Satura rādītājs:
- Kas ir minūtes?
- Kā es gatavojos sapulcei
- Ko es daru sapulces laikā
- Protokolu izskatīšana un izplatīšana
- Lūdzu, izmantojiet to tikai kā atsauci
Minūtes.
Kas ir minūtes?
Protokols ir īsas piezīmes, kuras es lietoju sanāksmes vai diskusijas laikā. Es tos ierakstīju, lai mēs nepalaistu garām neko, kas tika apspriests vai saskaņots sanāksmē. Protokolu oficiāli apstiprina priekšsēdētājs un glabā kā organizācijai piederošu ierakstu. Viņi var palīdzēt jebkurā turpmākajā izmeklēšanā. Viņi arī sniedz ierakstu par to, kādi lēmumi tika pieņemti sanāksmē un kas rīkosies pēc tiem.
Protokols vienmēr ir īss un vienkāršs, rakstīts vienkāršā valodā, jo tie ir jāizplata vai tiem jāpieiet cilvēkiem ar dažādu līmeņu standartiem šajā valodā, manā gadījumā angļu valodā. Ikviens, kurš nevarēja apmeklēt sanāksmi un kuram jāzina, kas notika sanāksmē, gūs labumu no vienkārši rakstīta protokola.
Kā es gatavojos sapulcei
Es organizēju un sagatavojos sanāksmei, apkopojot informāciju par darba kārtību, saskaņojot ar priekšsēdētāju darba kārtībā iekļautos jautājumus, izplatot darba kārtību ar pavaddokumentiem, rezervējot sanāksmju zāli, informējot iesaistītās personas par datumu, laiku, vietu un vietu. organizējot atspirdzinājumus. Man ir arī informācija par visiem apmeklētājiem un atvainošanās, kas nepieciešama sanāksmei.
Man ir darba kārtība un visi nepieciešamie piezīmju bloki un pildspalvas gatavas protokolam. Uzmanīgi klausos diskusiju un pierakstu svarīgos punktus.
Ko es daru sapulces laikā
Sapulces gaitā es pastāvīgi sazinos ar savu priekšsēdētāju, pārliecinoties, ka darba kārtība tiek ievērota tā, kā tas ir apspriests un apstiprināts. Reti dažu nenovēršamu apstākļu dēļ darba kārtība būs jāmaina vai jāievēro ārpus secības, taču klātesošie tiks informēti par izmaiņām un to iemeslu, lai izvairītos no neskaidrībām. Es arī pārliecinos, ka priekšsēdētājs sasauc svarīgus jautājumus un vai visi pieņemtie lēmumi ir saskaņoti ar dalībniekiem, ņemot vērā visus ideju konfliktus. Es arī pārliecinos, ka katram darba kārtības punktam tiek izstrādātas darbības.
Es koncentrējos uz pierakstīto, kas ir nolemts un kas to darīs. Es katram postenim piešķiru atsevišķu virsrakstu un drīz pēc sanāksmes cenšos uzrakstīt savas aptuvenās piezīmes. Es pārliecinos, ka protokols ir precīzs, metodisks, gramatiski pareizs un kodolīgs un uzrakstīts vienkāršā, viegli saprotamā valodā. Es pārliecinos, ka tie ir konsekventi pēc formas un satura un koncentrējas uz pieņemtajiem lēmumiem. Protokoli tiek sastādīti arī saskaņotā formātā atbilstoši darba kārtības jautājumiem, vajadzības gadījumā ar kārtīgiem virsrakstiem.
Protokolu izskatīšana un izplatīšana
Pēc protokola pierakstīšanas es atvēlu laiku, lai tos pārskatītu un vadītu pie priekšsēdētāja apstiprināšanai un visām nepieciešamajām izmaiņām, pirms es tos izplata vajadzīgajiem locekļiem. Protokoli tiek nosūtīti kā aizsargāts dokuments pa e-pastu nepieciešamajiem darbiniekiem. Es pārliecinos, ka visas darbības, kurām nepieciešama turpmāka rīcība, tiek veiktas noteiktajā termiņā.
Minūtes tiek saglabātas cietajā diskā, lai tās varētu izmantot nākotnē. Tie kalpo kā ieraksts jebkurai personai, kas nākotnē ieņems jebkuras pozīcijas, atsauces nolūkos.
Lūdzu, izmantojiet to tikai kā atsauci
Lūdzu, nekopējiet neko šeit iesniegto un parādiet to failā. Tas ir publicēts šeit, lai palīdzētu jums iegūt priekšstatu par to, ko viņi sagaida no jums un kā jums jāraksta. Sagatavojot savus failus, jums būs jāattiecas uz savu darba jomu un organizāciju un jāpaliek pie tā. Paldies par sadarbību.