Minūšu ņemšana: i daļa

Livingsta fotogrāfija

Ievads

Šis raksts ir rakstīts, lai palīdzētu kandidātiem, kuri iegūst savu kvalifikāciju uzņēmējdarbībā un administrācijā. Tas nenozīmē, ka tas nebūs noderīgs / noderīgs citiem. Šis raksts nāks par labu ikvienam, kurš strādā uzņēmumā vai organizācijā un veic protokolus, lai sastādītu precīzus diskusiju un sapulču un darbību reģistrēšanas laikā pieņemto lēmumu protokolus kā daļu no viņu darba lomas.

Lai sapulcē varētu protokolēt, vajadzētu būt labām komunikācijas prasmēm, novērtēšanas prasmēm, starppersonu prasmēm, organizēšanas un plānošanas prasmēm. Protokola uzņemšana nav tikai apsēšanās sapulcē un pierakstu rakstīšana. Tas ietver lielu sagatavošanos pirms un pēc sanāksmes, kā arī daudz prasmju, lai sasniegtu labāko protokolu.

Pirms sapulce faktiski notiek, ir jāsagatavojas sanāksmei, ņemot vērā norises vietu, apmeklētājus, darba kārtību, atspirdzinājumus, piekļuves prasības un nepieciešamos dokumentus. Jebkurām prezentācijām jums jābūt gatavam ar visu aprīkojumu, piemēram, klēpjdatoru, projektoriem, materiāliem un dokumentiem, kas nepieciešami ideju prezentēšanai.

Pirms sapulces sākuma pierakstiet visas pēdējās minūtes izmaiņas darba kārtībā. Vienmēr saglabājiet to lietu kopijas, kas radās pēdējā sanāksmē, un darbības punktus. Kamēr notiek minūtes, vislabāk ir, lai būtu veidne, kas atbilst organizācijas prasībām, stilam un standartiem.

Pabeidzot šo nodaļu, kandidātam būs labas zināšanas par sapulču nozīmi, kāpēc tiek rīkotas sapulces, juridiskās un organizatoriskās prasības, kas var attiekties uz protokolu sastādīšanu, kāpēc tiek protokolētas un to priekšrocības, iemesls, kāpēc protokols ir jāsastāda precīzi un dažādi dokumenti, kas tiek izmantoti sanāksmēs kā daļa no protokola sagatavošanas procesa, pirms un pēc sanāksmes.

Kandidātiem būs zināšanas arī par dažāda veida protokoliem un minūšu rakstīšanas stiliem, par to, kā strukturēt minūtes un rakstīt tās ar pareizu valodas toni, kā arī par to, kā tās droši uzglabāt un kā tās glabāt. Tie ir apskatīti šīs sērijas trešajā daļā.

Pirms sākt šo vienību, jāzina minūšu definīcija vai nozīme.

Protokols ir formāls dokuments, un tas ir sapulces protokola kopsavilkums. Tie ir precīzi un satur informāciju par to, kas tika apspriests sanāksmē, kādi bija ieteikumi, diskusiju lēmumus un to darbības punktus.

Labi uzrakstīti protokoli būs īsi, precīzi un informatīvi, un tie loģiski tiks pasniegti ar skaidrām diskusijām, ieteikumiem, lēmumiem un rīcības punktiem.

Sapulču loma

Vārdnīcā sapulce ir definēta kā “ formāli organizēta pulcēšanās ” vai “ sapulces sociālā darbība kādam kopējam mērķim ”.

Sanāksme ir divu vai vairāku cilvēku pulcēšanās diskusijām, informācijas apmaiņai un vienošanās panākšanai. Sanāksmes var notikt dažādos veidos, piemēram, klātienē, konferences zvanos, videokonferencē utt. Sanāksmei nevajadzētu tērēt laiku un tai jābūt efektīvai. Efektīvas sanāksmes notiek pareizi plānojot, un tām ir jābūt mērķim un rezultātam.

Sanāksmju lomas ir:

• Lai koordinētu darbību, lai pieņemtu kopīgu lēmumu.
• Lai pieņemtu lēmumus ātrāk nekā ar tālruņa zvaniem un e-pastiem. Piemēram, tas var nomākt zvana cilvēkus un atstāt balss pastus vai nosūtīt tos pa e-pastu un ilgi gaidīt atbildi.
• Lai ietaupītu laiku, piemēram, kaut ko tādu, kas prasīja vairāk nekā 15 minūtes, lai rakstītu uz e-pastu, kas saņēmējam joprojām varētu būt neskaidrs, var sarunāt divu minūšu laikā, ja tiekaties klātienē.
• Dalīties informācijā, iegūt vai meklēt idejas un informāciju un precizēt lietas.
• Lai atrisinātu problēmas vai visas problēmas un plānotu darba stratēģijas.
• Detalizēti apspriest organizatoriskos vai departamenta jautājumus, kad tas var būt grūti, izmantojot saziņu pa e-pastu.
• Lai izvairītos no neskaidrībām, konfliktiem un neatbilstībām.
• Lai apspriestu projektus vai visu, kas saistīts ar darbu, un veidiem, kā to izdarīt.
• Lai noskaidrotu un sakārtotu konfliktus un izšķirtu strīdus.
• Pieņemt lēmumus par apspriestajiem jautājumiem un palīdzēt izsekot darbībām, salīdzinot ar visiem iepriekš pieņemtajiem lēmumiem.
• Lai palīdzētu pieņemt lēmumus ātrāk, jo visi ir pieejami vienā vietā, lai diskutētu un izlemtu.
• Sarunas par līgumiem un līgumiem atkarībā no organizācijas vai iesaistītajiem jautājumiem.
• Dot ikvienam iespēju runāt un izteikt savas domas un idejas.
• Pieņemt ārkārtas lēmumus un rīkoties nepieciešamības gadījumos - krīzes pārvarēšana.
• Palīdzēt komandas veidošanā un motivēšanā.
• Lai palīdzētu noteikt mērķus un mērķus.

Kopumā sapulces loma ir veikt noteiktas svarīgas diskusijas un pieņemt lēmumus, apvienojot visus iesaistītos locekļus vienā vietā. Tas ļaus izvairīties no daudzajiem tālruņa zvaniem, e-pasta ziņojumiem un neskaidrībām, kas palīdzēs pieņemt skaidrus lēmumus un piešķirt darbības attiecīgajai personai vai cilvēkiem vai nodaļai.

Juridiskās un organizatoriskās prasības, kas var attiekties uz protokolu sastādīšanu

Daudzu iemeslu dēļ sanāksmju protokoliem jāatbilst organizācijas juridiskajām un organizatoriskajām prasībām.

Minimālās prasības, kas tiek sagaidītas no protokola, ir sīkāka informācija par

• Kur notika tikšanās?
• Kad notika sapulce, ieskaitot datumu un laiku?
• Kas bija sapulcē un viņu atšķirīgās lomas sanāksmē?
• Kurš nebija klāt?
• Kā notika tikšanās?
• Kas notika sanāksmē?
• Kas tika apspriests sanāksmē?
• Kas tika nolemts, kā arī diskusiju un lēmumu oficiālie rīcības punkti?

Protokoli ir juridiski saistoši dokumenti daudzās situācijās un daudzās organizācijās, un tos var sagatavot kā pierādījumus noteiktām diskusijām un lēmumiem, ja nākotnē rodas juridiskas problēmas.

Protokola beigās jābūt nākamās sanāksmes datumam un, ja iespējams, arī laikam un vietai. Protokolos ir jādokumentē kvoruma klātbūtne, jo lielākajai daļai spēkā esošu lēmumu lēmuma pieņemšanai nepieciešams minimālais cilvēku skaits. Piemēram, manā organizācijā, kad lēmumus komandas sapulcē pieņem operāciju vadītājs, viņi sagaida, ka komandas vadītājs būs klāt, lai lēmums būtu spēkā kā daļa no mūsu organizācijas juridiskajām un organizatoriskajām prasībām.

Protokolu priekšrocības kā precīzs diskusiju un lēmumu protokols

Protokols tiek sastādīts gan oficiālās, gan neformālās sanāksmēs, un sanāksme var būt īsa sanāksme, komitejas / valdes sēde vai grupas diskusija utt. Protokolu stils atkarībā no mērķa atšķiras.

Protokols ir notikuma vai sapulces protokols, un tādējādi tas tiek ierakstīts, lai tam būtu oficiāls pierādījums par notikušo vai sanāksmē apspriesto un nolemto. Tas palīdz cilvēkiem, kuri nevarēja apmeklēt sapulci, kā arī palīdz organizācijai vai uzņēmumam nākotnē. Šī iemesla dēļ minūtēm jābūt precīzām.

Protokolu kā precīzu diskusiju un lēmumu protokola mērķis un ieguvumi ir:

• Daudzi uzņēmumi ne tikai reģistrēs protokolus savām vajadzībām un reģistrēs, bet arī dalīsies ar šo informāciju ar saviem partnerības uzņēmumiem un akcionāriem. Šādos gadījumos protokoli sniedz pierādījumus par sanāksmju rašanos, kā arī atspoguļo organizācijas kvalitāti un standartus.
• Tie sniedz diskusiju un lēmumu ierakstu un tādējādi kalpo par organizācijas atmiņu un vēsturi.
• Kad runa ir par valsts pārvaldes struktūrām, būs jāpublisko protokoli ar sabiedrību. Tātad sapulces ieraksti būs pieejami sabiedrībai, lai redzētu, kā cilvēki vēlēsies uzzināt sanāksmju un diskusiju rezultātus un to, kā tie tika veikti.
• Protokolu var izmantot, lai uzraudzītu minētos lēmumus un darbības, ja nākotnē rodas konflikts.
• Minūtēs būs darbības punkti, kas jārīkojas, un tie palīdzēs ar izmaiņām un uzlabojumiem organizācijā, un tādējādi minūtes atgādinās par šīm darbībām, personu, kurai tās jārīkojas, un kādā termiņā tā ir jārīkojas..
• Daloties protokolos ar iesaistītajiem cilvēkiem, kuri nevarēja ierasties, viņi tiks informēti par visām izmaiņām, diskusijām un lēmumiem.
• Kopumā šīs minūtes palīdz organizācijai augt, kā arī palīdz izveidot nodaļas un komandas locekļus.

Sapulces darba kārtības parauga paraugs

Livingsta - izveidots MS Word

Sapulcēs parasti izmantotie dokumenti: darba kārtības, protokoli, jautājumi, kas rodas, rīcības lapas

Lai jebkura sanāksme notiktu procesuāli, ir jāiesaista daži svarīgi un vajadzīgi dokumenti, bez kuriem sapulce nenotiks bez aizķeršanās.

Nepieciešamie sapulces dokumenti ir:

Darba kārtība - darba kārtība ir dokuments, kuru izveido vai nu sekretārs, vai administrators, vai jebkurš cits līdzīgā amatā vai darbā. Pēc tam to apstiprina priekšsēdētāja persona un nosūta citiem locekļiem, kas apmeklēs sanāksmi. To var izplatīt vai nu elektroniski, vai kā drukātas kopijas. Vienmēr vislabāk ir dažas rezerves kopijas.

Darba kārtībā augšpusē ir informācija par sapulces nosaukumu, sanāksmes datumu, sanāksmes laiku un sanāksmes vietu. Pēc tam seko klātesošie, atvainošanās un apmeklētāji / runātāji. Pēc tam seko darba kārtības jautājumi, kur saraksta augšpusē ir uzskaitīti steidzami un svarīgi jautājumi. Obligātie jautājumi darba kārtības sarakstā ir iepriekšējās minūtes vai iepriekšējo protokolu apstiprināšana, radušies jautājumi un citi jautājumi. Pārējie ir priekšmeti, kas savākti no attiecīgajiem sapulcē iesaistītajiem locekļiem.

Apmeklējuma lapas veidnes paraugs

Livingsta - izveidots MS Word

Apmeklējumu lapa - Šis dokuments ir visu sapulces dalībnieku saraksts. Lai iegūtu precīzu informāciju, ir iekļautas dažas kolonnas, piemēram, vārds, amats, kontakta numurs, e-pasta adrese. Tas palīdzēs minūtes vedējam pierakstīt vārdus minūtēs, kā arī palīdzēs ar viņiem viegli sazināties, kad nepieciešams, it īpaši, ja sapulcē piedalās ārējie locekļi. Lūdzu, skatiet labajā pusē esošo formātu, kuru es izmantoju organizācijā apmeklēšanai.

Parasti to neizmanto iekšējām sanāksmēm, bet gan sanāksmēm, kurās ir iesaistīti ārējie klienti vai partnerības organizācijas. Bet vienmēr ir labi, ja ir tāda, kur tik daudz biedru vai dažādu nodaļu apmeklē sapulci, un var būt cilvēki, kurus jūs neatpazīstat. Tas arī samazina jūsu laiku dalībnieku saraksta pierakstīšanai, it īpaši, ja ir daudz dalībnieku.

Terminu un akronīmu vārdnīca - ja sanāksmē tiks apspriesta uzņēmējdarbība, kurā tiks izmantoti tehniskie termini un akronīmi, un ja ir dalībnieki, kas šos terminus un akronīmus nepārzinās, vienmēr ir ieteicams sniegt to sarakstu ar īss apraksts vai nozīme. Tas viņiem palīdzēs viegli sekot sapulcei un pārtraukt pārāk daudz nevajadzīgu pārtraukumu.

Paraugu samazināšanas veidne

Livingsta - izveidots MS Word

Ētikas kodekss / rīcības kodeksi - to neizmanto visās sanāksmēs, bet to var izmantot valdes sanāksmēs un sanāksmēs, kurās ir iesaistīta sabiedrība utt. Tas ir principu un cerību kopums, kas ir noteikts locekļiem viņiem ir jāievēro, piedaloties sanāksmē. Tas ir paredzēts sapulces vienmērīgai un veiksmīgai funkcionalitātei. Dažās sanāksmēs to izmanto, lai saglabātu vārda brīvību.

Iepriekšējie protokoli - tie ir protokoli no iepriekšējās sanāksmes, un tie tiek ienesti sapulcē, lai tos nolasītu un apstiprinātu. Tiek pārbaudīti arī iepriekšējās sapulces darbības punkti, lai noskaidrotu, vai tie ir veikti, vai kādā statusā darbības tiek veiktas, ja netiek rīkotas, to iemesli ir apkopoti un atzīmēti protokolā kopā ar nepieciešamajām darbībām vai lēmumiem.

Piezīmju (protokolu) sastādīšana - piezīmju izdarīšana ir solis uz protokola sagatavošanu. Šis ir galvenais sapulces dokuments, jo tiek reģistrēts viss notiekošais vai apspriestais vai izlemtais. Sekretāri, administratori vai līdzīga biroja persona piezīmes noņem, un tās pieraksta saskaņotā stilā, ievērojot organizācijas politiku un procedūras. Veidni var izmantot, lai atvieglotu piezīmju izdarīšanu.

Darbības piezīmju veidnes paraugs

Livingsta - izveidots MS Word

Pielikumi protokoliem - dažreiz sanāksmēs var nākties nolasīt politiku vai procedūru, vai ziņojumu un par to vienoties. Šajā gadījumā šo dokumentu ieved sapulcē, to nolasot locekļiem, un tas būs jāpievieno protokolam. Sīkāka informācija par to, kā tas tiek darīts, tiks apspriests citā šīs vienības sadaļā.

Prezentācijas dokumenti - dažās sanāksmēs būs prezentācijas dokumenti. Lai gan prezentācijas tiek veiktas uz liela ekrāna ar kodoprojektoriem, vienmēr ir labi visiem dalībniekiem izsniegt kopiju, lai viņiem būtu pieraksts par to, kas tika prezentēts, un tas arī palīdzēs viņiem atzīmēt svarīgus punktus, kas būs noderīgi vai viņiem būs noderīgi turpmākai izmantošanai, turpinot prezentāciju.

Darbību lapas - šī lapa nav obligāta, taču skaidrības labad un pareizai organizēšanai jūs varat savākt visus iepriekšējās sapulces darbības punktus un katrā no tām pieminēt statusu, lai būtu vieglāk iziet cauri sanāksmes laikā. Šajā lapā var atzīmēt arī visus pašreizējās sapulces darbības punktus, savukārt dažām darbībām var būt saistība ar iepriekšējām darbībām. Sanāksmes beigās būs vieglāk apkopot visus darbības punktus no šīs lapas. Tomēr tas nav obligāti. Dažādi cilvēki darbojas atšķirīgi, tāpēc jūs varat izmantot jebkuras ērtas metodes, kas jums padarīs procesus vienkāršākus un vienkāršākus.

Neatkarīgi no tā, atkarībā no sanāksmes un tās mērķa, sapulcē izmantotos dokumentus var izmantot dažādi citi dokumenti, piemēram, paziņojums par sapulci, finanšu pārskati, pētījumu ziņojumi, projekta ziņojumi, sarakste, priekšsēdētāja ziņojums utt.

Lūdzu, izmantojiet zemāk esošo saiti, lai pārietu uz šīs nodaļas nākamo daļu, kur ir sapulces vadītāja loma un pienākumi, kā protokola vadītājs strādā kopā ar priekšsēdētāju sanāksmes laikā, kā efektīvi klausīties un veikt piezīmes un tiek apspriesti visi šaubas sanāksmes laikā.

Protokola sastādīšana - II daļa

Es ceru, ka tas jums nedaudz palīdzēja. Paldies par lasīšanu. Lūdzu, nevilcinieties sazināties ar mani, ja jums ir kādi jautājumi vai atsauksmes par šo rakstu. Ja jums šķiet, ka tas neattiecas uz attiecīgajām tēmām, lūdzu, sniedziet atsauksmes!

Paldies.

Livingsta