ka ir pievienoti attiecīgie dokumenti, ti, garantijas, kvītis	Lūdzu, pievienojiet kvīti ar nepieciešamo informāciju un 1 gada garantiju.
6. solis: iestatiet laika ierobežojumu	Norādiet piemērotu laika periodu reakcijai.	Es būtu priecīgs, ja jūs varētu nosūtīt aizstājēju jebkurā laikā no 6. jūnija līdz 15. jūnijam.
7. solis: uzrakstiet spēcīgu galu	Noslēgumā sakiet, ka cerat, ka viņi novērsīs problēmu un parakstīsies.	Es ļoti ticu, ka jūs nosūtīsit aizstājēju un labosit problēmu. Ar cieņu….

Kā uzrakstīt efektīvu sūdzības vēstuli

1. solis: pārliecinieties, ka nosūtiet to īstajā vietā

Pirmā lieta, kas jums nepieciešama, ir

uzņēmuma galvenā biroja adrese jūsu valstī un
nodaļa, kurai to nosūtīsit.

Sākumā var būt grūti atrast vietu, kur rakstīt, jo uzņēmumi var ne pārāk efektīvi parādīt, kur atrodas viņu bāze. Vairāk nekā iespējams, jūs varēsiet atrast viņu kontaktinformāciju par:

garantijas vai garantijas lapa, kas piegādāta kopā ar jūsu produktu
viņu vietni. Noklikšķiniet uz saitēm "Sazināties ar mums" vai "Par mums", kas satur attiecīgo informāciju
pats produkts. Pārtikas un dzērienu iepakojumā parasti ir kontaktinformācija, tāpēc pārliecinieties, ka tos pārbaudāt! Jūs būtu pārsteigts, ka informācija ir visvieglākajās vietās.

Kad esat saņēmis viņu adresi, noteikti pārbaudiet attiecīgo nodaļu, kurai nosūtīsit vēstuli. Maziem pakalpojumiem, piemēram, restorāniem, nav vajadzības, bet lieljaudas uzņēmumiem (piemēram, Unilever vai Pepsi) būs nepieciešama nodaļa. Savā vietnē uzņēmums norādīs, kur nosūtīt jūsu vēstuli, neatkarīgi no tā, vai tā ir tehniska, klientu apkalpošanas utt.

2. solis: sāciet burtu ar pareizo signālu

Kad šī nepatīkamā adrese ir noskaidrota un gatava doties, varat sākt vēstuli!

Vispirms jums ir jāievieto sūtītāja adrese augšējā labajā stūrī un adrese kreisajā stūrī. Tas ir formalitātes labad, kas jūsu vēstulei vienmēr piešķir patīkamu pieskārienu.
Pēc tam rakstiet Dear Sir / Madam, ja nezināt, kas ir klientu apkalpošanas pārstāvis. Ja rakstāt vadītājam vai izpilddirektoram, rakstiet Dear Mr / Ms…..

Tad jūs sākat īsto vēstules tekstu, kas būs uzmanības centrā ikvienam, kurš to lasīs!

Vispirms sakiet, ka esat iegādājies preci jebkurā veikalā jebkurā datumā. Pārtikai norādiet derīguma termiņu un veikala kodu. Jebkuram citam tas ir svarīgi. piem.: Nesen 2014. gada 19. novembrī Super veikalos nopirku 2L pudeli Pepsi Max. Pudeles derīguma termiņš bija 2014. gada 30. novembris, un uz pudeles kakla bija kods 113A.
Pieņemsim, ka jūs vienmēr gaidījāt no šī uzņēmuma un konkrētās dienas augstāko kvalitāti, jūsu cerības tika mazinātas, piemēram: Es vienmēr augstu vērtēju TechnoPC un uzticējos katram jūsu klēpjdatoram. Es iegāju Super veikalos, lai iegādātos klēpjdatoru ar tādām pašām cerībām, taču mana pieredze ar klēpjdatoru uzskata šo apgalvojumu par nepatiesu.

3. solis: Efektīvi izskaidrojiet problēmu

Nākamā daļa ir vissvarīgākā, jo tajā ir pieminēts tieši tas, kas notika, kad lietojāt produktu vai apmeklējāt pakalpojumu.

Sakiet, kādā stāvoklī produkts atradās, atverot iepakojumu, un kas tieši ar to ir nepareizi. Ja jūs nevarat identificēt, kas iekšēji nav kārtībā, vienkārši sakiet, ka tas nedarbojas pareizi, un uzņēmums to izskatīs, piemēram: Es atklāju, ka kamera nedarbojas pareizi. Katru reizi, kad ieslēdzu kameru, tā nonāca fotogalerijā. Tas man neļāva fotografēt, jo tas ļāva man piekļūt tikai galerijai.
Ja runājat par pakalpojumu, norādiet, kas notika jūsu vizītē, piemēram: Kad man bija tikšanās ar frizieri ar vārdu "Lizze", viņa 30 minūtes pavadīja sarunās ar saviem draugiem, un es galu galā gaidīju ļoti ilgu laiku!

Padomi pareizā toņa nodošanai:

Vienmēr saglabājiet mieru. Nekaitiniet, jums ir visas tiesības būt, bet iedomājieties, cik sūdzību klientu apkalpošanas komanda saņēma tajā dienā. Lasītājs varētu jūs neapmierināt, kaitināt un izmest, uzskatot to par nepatiesu vai surogātpastu.
Stay īss, ne vafeļu savu vēstuli ar neatbilstošiem apgalvojumiem, piemēram, sakot, kāda ir naudas izšķiešana, tas bija, cik daudz esat cietis vai kas slikts produkts tas ir. Viņi vienkārši vēlas uzzināt, kas ir nepareizi, un to novērst, parasti nekad nelasa pat pusi no vēstules, tikai galvenos teikumus.
Esiet pēc iespējas precīzāks, sakot, kas ir nepareizs produktam vai pakalpojumam. Tas ietaupīs daudz laika uzņēmumam.

Ja jums ir sūdzība, nevilcinieties! Tam ir domāta klientu apkalpošana. Dari tā!

4. solis: iesakiet risinājumu

Šajā sadaļā jūs pateiksit, ko vēlaties darīt, lai novērstu problēmu. Jums ir vairākas iespējas, kuras varat pieprasīt uzņēmumam, tostarp:

Kompensācija par produktu
Kupons, kas jāizmanto ar jebkuru no to diapazoniem
Remontējamais produkts
Pārmaiņas viņu pakalpojumos, piemēram, augstākas kvalitātes pārtikas pasniegšana, higiēnas ievērošana vai personāla attieksmes maiņa.
Pārtikas kuponi

Piemēri: es vēlētos saņemt pilnu atmaksu par savu kameru, jo tā vietā es vēlētos iegādāties alternatīvu kameru.

Sakiet, kā jūs vēlētos, lai produkts būtu nākotnē, ja to vēlētos iegādāties atkārtoti, piemēram: Es ceru, ka šis jautājums neatkārtosies citiem klientiem un ka es vienmēr saņemšu visaugstāko kvalitāti no jūsu produktiem.

5. darbība: pievienojiet vai pievienojiet attiecīgos un nepieciešamos dokumentus

Ja jums ir kādi attēli, kurus vēlaties pievienot (īpaši e-pastiem), atsauces lapas, piemēram, garantijas, garantijas lapas vai kvītis, jums tas būs jāpiemin vēstulē.

Sakiet, ka ir pievienota garantija / garantija / kvīts.

Piemēri: "Lūdzu, pievienojiet manas oriģinālās kvīts kopiju, kā arī modinātāja garantijas lapu un informāciju par sērijas numuru."

Ja jums ir bojāts produkts, kuru vēlaties labot, noteikti miniet to arī.

Piemērs: Lūdzu, pievienojiet arī bojāto kameru, uz kuru es atsaucos savā vēstulē.

6. solis: iestatiet laika ierobežojumu

Kāpēc noteikt laika ierobežojumu? Nu, uzņēmumi katru dienu saņem desmitiem vēstuļu, ja ne simtus. Iespējams, atbildes saņemšana no uzņēmuma var ilgt no 6 nedēļām līdz 3 mēnešiem, un, ja vēlaties remontu, tas aizņems vēl vairāk laika. Tagad tas ir diezgan ilgi jāgaida!

Lielākā daļa uzņēmumu jūsu vēstuli apskatīs apmēram 2 nedēļas pēc tās nosūtīšanas, jo neizdevies. Lai izvairītos no tā, ka viņi to metīs uz aizmugures, varat iestatīt laika periodu, kad vēlaties saņemt atbildi. Tagad tas ir veikls.

Piemēri: Es vēlos saņemt atbildi pēc iespējas ātrāk jebkurā laikā no 16. augusta līdz 30. augustam. Tas būtu ļoti appreciated.

7. solis: uzrakstiet spēcīgu galu

Jūs varat pabeigt savu vēstuli, sakot, ka cerat, ka problēma tiks atrisināta, un parakstieties ar savu uzticību - ja nezināt viņu vārdu vai ar cieņu - ja zināt viņu vārdu.

Piemērs: es ceru, ka šis jautājums tiks atrisināts, un es ļoti ticu, ka jūs labosiet problēmu.

Nosūtiet savu vēstuli, un jums vajadzētu sagaidīt atbildi norādītajā termiņā.

Iemesli rakstīt sūdzības vēstuli

Daudzi cilvēki ignorē produktu, kas viņus pievīla, neko nedarot vispār. Kā patērētājam jums ir tiesības saņemt kompensāciju par produktu vai aizstāt to ar citu. Šeit ir daži iemesli, kāpēc sūdzības vēstules rakstīšana ir efektīva:

Uzņēmumam tiks paziņots par visiem to līnijas bojātajiem produktiem, kas varētu radīt lielāku apdraudējumu citiem. Sazinoties ar viņiem, viņi var redzēt, kāpēc tas bija kļūdains, un novērst tā atkārtošanos.
Uzņēmumi ienīst redzēt neapmierinātu klientu, tāpēc jums ir labas izredzes panākt, lai jūsu produkts tiktu nomainīts vai atmaksāts.
Dzērieniem un pārtikas produktiem aizstājēja vietā jūs varat saņemt bezmaksas kuponus vai pat bezmaksas produktus! Uzņēmumi vienmēr tos pielīmē, lai jūs saldinātu.
Uz restorānu vai citu uzņēmumu, kas sniedz pakalpojumus, var pievērst darbinieka uzmanību, kurš, iespējams, nedarbojas pareizi.
Ja kaut kas nav kārtībā, atlaidieties! Jūs samaksājāt naudu par šo produktu vai pakalpojumu, tāpēc jums vajadzētu būt augstas kvalitātes produktam. Nekad neklusējiet par to, jo jūs saņemsiet problēmu diezgan ātri!

Šī vēstule ir sūdzība par kļūdainu viedtālruni.

Viljams, publiskais domēns, izmantojot Pixabay

Vēstules paraugs kļūdainam viedtālrunim

Godātais kungs / kundze!

Nesen es 17. jūlijā Super Stores, Baker Street, Londonā iegādājos viedtālruni Samsung Galaxy S5. Garantija ir derīga vienu gadu, un atsauces numurs uz kastes bija norādīts SSF319.

Viedtālrunis bija kļūdains, un es esmu ļoti vīlusies par jūsu produktiem. Viedtālrunis turpina rādīt izvēlnes ekrānu, bet neļauj man piekļūt lietojumprogrammām vai atvērt jaunu logu. Ekrāns paliek iesaldēts izvēlnes ekrānā.

Es lūdzu jūs pēc iespējas ātrāk salabot tālruni, vēlams tālāk norādītajā termiņā.

Lūdzu, pievienojiet garantiju, kas tiek piegādāta kopā ar tālruni, kā arī kvīti, ko veikals man deva, pērkot. Šajos dokumentos atradīsit visus nepieciešamos atsauces kodus.

Es vēlētos saņemt atbildi termiņā no 27. jūlija līdz 10. augustam, un es vēlētos, lai tālrunis tiktu pilnībā salabots un darbotos normāli.

Es ceru, ka tas neatkārtojas atkārtoti un ar citiem klientiem. Es arī turpmāk būšu jūsu klients, ja jautājums tiks grozīts. Es ceru, ka problēma tiks novērsta, un es ļoti ticu, ka tā tiks.

Ar cieņu, Sūzena Velsa

Vēstules paraugs sliktai apkalpošanai restorānā

Godātais kungs / kundze!

Es rakstu, lai sīki aprakstītu savu vilšanos Taco Hut, trešdien, 26. jūlijā. Kā tavs pastāvīgais klients esmu ļoti satraukts, sakot, ka man bija visbriesmīgākā pieredze jūsu restorānā.

Kad es pasūtīju savus tako, darbinieki pilnībā aizkavēja procesu, ignorējot manu pasūtījumu! Kad es viņiem jautāju, vai es varu pasūtīt, viņi to paņēma, bet bija ļoti izveicīgi un rupji. Viens darbinieks vārdā "Emma" pasniedza pasūtījumu, bet tas nebija tas, ko es pasūtīju. Viņa nemainīja kārtību, un es paliku ēst pārtiku, kuras es nemaz neprasīju!

Es domāju, ka personālam ir jāmaina attieksme pret saviem klientiem. Es vēlētos, lai viņi pareizi dara savu darbu un ir draudzīgi un izpalīdzīgi. Viņu veiklībai un attieksmei "ugh, cits klients" vajadzētu pazust. Vienīgais ceļš uz veiksmīgu restorānu ir draudzīgs personāls, kurš vēlas palīdzēt.

Pēc izdevuma grozīšanas es turpināšu būt jūsu klients. Lūdzu, paziņojiet man, kad ir notikušas izmaiņas.

Ar cieņu, Sūzena Velsa.

Kāds ir labākais veids, kā sūdzēties: vēstule vai e-pasts?

Var būt grūti izlemt, vai rakstīt e-pastu vai vēstuli. Abiem no tiem ir savas priekšrocības un trūkumi, taču parasti tiek dota priekšroka, ja rakstījāt ar roku rakstītu vēstuli. Tas ir tāpēc, ka uzņēmums jūs uztvers nopietnāk un var daudz ātrāk nosūtīt jums remontu / nomaiņu.

Tomēr dažiem uzņēmumiem (piemēram, Apple) nav derīgas adreses, uz kuru jūs varētu rakstīt remontam, tāpēc jums tās būs jānosūta pa e-pastu attiecīgajai nodaļai.

Galvenie padomi

Šie labākie padomi palīdzēs jūsu kursā atrisināt problēmu!

Esiet kodolīgs. Jebkāda veida pūlošanās vai ņirgāšanās par šo jautājumu lasītājam radīs tikai neskaidrības un neapmierinātību, un tas ir pēdējais, ko vēlaties! Uzņēmumi vēlas kodolīgas, oficiālas vēstules, kuras var viegli ieskenēt un pēc tam izmantot, lai izgūtu svarīgu informāciju, piemēram, kas ir nepareizi, laika grafiku, uz kuru vēlaties saņemt atbildi, un kas novērsīs problēmu. Tas padarīs procesu ātru un vieglu.
Nelietojiet zvērēt, saņemt nepatīkamu vai izrādīt temperamentu! Tā ir ļoti slikta gaisotne, ko izdot, un tikai pasliktinās situāciju!
Neapdraudiet uzņēmumu, ja neesat konsultējies ar advokātu. Attiecībā uz maziem jautājumiem, piemēram, bojātiem produktiem, nav nepieciešams izteikt nekādus juridiskus draudus.
Pārliecinieties, ka radāt viņiem iespaidu, ka jūs turpināsiet būt viņu klients, ja viņi atrisinās problēmu. Ja jūs sakāt, ka nekad vairs nepirksiet viņu produktus, viņi var ignorēt jūsu vēstuli un nekad neizlabot problēmu. Bet sakot, ka, ja viņi atmaksās jums naudu / mainīs lietas, tad to darīs, lai saglabātu jūs kā klientu.
Norādiet laika periodu, kad vēlaties saņemt atbildi vai izšķirtspēju. Tas ļauj ātri un vienmērīgi darboties. Bez laika grafika uzņēmums var neatbildēt vairākas nedēļas.

Visi komentāri tiek novērtēti! Vai kādreiz esat pieredzējis neapmierinošu produktu vai pakalpojumu? Dalieties savā pieredzē zemāk. Paldies, ka lasījāt!