Seši noslēpumi produktīvākām sanāksmēm

Sanāksmes, kurās esmu piedalījies

Ikviens vēlas labāk satikties

Labi, mēs visi esam bijuši tur… mēs vienkārši sēdējām sapulcē, kas šķiet pārāk daudz laika, un tas šķita kā milzīgs izšķērdējums. Visi daudz runāja, daži no tiem bija pilnīgi ārpus tēmas, un nav skaidrs, kas faktiski tika paveikts. Izklausās vispār pazīstami?

Par laimi ir veidi, kā vadīt sapulces, kas padara tās produktīvākas. Produktīvām sapulcēm vienmēr ir mērķis, tās ir efektīvas to norisē un tiek plānotas uz pareizo laiku.

Šie seši padomi var palīdzēt pārveidot nākamo sapulci:

1. Lieliskas tikšanās pašas par sevi netiek rīkotas.
2. Plānošana sākas, domājot par beigām.
3. Vienmēr ir oficiāla darba kārtība.
4. Pamatnoteikumi ir skaidri izteikti un saskaņoti.
5. Ir svarīgi galveno lomu uzdevumi, lai sapulce būtu pareiza.
6. Turpmākai rīcībai ir rīcības plāns.

Pavadīsim kādu laiku kopā, lai tos izpētītu dziļāk.

1. Lieliskas sapulces paši sevi nepalaid

Kādam ir nepieciešams diriģēt orķestri, lai visi spēlētu harmoniski, sekotu balvai, vadītu no priekšpuses… hmm, dabūtu attēlu? Kad visi sapulces dalībnieki ir koncentrējušies uz savu atsevišķo lomu, par koordinatoru ir jāpiešķir viena persona, kas pietuvina, lai redzētu kopainu , diskusijām attīstoties un vadot efektīvas komunikācijas procesu.

Labi atvieglojumi palīdz dalībniekiem vienmērīgi pārvietoties pa maršrutu un izlīdzināt problēmas tur, kur tās rodas. Koordinatoram jābūt labam komunikatoram, un viņš var būt sapulces vadītājs, viens no dalībniekiem vai ārēja persona, kas nav iesaistīta sapulces diskusijās.

2. Plānošana sākas, domājot par beigām

Uzdodiet sev šādus jautājumus:

1. Ko mēs cenšamies paveikt, rīkojot sapulci? Kādi ir vēlamie rezultāti?
2. Vai sapulce ir labākais risinājums, vai dažus vai visus mērķus var sasniegt, izmantojot e-pastu vai citus saziņas līdzekļus?
3. Kam jāapmeklē? Kā mēs varam noteikt pareizos dalībniekus un pareizo dalībnieku skaitu?
4. Kāds sagatavošanās līmenis ir nepieciešams, lai vislabāk sasniegtu gala rezultātu?
5. Kādi procesi mums jāiekļauj sanāksmē? Piemēram, vai mums ir jādomā par ideju ideju iekļaušanu, lai radītu jaunas idejas, vai arī jāorganizē individuālas prezentācijas, lai sadarbotos informētāk?

Sākot ar rezultātiem, kas jāsasniedz, jūs varat labāk identificēt dalībniekus un apstrādāt laiku un iepriekšēju darbu, kas varētu būt vajadzīgs efektīvai sapulcei.

3. Vienmēr pastāv formāla darba kārtība

Visefektīvākajām sanāksmēm ir darba kārtība, ti, saraksts ar jautājumiem, kas jāapspriež sanāksmē. Lai gan mēs esam pieraduši pie darba kārtībām, kurās vienkārši norādīti apspriežamie jautājumi, labāks veids ir iekļaut katra darba kārtības jautājuma nolūku (mērķi) un vēlamo iznākumu tā, lai visi sapulces apmeklētāji atrastos uz vienas lapas.

Kad darba kārtība tiek izveidota šādā veidā, tas kļūst acīmredzamāks, kad diskusija iet ārpus sliežu ceļa, ir pabeigta vai kad var būt laiks doties tālāk. Oficiālie mērķi pastāstīs dalībniekiem, kā vislabāk dot savu ieguldījumu, un rezultāti norāda uz diskusijas efektivitāti. Tas ir arī lielisks palīgs koordinatoram vai priekšsēdētājam, lai novirzītu sapulci uz veiksmīgu noslēgumu.

Darba kārtības piemērs, kurā parādīts grafiks, rezultāti un mērķi

4. Pamatnoteikumi ir skaidri izteikti un saskaņoti

Pareizu pamatnoteikumu ieviešana var radīt sapulces ar lielāku plūsmu un mazāku berzi. Parasti, dzirdot terminu pamatnoteikumi, jūs varētu domāt par “tālruņi ieslēdzas”, “ir laikā” vai “piemēro zelta likumu” utt. Šie var būt visbiežāk piemērojamie standarti, taču pamatnoteikumiem auglīgām sanāksmēm jābūt vērstiem arī uz komunikācijas uzlabošana, lai panāktu lielāku grupas iesaistīšanos.

Labs pamatnoteikumu paraugs, kas to ilustrē, nāk no Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Viņš uzskaita astoņus noteikumus efektīvām sanāksmēm: "Valsts viedoklis un uzdod patiesus jautājumus; dalieties ar visu būtisko informāciju; izmantojiet konkrētus piemērus un vienojieties par to, ko nozīmē svarīgi vārdi; paskaidrojiet pamatojumu un nodomu; koncentrējieties uz interesēm, nevis nostādnēm; pārbaudiet pieņēmumus un secinājumus; kopīgi noformējiet nākamos soļus; apspriediet neapspriežamus jautājumus. "

Šie noteikumi tika izstrādāti, lai vadītu individuālu un grupu diskusiju uzvedību plašākam dialogam, bet ir tikai piemērs dažiem protokoliem, kas varētu veicināt pozitīvu līdzdalību. Izveidojot vai pielāgojot savu procesuālo un uzvedības normu kopumu, sanāksme var tikt regulēta un virzīta uz bagātākiem rezultātiem.

Dalībniekiem būs svarīgi pilnībā izprast katru pamatnoteikumu katras sanāksmes sākumā, lai dalībnieki vienotos un mēģinātu izpildīt vēlamos standartus.

5. Ir galvenie uzdevumi, lai sapulce būtu pareiza

Veiksmīgākajām sanāksmēm ir dažas būtiskas lomas, kuras var piešķirt dalībniekiem kā divējādai lomai, vai ārējām personām. Piešķirtās lomas būs atkarīgas no sapulces ilguma, dalībnieku skaita un sapulces mērķa.

Laika rādītājs

Lūdziet brīvprātīgo uzraudzīt laiku, pamatojoties uz darba kārtību. To var iekļaut sapulces vadītāja vai koordinatora pienākumos, tomēr, ja sapulce ir ilga vai paredzama sarežģīta rakstura, vislabāk var lūgt atsevišķu brīvprātīgo.

Laika rādītāja uzdevums ir brīdināt dalībniekus, kad konkrētajam darba kārtības punktam tuvojas laiks, lai grupa varētu izlemt par papildu laiku, ja rezultāts nav sasniegts, vai vienoties par turpmāko darbību.

Papīra tāfeles / tāfeles piezīmju noformētājs

Kad kāds attēlo sanāksmes gaitu uz tāfeles molberta vai tāfeles, tas sniedz plašu priekšstatu par sapulces virzību.

Ieguldījumu diagrammas var stimulēt jaunas idejas vai radīt saikni starp jēdzieniem, kas, iespējams, nav izveidoti citādi. Tas var arī mudināt personas, kuras, iespējams, vilcinās dalīties, it īpaši balss dalībnieku grupā ar tendenci sevi apliecināt pār citiem. Un otrādi, tas varētu arī moderēt šīs personas, it īpaši, ja viņu tieksme rodas no sajūtas, ka neviens viņu idejas neklausa un neuztver nopietni. Uz idejām, kad tās ir notvertas, var atsaukties, ja ir atkārtojums.

Papīra tāfeles piezīmēm jābūt salasāmām un precīzi jāaptver galvenie ieguldījumi. Tos var attēlot vai pievienot vizuāli simboli vai saīsinājumi, lai nodrošinātu vieglumu un atklātību. Sanāksmes beigās tās var pārrakstīt un pievienot oficiālajām piezīmēm, vai arī saglabāt un izmantot kā atsauci nākamajās sanāksmēs.

Sapulces piezīme / protokols

Nekad nav garantijas, ka jums un pārējiem sapulces locekļiem vēlāk būs vienāda izpratne par apspriesto vai saskaņoto, neatkarīgi no tā, cik sapulce varētu būt bijusi īsa vai vienkārša. Sanāksmju piezīmēs vai protokolos jāsniedz svarīgu lēmumu, vienošanos, diskusiju un darbību uzskaite.

Tā kā var būt dažādas interpretācijas par to, kas ir "sapulces protokols" vai "sapulces piezīmes", ieteicams iesniegt veidni vai iepriekš vienoties par formātu.

Par piezīmju uzņemšanu atbildīgā persona var būt sanāksmes dalībnieks vai ārēja persona, kuras vienīgais mērķis ir izveidot precīzu sapulces protokolu.

6. Ir rīcības plāns turpmākajiem pasākumiem

Pēdējais veiksmīgo sanāksmju noslēpums ir nodrošināt, ka sanāksme ir bijusi ne tikai "sarunu seminārs". Ja ir kāds vienums, par kuru jāseko līdzi, tam vajadzētu būt piešķirtam laika grafikam un atbildīgai personai vai personām. Sanāksmes beigās jāizveido un jāsaskaņo posteņu, grafiku un atbildīgo personu saraksts, par kuru jāsakrīt kā daļa no kopsavilkuma. To nevajadzētu aprakt sapulces protokola / piezīmju pamattekstā, bet tam vajadzētu būt atsevišķai sadaļai, kur uz tiem var skaidri atsaukties.

Šo padomu lietošana

Tātad jums ir seši vienkārši padomi vērtīgākām sanāksmēm. Jūs varat būt pārliecināts par produktīvāku sanāksmi, kurā tiek izmantoti visi vai daži no šiem padomiem.

Ja jūs plānojat pievienot kādu no šiem ieteikumiem savai nākamajai sapulcei, iespējams, vēlēsities tos īstenot pakāpeniski, lai tās nebūtu pārliecinošas izmaiņas jums vai citām sanāksmē iesaistītajām personām.

Atsauces:

Švarcs, R. (2016). 8 pamatnoteikumi lieliskām sanāksmēm. Skatīts: 2019. gada 23. jūlijā.

© 2019 Audra Stīvensone