Nvq 3. līmenis: darbs biznesa vidē

Darbs biznesa vidē ir obligāta A grupas trīs kredītpunktu vienība 3. līmeņa valsts profesionālās kvalifikācijas diplomam uzņēmējdarbībā un administrācijā, ko piedāvā Anglijā, Velsā un Ziemeļīrijā. Šis modulis palīdz kandidātam iegūt pilnīgu izpratni par starppersonu dinamiku, darba drošību, efektivitāti, ilgtspēju un drošību.

Šajā rakstā tiks aplūkoti visi moduļa rezultāti, paskaidrots, ko tie nozīmē un kā tos sasniegt. Tas palīdzēs iegūt izpratni par to, ko parasti sagaida kandidāti. Atkarībā no jūsu konkrētā darba, sagatavojot savu portfeli, jums būs jāpārveido tas, kas šeit rakstīts savam darbam un organizācijai.

Kā izmantot šo lapu

Šis raksts attiecas uz 303. nodaļu NVQ uzņēmējdarbības un administrācijas 3. līmeņa diplomam, kas aptver komunikācijas elementus darbavietā.

Šī rokasgrāmata ir informatīva un paredzēta, lai iepazīstinātu jūs ar sava portfeļa sastādīšanas procesu. Nekopējiet šeit neko tieši savam failam, jo ​​fails ir jāpielāgo jūsu darba un organizācijas specifikai. Tieša valodas kopēšana no šī raksta ir ne tikai negodīga, bet arī vājina jūsu failu.

1. rezultāts: izprot citu cilvēku cieņas un atbalsta darbā mērķi un ieguvumus

1.1. Paskaidrojiet, kā atbalstīt citus cilvēkus darbā

Komandas darbs veicina organizācijas kopējos panākumus. Jums kā personai jāapsver, kā jūsu rīcība palīdz vai kavē komandas mērķus. Jūsu komandai ir arī daļa no nodaļas vai uzņēmuma vispārējiem mērķiem. Personām komandā ir jāatbalsta viens otru un jāuztver viens otra darbs kā savs.

Komandas darbam ir daudz priekšrocību:

• Tas var dot lielāku atalgojumu nekā individuāls darbs, jo panākumi tiek dalīti un pastiprināti starp grupu.
• Kad komandas locekļi atbalsta viens otru, lietas tiek paveiktas ātrāk.
• Ja jūs cīnāties ar individuālu uzdevumu, varat lūgt kolēģa palīdzību un otrādi.
• Kopīgas atbildības sajūta mudinās cilvēkus nopietni uztvert savus uzdevumus, lai nepieviltu kolēģus.

1.2. Paskaidrojiet, kā palīdzēt citiem cilvēkiem strādāt efektīvi un efektīvi

Palīdzība citiem cilvēkiem darbā uzlabo produktivitāti, biroja attiecības un morāli. Turklāt atbalsta un sadarbības darbavietas ir efektīvākas, jo kopīgs darbs paātrina problēmu risināšanu un nodrošina termiņu ievērošanu.

Darbs ar citām personām palīdz jums:

• Efektīvāk sazinieties un iemācieties cienīt citus.
• Dalieties darba mērķos, uzdevumos, prioritātēs un pienākumos.
• Strādājiet tā, lai vislabāk izmantotu jūsu konkrētās spējas, ļaujot komandas locekļiem specializēties viņu personīgajās priekšrocībās.
• Ātrāk un efektīvāk atrisiniet problēmas.
• Piegādājiet darbu laikā un budžetā.
• Saņemiet un sniedziet atsauksmes, palīdzot visiem komandas darbiniekiem pilnveidoties.

Šis elements arī lūdz izprast sadarbības mērķi ar citām organizācijām, piemēram, ar citu uzņēmumu vai citu uzņēmuma nodaļu. Sadarbība ar citām organizācijām jums palīdz:

• Izprotiet atšķirīgu darba ētiku un vērtības un to, kā pielāgoties dažādām cerībām.
• Uzziniet jaunas stratēģijas problēmām, kas līdzīgas jums.
• Esiet pakļauts jauniem pakalpojumiem vai tehnoloģijām.
• Dalieties informācijā un meklējiet padomu.

1.3. Paskaidrojiet, ko nozīmē daudzveidība un kāpēc tā ir jāvērtē

Daudzveidības novērtēšana biznesa vidē nozīmē cieņu pret kolēģiem neatkarīgi no viņu rases, dzimuma, mantojuma, paradumiem, uzskatiem, seksualitātes, fiziskā izskata, garīgajām vai fiziskajām spējām utt.

Mūsdienu darba pasaulē mums visiem ir jāsadarbojas ar cilvēkiem, kuri atšķiras ne no mums, ne pēc izcelsmes, ne pārliecības. Jums ne tikai jāpieļauj šādas atšķirības, bet arī jāsaprot veidi, kā tās bagātina organizāciju.

Dažādas darba vietas:

• Pakļaujiet cilvēkus dažādām vērtību sistēmām, darba ētikai un personības veidiem un uzziniet jaunus veidus, kā piekļūt problēmām.
• Satur dažādus uzskatus un viedokļus, liekot ikvienam precizēt un modificēt savu nostāju, vienlaikus ņemot vērā citu viedokli.
• Atrodiet radošus problēmu risinājumus, izmantojot ieguldījumu no dažādiem leņķiem.

1.4. Izklāstīt dažādības ieguvumus organizācijai

Organizācijas panākumi ir atkarīgi no tās spējas aptvert daudzveidību un saprast ieguvumus.

Darba vietas daudzveidības ieguvumi:

• Jūs saņemat dažādus risinājumus pakalpojumu, resursu iegūšanas un piešķiršanas problēmu risināšanai.
• Darbinieki no dažādas vides sniedz dažādus talantus, pieredzi un perspektīvas.

Pētījumi rāda, ka daudzveidība ir laba ne tikai no cilvēku attiecību viedokļa, bet tā var radīt reālu vērtību uzņēmumiem un dot ieguldījumu apakšējā līnijā.

1.5 Paskaidrojiet, kā izturēties pret citiem cilvēkiem tā, lai tie būtu jutīgi pret viņu vajadzībām

Šis ir diezgan vienkāršs: izturieties pret citiem tā, kā jūs vēlētos, lai pret jums izturētos, ja jūs nonāktu viņu situācijā. Pret kolēģiem izturēties laipni nozīmē:

• Būt empātiskam un saistītam ar to, kā kāds jūtas.
• Cieši un uzmanīgi klausoties.
• Jautājot, kas cilvēkiem vajadzīgs, un mēģinot apmierināt šīs vajadzības.

Mēģiniet iedomāties sevi cita cilvēka apavos un iedomājieties, kā jūs justos, ja jūs būtu viņi. To darot, jūs parasti varat saprast, kā šī persona vēlētos izturēties pret viņu. Ja rodas šaubas, esiet pēc iespējas laipns un pieklājīgs.

Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt, daži cilvēki būs kairinoši, neapmierinoši vai ļauni, un jums būs jāapgūst, kā ar viņiem rīkoties. Apsveriet sekojošo:

• Pirms tiesāt kādu, mēģiniet dot viņiem šaubas. Iespējams, ka jūs esat vainīgs, vai arī viņu personīgajā dzīvē notiek kaut kas tāds, kas liek viņiem darboties darbā.
• Mēģiniet biežāk runāt ar viņiem un redzēt, kā viņi reaģē. Jums var nākties vienkārši labāk iepazīties.
• Ja nekas cits neizdodas, izvēlieties atturīgu attieksmi un turpiniet rādīt personai cieņas veidu, kuru vēlaties saņemt.

1.6 Paskaidrojiet, kā izturēties pret citiem cilvēkiem tā, lai tiktu ievērotas viņu spējas, priekšvēsture, vērtības, paražas un ticība

Lai darbotos darbā un personīgajā dzīvē, jums pastāvīgi jāņem vērā cilvēku viedokļi un jūtas.

Lai to sasniegtu, jums:

• Izprotiet citu cilvēku viedokli un no kurienes viņi nāk. Uzdodiet viņiem jautājumus par to, kāpēc viņi redz lietas, ko viņi dara.
• Esiet iejūtīgs un diplomātisks. Padomājiet, pirms runājat, un pajautājiet sev, vai tas, ko jūs gatavojaties teikt, kādu aizskartu.
• Pret visiem izturies cienīgi un ar cieņu.
• Ņemiet vērā citu sociālo un kultūras pieredzi gan kā veidu, kā labāk viņus saprast, gan būt taktiskākiem.
• Klausieties citus domstarpību laikā.

Dažādiem cilvēkiem būs atšķirīgas vērtības un prioritātes, un jums ir jābūt pārdomātam par to, kā jūsu valoda un izturēšanās darba vietā ciena šo daudzveidību.

1.7 Aprakstiet veidus, kā darbā ir iespējams mācīties no citiem

Mācīšanās no citiem ir ļoti svarīga uzņēmējdarbībā. Katram cilvēkam ir savas stiprās un vājās puses, prasmes un talanti. Dažādi cilvēki ievēro dažādas stratēģijas, lai atrisinātu sarežģītas problēmas. Jums vajadzētu izmantot katru iespēju, lai mācītos no kolēģiem, lai uzlabotu savas prasmes un apgūtu jaunas.

Šeit ir daži veidi, kā jūs varat mācīties no citiem darbā:

• Pievērsiet uzmanību tam, kā jūsu kolēģi rīkojas un kā rīkojas sarežģītās situācijās.
• Lūdziet demonstrāciju, kad vēlaties uzzināt, kā kaut ko darīt.
• Pieprasiet padomu, kad jums ir grūtības vai neesat pārliecināts, kā virzīties uz priekšu.
• Mēģiniet darbā satikt jaunus cilvēkus, kuri var iemācīt jums jaunas prasmes.
• Jautājiet savu kolēģu viedokli par savu darbu un lūdziet viņiem padomu karjerā.
• Tīkls gan birojā, gan ārpus tā.
• Veidojiet pozitīvas attiecības ar kolēģiem un priekšniekiem.
• Izmantojiet cilvēkus ar augstu sasniegumu līmeni kā iedvesmas avotu.

2. rezultāts: Izprotiet, kā saglabāt drošību un konfidencialitāti darbā un tikt galā ar bažām

2.1. Izklāstiet darba drošības un konfidencialitātes uzturēšanas mērķi un ieguvumus

• Informācijas un datu drošība nozīmē digitālā materiāla un sensitīvu dokumentu aizsargāšanu no nesankcionētas piekļuves. Datorsistēmas, kurās tiek glabāti dati, būtu jāaizsargā. Informācijas drošība ietver gan likumīgas privātuma prasības, gan uzņēmējdarbības standartus.
• Tīklus aizsargā gan tehnoloģija, gan cilvēki, kuri tos izmanto. Ziniet, kāda informācija jūsu darba vietā ir konfidenciāla un kam tā var būt pieejama. Nekad nedodiet informāciju kādam, kuram nevajadzētu piekļūt.

• Dati, kas saistīti ar darbinieku pieņemšanu darbā, atalgojumu un vadību, ir ļoti sensitīvi un konfidenciāli. Nepareizās rokās šādu informāciju varētu izmantot krāpšanas vai identitātes zādzības izdarīšanai.
• Konfidencialitāte ir profesionalitātes pazīme. Darbinieki nedrīkst bez atļaujas atklāt informāciju par organizāciju vai līdzstrādniekiem.

2.2. Organizācijas drošības un konfidencialitātes prasības

Konfidencialitāte un informācijas drošība ir svarīgas jebkuras organizācijas funkcijas. Informācijas noplūde var izraisīt juridiskas problēmas vai ieņēmumu zaudēšanu.

Drošības un konfidencialitātes prasības ir:

• Visai informācijai jābūt patiesā un oriģinālā formā, un tā nedrīkst būt nekāda veida ārstēta vai negodīgi modificēta.
• Organizācijai jābūt gatavai piešķirt piekļuvi sistēmām, kas īstajā laikā glabā, apstrādā un piegādā informāciju īstajiem cilvēkiem.

Visiem uzņēmumiem jābūt savai politikai un procedūrām attiecībā uz drošību un konfidencialitāti, un visiem darbiniekiem ir jāievēro šīs politikas un procedūras. Datu aizsardzības likums, Cilvēktiesību likums un Patērētāju tiesību akti attiecas uz darba konfidencialitātes un informācijas jautājumiem.

2.3. Ja nepieciešams, izklāstiet juridiskās prasības drošībai un konfidencialitātei

Katrai organizācijai vajadzētu būt uzmanīgai, kā rīkoties ar saviem datiem.

Datu informācija, kas plūst un izplūst uzņēmumā, var būt jebkura no šīm formām:

• E-pasts
• Vēstules un pasts
• Papīra faili
• Kursa dokumentācija
• Verbālās sarunas
• Atmiņas kartes un diski
• Datoru faili
• Atteikt un miskasti

Par sensitīvu materiālu var uzskatīt, ka tajā ir personas personas dati:

• Curriculum vitae un atsākta
• Klientu un darbinieku finanšu informācija
• Informācija par veselību
• Personiskā informācija, kas iegūta mutiskas sarunas ceļā
• Pakalpojuma lietotāju nosaukšana apmācības laikā

Jums vajadzētu zināt savas organizācijas protokolu, kā rīkoties ar sensitīvu materiālu. Dažas vispārīgas vadlīnijas:

• Ar pagaidu biroja darbiniekiem, klientiem un apmeklētājiem, kas ir viņu uzņēmējdarbībai būtisks, un pārliecinieties, ka pagaidu darbinieki zina uzņēmuma politiku attiecībā uz konfidencialitāti.
• Padomājiet, pirms izņemat informāciju no biroja, ieskaitot datorus, atmiņas kartes un papīra dokumentus.
• Ja informācija ir jāsniedz, atklājiet tikai to, kas ir absolūti nepieciešams, un neko vairāk.
• Nodrošiniet drošu datu un dokumentu iznīcināšanu.
• Informējiet vecākos darbiniekus, ja jums ir bažas par drošību vai konfidencialitāti

Šādi tiesību akti attiecas uz datu aizsardzību un konfidencialitāti:

• Datu aizsardzības likums 1998
• 1998. gada Cilvēktiesību likums
• Konfidencialitātes vispārējie likumi

2.4. Aprakstiet procedūras, kā rīkoties saistībā ar bažām par organizācijas drošību un konfidencialitāti

Katram darbiniekam vajadzētu būt informētam par savas organizācijas noteikumiem un noteikumiem. Ja atklājat, ka jūsu birojā notiek kaut kas, kas varētu būt risks vai pārkāpums, jums jāziņo pareizajam departamentam vai priekšniekam.

Procedūras, kā risināt bažas par drošību un konfidencialitāti organizācijā, ir šādas:

• Nosakiet iespējamās problēmas.
• Nosakiet iespējamos zaudējumus problēmas dēļ.
• Nosakiet iespējamos preventīvos pasākumus.

3. rezultāts: saprast, kā novērtēt, pārvaldīt un uzraudzīt risku darba vietā

3.1. Raksturojiet organizācijas riska avotus, ieskaitot veselību un drošību

Riska avoti ir:

• Nelaimes gadījumi
• Paslīd un nokrīt
• Ugunsgrēks, ieskaitot elektrības problēmas
• Smaga celšana
• Zādzība un zādzība
• Privātu un ierobežotu datoru datu atklāšana
• Neatļauta interneta izmantošana

Jāapzinās šie riski un jāzina, kam jāziņo jūsu organizācijā.

3.2 Paskaidrojiet, kā novērtēt un uzraudzīt riskus organizācijā

• Identificējiet un novērtējiet iespējamos riskus, nodrošinot, ka ir ieviesta pārbaudīta politika un procedūras, lai tos efektīvi pārvaldītu.
• Ņemot vērā to, ka negadījumi var notikt un notiks, sagatavojiet plānu, kā tos novērst, tādējādi izvairoties no tā, ka tie kļūs par lielākiem jautājumiem.

3.3 Aprakstiet veidus, kā samazināt risku organizācijā

Negadījumi un citas problēmas var notikt un notiks. Izmantojot elastīgas struktūras un vadības elementus, jūs varat samazināt lielāku katastrofu risku. Tāpat sekojiet līdzi drošības procedūrām un biroja uzturēšanai, kas var samazināt negadījumu risku darbā.

4. rezultāts: Izprotiet atkritumu samazināšanas mērķi uzņēmējdarbības vidē un procedūras, kas jāievēro

4.1 Aprakstiet darba atkritumu samazināšanas mērķi un ieguvumus līdz minimumam

Darba vietā samaziniet atkritumu daudzumu.

• Izmantojiet laiku efektīvi.
• Gudri sadaliet biroja piederumus un atturiet no zādzībām.
• Ietaupiet enerģiju, pagriežot gaismas, datorus un citas ierīces, kad tās netiek izmantotas.
• Pārstrādājiet papīru un citus pārstrādājamus atkritumus.

Veicot šīs darbības, darbavietas būs sakārtotas un tiks ietaupīta organizāciju nauda.

4.2. Aprakstiet galvenos atkritumu cēloņus, kas var rasties uzņēmējdarbības vidē

• Izejot no istabas vai biroja, pārliecinieties, vai ir izslēgtas gaismas.
• Samaziniet papīra atkritumus un pārmērīgu vienreiz lietojamo biroja piederumu izmantošanu. Drukājiet dokumentus tikai nepieciešamības gadījumā un mēģiniet pāriet uz digitālu darbu bez papīra.

4.3. Aprakstiet atkritumu samazināšanas veidus, ieskaitot tehnoloģiju un citu procedūru izmantošanu

• Uzturiet faksus, printerus un kopētājus labā darba kārtībā, lai papīrs un laiks, ja tie saplīst, netiktu tērēti. Pasūtiet labas kvalitātes papīru, kas ir ieteicamais biroja mašīnu svars.
• Mainiet faksa un kopētāja iestatījumus, lai tie neizdrukātu apstiprinājuma lapu vai citu svešu papīru.
• Palūdziet darbiniekiem periodiski slaucīt galdus pēc liekām pildspalvām, lipīgām etiķetēm un citiem piederumiem.
• Uz īsu laika periodu pasūtiet tikai ierobežotu daudzumu krājumu.
• Iesakiet darbiniekiem nevest preces mājās.
• Neveidojiet pārmērīgas kopijas.
• Organizējiet izejmateriālus un noņemiet novecojušos.

4.4. Paskaidrojiet pārstrādes mērķi un ieguvumus

Pārstrāde ir process, kurā atkritumi tiek pārstrādāti lietojamās precēs.

• Birojiem ir jāievieš pārstrādes programma, ar kuras palīdzību papīru, plastmasu, stiklu un metālu var pārstrādāt, nevis izmest, un darbinieki jāmudina pārstrādāt pēc iespējas vairāk atkritumu.
• Ja iespējams, birojiem būtu jāiegādājas biroja piederumi, piemēram, papīra izstrādājumi, kas izgatavoti no pēc patērētāja pārstrādātiem materiāliem.
• Ja iespējams, atkārtoti izmantojiet vai atkārtoti izmantojiet biroja piederumus, piemēram, atkārtoti izmantojot izdrukātus dokumentus kā skrāpējamu papīru.

Pārstrāde:

• Samazina cieto atkritumu daudzumu, tādējādi saglabājot tādus dabas resursus kā koki.
• Palīdz samazināt globālo sasilšanu un piesārņojumu.
• Samazina poligonu apjomu.
• Palīdz ietaupīt naudu.

4.5. Aprakstiet materiālu pārstrādes organizatoriskās procedūras un to mērķi

Jūsu organizācijai ir svarīgi pārstrādāt gan, lai samazinātu tās ietekmi uz vidi, gan lai rādītu labu piemēru darbiniekiem. Katrā birojā būs savas pārstrādes procedūras un politikas, kurām jābūt pieejamām, izmantojot biroja vadītāju, darbinieku rokasgrāmatu vai zīmes ap biroju.

4.6. Aprakstiet veidus, kā atkritumus var samazināt, regulāri uzturot iekārtas

• Visām mašīnām ir noteikts termiņš, kurā tās jāapkopo un jāapstiprina lietošanai. Kad šīs pārbaudes tiek veiktas regulāri, mašīnas kalpo ilgāk, ietaupot naudu organizācijai.
• Labi uzturētas mašīnas patērē arī mazāk enerģijas.

5. rezultāts: izprotiet bīstamo materiālu iznīcināšanas procedūras

5.1. Paskaidrojiet bīstamo materiālu otrreizējās pārstrādes un iznīcināšanas procedūru mērķi

• Ja jūs strādājat medicīnas vai zinātnes iestādē vai rūpnieciskā vidē, jūs bieži varat nonākt saskarē ar bīstamajiem atkritumiem.
• Ja jūs nestrādājat šādā vietā, jums joprojām var nākties saskarties ar materiāliem, kas var ievainot vai inficēt jūs vai jūsu kolēģus. Piemēram, ārkārtas pirmās palīdzības procedūrās jāiekļauj protokols, kā droši rīkoties ar asinīm vai vemšanu.

Precīzā procedūra dažādos birojos būs atšķirīga, un tā būs atkarīga no tā, kāda veida riskus jūs, visticamāk, sastapsiet.

5.2. Aprakstiet procedūras bīstamo materiālu pārstrādei un iznīcināšanai organizācijā

• Ziniet pareizās tvertnes jebkura veida bīstamiem atkritumiem, piemēram, adatām, pārsējiem vai ķīmiskiem atkritumiem.
• Dažās situācijās jums, iespējams, būs jāziņo par ārkārtas situācijām izraudzītajai punktam vai jāsazinās ar neatliekamās palīdzības dienestiem.

6. rezultāts: Izprotiet ilgtspējības atbalsta veidus organizācijā

6.1. Izskaidrojiet ieguvumus organizācijai, kas laika gaitā palielina efektivitāti un samazina atkritumu daudzumu

Laba vides prakse var samazināt uzņēmuma izmaksas, samazinot jaunu materiālu, enerģijas, ūdens un iepakojuma izmantošanu.

• Lai taupītu enerģiju, naktīs izslēdziet mašīnas un apgaismojumu.
• Ja iespējams, pārejiet uz energoefektīvām ierīcēm un spuldzēm. Meklējiet mašīnas ar Energy Star etiķeti.
• Ietaupiet ūdeni, ieguldot ūdeni taupošā santehnikā, novēršot noplūdes un mudinot darbiniekus taupīt ūdeni.
• Ja iesaiņojat produktus, samaziniet izmantoto papīra un putuplasta daudzumu.

6.2. Aprakstiet veidus, kā nepārtraukti uzlabot darba metodes un tehnoloģiju izmantošanu, lai sasniegtu maksimālu efektivitāti un minimālu atkritumu daudzumu

• Ja iespējams, pārejiet no papīra uz ciparu saziņu, piemēram, e-pastu vai īsziņu sūtīšanu.
• Dokumentiem apsveriet iespēju izmantot mākoņkrātuvi, nevis drukāt lietas failiem. Tas būs atkarīgs no jūsu biroja politikas attiecībā uz mākoņa glabāšanu un digitālo drošību (ne visus konfidenciālos dokumentus var glabāt nevienā mākoņa krātuves platformā).
• Drukājiet tikai dokumenta galīgo versiju un rediģējiet rakstīto tekstu procesorā.

6.3. Materiālu un aprīkojuma avotu izvēles veidi, kas nodrošina vislabāko cenas un vērtības attiecību

Efektivitāte un izturība palīdz samazināt enerģijas patēriņu, izdevumus rezerves daļām un remontam, tādējādi ietaupot naudu organizācijai.