Projekta apjoma vadība: ko mēs veidojam?

Sagatavojieties veiksmīgai projekta norisei, sākumā skaidri definējot mērķus - darbības jomu.

Deivida Marka attēls no Pixabay

Novērst projekta katastrofu

Šis raksts ir pārskats par ļoti plašu tēmu - Project Scope Management. Patiesībā par apjoma pārvaldību ir uzrakstītas veselas grāmatas. Šis pārskats var orientēt jūsu turpmākos pētījumus par darbības jomas pārvaldību, kas ir izšķiroša projekta panākumu gūšanai.

Darbības jomas pārvaldība ir būtiska projekta panākumiem

Lielākā daļa projektu neizdodas un daudzu iemeslu dēļ. Bet patiešām katastrofālas projekta neveiksmes ir darbības jomas pārvaldības neveiksmes. Darbības joma ir projekta mērķa un mērķa definīcija. Tātad, ja tas ir slikti definēts, mēs vai nu neko nesaņemam (mērķis nav sasniegts), vai arī mēs iegūstam rezultātu, kas nedara to, ko mēs vēlamies, vai arī mēs iegūstam divas daļas, kas nedarbojas kopā, jo puse no projekta komandai bija viena ideja, bet otrai pusei bija cita ideja. Mēs piegādājam ēzeļa priekšpusi un zirga aizmuguri, un galu galā izskatāmies kā zirga aizmugure.

Novērsiet darbības jomas rāpšanos

Pat ja produkts un tā mērķis sākumā ir precīzi definēts, klientiem ir bēdīgi pazīstams ieradums iegūt jaunas idejas un gaidīt arvien vairāk. Ja mēs tos ignorēsim, viņi sāks sapņot un gaidīs, ka mēs piepildīsim viņu sapņus. Kad mēs izpildīsim solīto - daudz mazāk nekā viņi sapņoja -, viņi nebūs apmierināti. Nav svarīgi, vai mēs viņiem dodam tieši to, ko viņi lūdza. Cilvēki sarūgtinās, ja nesaņem to, ko sagaida. Sliktāk, ja mēs tos klausāmies, mēs turpinām pievienot funkcijas, kuras viņi pieprasa. Bet tas prasa daudz vairāk laika nekā sākotnējais grafiks, un daudz vairāk naudas, nekā paredzēts sākotnējā budžetā.

Tā rezultātā mums nav ko piegādāt projekta beigās. Klientam nav laika un naudas, un mums nav nekā noderīga, ko parādīt visā mūsu darbā. Mēs saucam šo monstru tvērumu, kas nozīmē, ka, lai arī sākumā mēs definējām darbības jomu, arvien vairāk funkciju, arvien vairāk zvanu un svilpu iezagās darbības jomā, papildinot projekta plānu, līdz tas sabruka no paša svara.

Saskaņā ar Projektu vadības institūta datiem 64% no visiem projektiem nesniedz gandarījumu par sākotnējo grafiku un budžetu. Un lielākais šo neveiksmju cēlonis ir slikta darbības jomas definīcija vai, ja sākumā mēs esam labi definējuši darbības jomu, darbības joma ložņā.

Labā ziņa ir tā, ka, ja mēs skaidri definējam darbības jomu un pārvaldām darbības robežu, mēs esam ceļā uz panākumiem!

Esmu apmācījis vairāk nekā 4000 projektu vadītājus un vadījis desmitiem projektu. Ļaujiet man jums parādīt, kā definēt tvērumu un pārvaldīt tvērumu, pirms jūsu projekts tiek nomākts!

Vai pieprasījumi pēc papildu zvaniem un svilpēm pārņem jūsu projektu kā skudras uz cukura klucīša? Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā pārvaldīt darbības jomas rāpošanu.

stevendepolo Stīvens Depolo (CC BY) caur Flickr

Kad būs nākamā otrdiena?

Ikreiz, kad pasniedzu klasi par darbības jomas definīciju un saziņas skaidrību, es lūdzu parādīt roku šim jautājumam. Saki, ka es mācu ceturtdien. Es lūdzu: "Paceliet roku, ja domājat, ka nākamā otrdiena ir 5 dienas no šī brīža." Apmēram puse cilvēku telpā paceļ rokas. Tad es lūdzu: "Paceliet roku, ja domājat, ka nākamā otrdiena ir 12 dienas pēc šī brīža." Otra puse cilvēku telpā paceļ rokas.

Tas parāda, ka vienkāršā angļu valoda nav precīza valoda. Dažiem "nākamā otrdiena" gaidāma piecu dienu attālumā. Citiem "nākamā otrdiena" ir aiz "šīs otrdienas", tātad līdz divpadsmit dienām.

Kad studenti redz, ka neatkarīgi no tā, kā viņi domā, puse cilvēku telpā domā savādāk, viņi sāk redzēt skaidru precīzu, rakstisku definīciju vērtību. Šādas definīcijas lielā mērā palīdz novērst dārgus pārpratumus, kā arī novērš kļūdas, kas pievīla mūsu klientus.

Vienošanās par jūsu projekta darbības jomu

Sadarboties ar klientu, komandu un visām ieinteresētajām pusēm, lai vienotos par projekta rezultātu, tā funkciju un mērķi, nav viegli. Piemēram, uzņēmuma vietne ir:

• korporatīvā tēla izpausme, pēc vecāko vadītāju domām
• juridiskās atbildības avots, uzskata korporatīvais padomnieks
• rīks jaunu ieņēmumu gūšanai, norāda mārketinga departaments
• vēl viena izmaksu pozīcija, kas jāuztur saskaņā ar finansēm
• iespēja atrisināt dažas darbā pieņemšanas problēmas un iegūt labus potenciālos darbiniekus, atbilstoši cilvēkresursiem
• apkopes darbs, norāda IT nodaļa
• projekts, kas jāpabeidz, norāda tīmekļa izstrādes komanda

Galvenais šeit ir tas, ka visiem ir taisnība. Veiksmīgai darbības jomas pārvaldībai ir jāspēj izprast katra skatījums, redzēt, kas viņam nepieciešams un ko viņš var piedāvāt, un salikt to visu vienā plānā un vienā definīcijā.

Nokļūšana tajā pašā lapā

Ikvienam, kuru ietekmē projekts, ir sava perspektīva un arī sava valoda. Kā izpilddirektora uzņēmuma korporatīvais tēls tiek pārvērsts mārketinga “efektīvajā galvenajā lapā” un IT nodaļas ziņojumos “Lapa nav atrasta 404”. Arhitektūra ir spēja redzēt vienu lietu vairākos skatījumos, vairākās perspektīvās un vairākās valodās. Kā projektu vadītājiem mums jābūt arī arhitektiem, kas spēj redzēt projektu no visām perspektīvām un risināt visas bažas.

Apkopojot sākotnējo projekta definīciju, darbības jomas paziņojumu, mums jāpārliecinās, ka visi saprot mērķi un mērķi. Viņiem varētu būt atšķirīgi noteikumi par to pašu lietu; ir labi. Bet, ja diviem cilvēkiem ir pilnīgi atšķirīgi attēli par topošo, mums ir problēma. Un mēs nevaram būt neskaidri par to. Mēs nevaram paziņot "Mēs veidojam pelēku zīdītāju", un korporatīvā komanda var sagaidīt ziloni, kamēr finanšu direktors ir piekritis maksāt tikai par peli.

Vienošanās par darbības jomu

Kad esam vienā un tajā pašā lapā, mēs strādājam ar katru ieinteresēto personu, lai noteiktu, ko un kāpēc mēs veidojam. Mēs joprojām šeit strādājam augstā līmenī. Bet mēs ejam turp un atpakaļ, precizējot, definējot un iegūstot arvien labāku priekšstatu par to, ko mēs darām.

Precizējoši pieņēmumi

Kā mēs teicām iepriekš, klienti nav apmierināti, ja nesaņem to, ko viņi sagaida. Lai nodrošinātu, ka mēs saprotam un pārvaldām viņu cerības, mēs nevaram atstāt projekta darbības pārskatu neskaidrā, vienkāršā angļu valodā. Tas jādefinē ar inženieru precizitāti, un tas ir jāpaskaidro arī parastajā valodā. Tas arī palīdz izmantot diagrammas un, ja iespējams, izstrādāt maketus un prototipus, lai mūsu klienti un ieinteresētās personas varētu faktiski redzēt vai redzēt priekšstatu par to, ko viņi saņem. Precīzas valodas nozīmi skatiet sānjoslā Kad ir nākamā otrdiena?

Darbības jomas pārvaldības soļi

Projektu vadības institūts nosaka četrus procesus, kas veido jomas pārvaldību:

• Darbības jomas plānošana nosaka mūsu plānu šī konkrētā projekta apjoma pārvaldībai. Ja mūsu projekti ir diezgan līdzīgi viens otram, tad tas tiek darīts vienu reizi visiem projektiem, un mēs ievērojam standarta metodoloģiju.
• Darbības jomas definīcija ir mūsu pirmā paziņojuma izveides process par to, ko mēs darām ar šo projektu, ieskaitot tā raksturu, funkciju un mērķi. Iegūtais darbības jomas definīcijas paziņojums ir pamatkoncepcija, no kuras tiek plānots viss projekts.
• Darba sadalījuma strukturēšana (WBS) ir process, kurā tiek definētas visas mūsu veiktās detaļas, izveidojot pilnīgu un precīzu projekta darbības jomas definīciju.

PMI piedāvā izdomātu vārdu, lai vispirms izveidotu augsta līmeņa darbības jomas definīciju un vēlāk detalizētu WBS. Viņi to sauc par progresīvu izstrādi.

Jautājumi, kas nosaka pārējo projektu

Skaidra darbības jomas definīcija ir būtiska visu pārējo projekta aspektu plānošanai un definēšanai. Pareiza katras pārējo astoņu projekta vadības jomu pareiza definīcija balstās uz stingru, skaidru darbības jomas definīciju. Ja jums nav skaidrības par deviņām projekta vadības jomām, ieteicams izlasīt sadaļu Projektu vadības deviņas jomas un Kāpēc tām ir nozīme.

Iekļaušana un izslēgšana

Lielisks līdzeklis, lai definētu apjomu un novēršot jomu rāpot ir iekļaut gan definīcija par to, ko mēs veicam, ka ir saraksts ieslēgumi, un arī sarakstu ar to, ko cilvēki ir lūguši, ka mēs ne padarīt, tas ir, saraksts no izslēgšanas gadījumiem. Tam ir divi iemesli.

Pirmkārt, cilvēki mēdz atcerēties, ka viņi saņems visu, ko vēlas, pat ja jūs sakāt "nē". Mēs varam pārvaldīt šo dabisko cilvēka tieksmi, pierakstot to, par ko esam vienojušies, un parādot to viņiem, kā arī liekot viņiem tajā pierakstīties. Tad vēlāk projekta laikā, kad viņi atceras, ka to lūdza, un domā, ka to dabūs, mēs varam viņiem parādīt, piedodiet, nē, tas vienmēr tika izslēgts no darbības jomas, vienošanās par to, ko mēs darām.

Piemēram, pieņemsim, ka es veidoju vietni uzņēmumam Dienvidfloridā, kur ir trīs populāras valodas: angļu, spāņu un Haiti kreolu. Sākotnējās darbības jomas definēšanas laikā mēs piekrītam, ka vietne būs angļu un spāņu valodā, taču tās tulkošana Haiti kreolā pašlaik nav rentabla. Mēs pierakstām "Tīmekļa vietne netiks tulkota Haiti kreolu valodā šogad. Ja palielināsies pieprasījums pēc kreolu kopienas, tas var būt pieejams nākamajā gadā."

Tad, kad vietne tiek pārbaudīta, pienāk pārvaldnieks un saka: "Bet es nevarēju vietni lasīt kreoliešu valodā. Kas notika?" Mēs izvedam paziņojumu par darbības jomu un parādām viņam, ka kreols pašlaik ir izslēgts.

Otrais iemesls ir vienkārši skaidrība. Izslēgumu definēšana palielina skaidrību par to, ko mēs darām, un dod mums instrumentu darbības jomas ložņu pārvaldīšanai vēlāk projekta laikā. Piemēram, pieņemsim, ka viens no tīmekļa vietnes mērķiem mūsu darbības jomas paziņojumā ir "uzlabot klientu atbalstu". Tā ietvaros kāds ieteica tiešsaistes tērzēšanu, bet mēs izvēlējāmies to nedarīt. Ja izslēgšanas sarakstā mēs nerakstām “tiešsaistes tērzēšana”, kāds to vēlāk var ieteikt vēlreiz. Bet, ja mēs to pierakstām, tad visiem ir skaidrs: mēs neieviešam tiešsaistes tērzēšanu. Tas ietaupa daudz laika, kad atkal un atkal notiek viena un tā pati diskusija.

Darba sadalījuma struktūras (WBS) izveide

Darba sadalījuma strukturēšana sākas, kad darbības jomas paziņojumu apstiprina visas ieinteresētās puses. Tas ir ļoti rūpīga, detalizēta, hierarhiska visu projekta sastāvdaļu saraksta izveides process.

Piemēram, pieņemsim, ka mēs būvējam lidmašīnu. Mūsu sākotnējais apraksts izskatās šādi:

• viens fizelāža
• viena kabīne
• viena kajīte
• divi spārni
• viena astes montāža
• lidojuma vadība
• elektronika navigācijai un citiem mērķiem

Katrs no šiem galvenajiem komponentiem kļūst par virsrakstu mazāku komponentu sarakstam. Spārns ietver:

• spārnu korpuss
• degvielas tvertnes
• degvielas vadi
• atlokiem

Galu galā tas ir detalizēts līdz pilnīgam detaļu sarakstam. Komerciālajai lidmašīnai tā var būt vairāk nekā 1 miljons daļu!

Pārējā projekta plāna izveide

Kad mums ir WBS, ir iespējams izveidot pārējo detalizēto projekta plānu. Mēs varam izveidot precīzas laika un izmaksu aplēses. Mēs varam pabeigt arī pārējo sešu projektu vadības jomu pārvaldības plānus: kvalitāte, risks, cilvēkresursi, sakari, iepirkumi un integrācija.

Piemēram, WBS ir saraksts ar to, ko mēs veidojam. No tā mēs jautājam, kā mēs izgatavosim katru komponentu. Tādējādi tiek izveidots darbību saraksts, kas ir galvenā laika aprēķināšanas sastāvdaļa. Turklāt, kad mēs zinām, ko mēs darām, mēs varam jautāt: "Kas varētu noiet greizi?" un tas ir sākuma punkts riska plānošanai. Un jautā "kas padara to labu?" ir kvalitātes plānošanas sākums.

Darbības jomas pārvaldīšana projekta laikā

Kad WBS ir apstiprināts, mēs izpildām pārējo projekta plānu. Kad viss plāns ir apstiprināts, mēs sākam darbu. Tagad mūsu uzdevums ir pabeigt projektu. Vai, projekta vadības ziņā, mēs piegādāsim noteikto darbības jomu ar pieņemamu kvalitāti laikā un budžeta ietvaros neatkarīgi no tā, kas notiek.

Lai to izdarītu, ir nepieciešams darbs, ko sauc par izpildi. Bet tas arī prasa sekot šim darbam un, ja nepieciešams, labot kursu. Tos sauc par izsekošanu un kontroli. Tas ir tāpat kā braukt pa šoseju. Ja viss, ko jūs darāt, ir braukšana, jūs nokavēsit savu izeju un nokavēsiet. Vai arī jūs iet pārāk lēni un kavēsieties, vai arī paātrināsiet un saņemsiet biļeti. Lai labi brauktu, mums jāskatās, kur mēs atrodamies, cik ātri ejam, vai mums beidzas degviela un ko citi autovadītāji dara uz ceļa. Tas pats ir projektā. Un mēs to paveicam, izmantojot nopelnītās vērtības analīzi, pārvaldot darbības apjomu un pārvaldot visas deviņas projekta jomas.

Nopelnītās vērtības analīze

Nopelnītās vērtības analīze (EVA) sākas ar darbības jomas, laika un izmaksu izsekošanu. Vienkāršā angļu valodā: Ko mēs esam pabeiguši, cik daudz laika tas prasīja un cik daudz naudas mēs iztērējām? Kad mums būs šie skaitļi, mēs tos ievietosim dažos vienādojumos. Vienādojumi ir proporcionāli: viņi jautā, cik lielu apjomu mēs esam izpildījuši attiecībā uz iztērēto laiku un iztērēto naudu. Šie rezultāti atbild uz jautājumu: ja mēs turpināsim turpināt šo tempu, vai mēs pabeigsim, pirms mums pietrūks laika un naudas? Ja tā, tad viss labi. Ja nē, tad mums ir jāsaprot, kāpēc mēs darbojamies lēni vai tērējam pārāk daudz naudas, un jārūpējas par problēmu.

Darbības joma pārvarēšana

Nopelnītās vērtības analīze mēra progresu mūsu apņemtajam mērķim, norādītajai jomai. Bet ko tad, ja klients saņem lielisku ideju un vēlas, lai tā tiktu pievienota projektam? Ko darīt, ja inženieris domā par labāku funkciju, un viņš vēlas to pievienot? Ko darīt, ja kāds vecākais izpilddirektors pamet darbu un viņu aizstāj jauns priekšnieks, un viņa vēlas kaut ko pavisam citu?

Šīs problēmas rodas visu laiku. Kā jau teicu iepriekš, darbības joma rāpošanos rada cilvēka daba. Mums tas ir jāapzinās un jārisina visas ierosinātās projekta izmaiņas, pirms tās kļūst par pieņēmumiem, iezīmēm vai prasībām.

Īsāk sakot, neļaujiet nevienam pārvietot vārtu stabus. Ja kāds vēlas mainīt darbības jomu, mēs aprēķinām projekta maiņas izmaksas un papildu laiku, kas tam būs nepieciešams. Tad mēs vedam uz sarunām: Mēs dodam priekšroku izmaiņām, bet mēs mainīsim darbības jomu, ja projekts saņems termiņa pagarinājumu un papildu līdzekļus, lai mēs varētu piegādāt jauno , palielināto darbības jomu, kas ir vairāk nekā tika norādīts, un tāpēc vairāk nekā bija paredzēts budžetā vai iekļauts grafikā.

Vienkāršā angļu valodā: ja vēlaties vairāk lietu, tas prasīs ilgāku laiku un maksās vairāk naudas. To sauc par dzelzs darbības jomas, laika un izmaksu trīsstūri.

Visu deviņu apgabalu pārvaldība

Lai nodrošinātu projekta rezultātus un iepriecinātu klientu, mēs varam darīt vēl vienu lietu. Ievērojiet to, ko es teicu iepriekš, sniedziet rezultātus "ar pieņemamu kvalitāti… neatkarīgi no tā, kas notiek". Tas norāda uz faktu, ka mums jāpārvalda vairāk nekā joma, laiks un izmaksas. Ir svarīgi pārvaldīt visas deviņas projekta vadības jomas visā projektā, sākot no sākuma līdz beigām. Projekta kvalitātes vadība nodrošina pieņemamus vai izcilus rezultātus. Projekta riska pārvaldība nodrošina panākumus neatkarīgi no tā, kas notiek. Lai izskaidrotu visas deviņas jomas un to, kāpēc tām ir nozīme, lūdzu, izlasiet sadaļu Projektu vadības deviņas jomas un Kāpēc tām ir nozīme.

Sniegt to, ko apsolījāt

Ja mēs turpinām strādāt pie projekta, lai izveidotu produktu, pakalpojumu vai rezultātu, ko mēs definējām darbības jomā, es ceru, ka vienu dienu - dienu pirms naudas un laika beigām - mēs esam gatavi piegādāt.

Vai arī mēs domājam, ka esam gatavi piegādāt. Bet vai mēs tiešām esam pārliecināti? Un ko domā klients. Apskatīsim soļus, kurus veicam, lai pārliecinātos, ka klientam piegādājam pareizo lietu, un pabeidzim darbu.

Pārbaude un apstiprināšana

Verifikācija ir projekta iekšējais process, kurā mēs pārbaudām, ko esam izveidojuši, salīdzinot darbības jomas paziņojumu, WBS un citus attiecīgos dokumentus. Mēs pēc iespējas labāk nodrošinām, ka paveiktais atbilst vai pārsniedz visas klientu prasības. Un, ja mēs apstiprinājām projekta darbības jomas maiņu, mēs šīs izmaiņas iekļaujam arī savos rezultātos. Vienkāršāk sakot, mēs salīdzinām to, ko mēs piegādāsim plānam, un pārliecināmies, ka tas viss ir labi. Ir svarīgi, ka tas ir ne tikai lieta, ko mēs rīkojamies. Neatkarīgi no tā, ko mēs piegādājam, ir jāstrādā klientam, tas ir, tam jāatbilst funkcionālajām , kā arī fiziskajām prasībām. Tātad, pirms mēs piegādājam, mēs vēlamies, lai mēs varētu pateikt: "Šeit tas ir, un tas darbojas!"

Bet vai klients piekritīs? Uz šo jautājumu atbild apstiprināšanas process. Mēs paši nevaram veikt apstiprināšanu. To parasti veic klients, pārbaudot un parakstoties, piegādājot projekta rezultātus. Bet ir divas citas iespējas:

• Ja mēs piegādājam kaut ko lielu, sarežģītu vai kaut ko tādu, kam jāatbilst prasīgajām prasībām, mēs, iespējams, vēlēsimies noorganizēt apstiprināšanu krietni pirms piegādes datuma. Tas dod projekta komandai laiku pielāgot vai labot visu, kas neatbilst klientu prasībām.
• Ja rodas strīds par to, vai mūsu projekts sniedz rezultātus, uz kuriem klients ir pierakstījies, viņi var pieprasīt neatkarīgu verifikāciju un apstiprināšanu (IV & V), kur iesaistās ārējs darbuzņēmējs, lai noteiktu atšķirības starp to, ko mēs piegādājam un ko klients vēlas, un ieteiktu risinājumus.

Piegāde

Tomēr parasti IV un V nav nepieciešami. Mēs piegādājam projekta rezultātus, kas var ietvert instalēšanu, iestatīšanu un apmācību atkarībā no tā, vai tie tika iekļauti projekta darbības pārskatā. Klients, tā sakot, spārda riepas un ir vai nu apmierināts, vai pieprasa dažas nelielas izmaiņas, kuras mēs veicam. Un tad projekts ir pabeigts - gandrīz.

Klienta prieks

Mūsu pēdējie soļi ir nodrošināt, lai visi saņemtu algu, un parakstīt līgumus, un citus. Tajā jāiekļauj arī tikšanās, kas paredzēta tikai klientu apkalpošanai, lai nodrošinātu, ka viņi ir apmierināti ar mūsu darbu. Projekta beigas var būt sākums ilgām, veselīgām attiecībām ar klientu.

Kas aptur jūsu projektus?