Minūšu ņemšana: stils, struktūra un valoda

Livingsta fotogrāfija

Šis raksts ir viens no triju personu grupas protokolēšanas protokoliem (pārējie divi ir paredzēti sapulcēm un protokoliem, kā arī sapulces vadītāja un protokolētāja lomai. Šajā rakstā ir izskaidroti dažāda veida protokoli, dažādi izmantotie rakstīšanas stili. ņemot minūtes, kārtojot, atlasot un strukturējot informāciju, lai iegūtu minūtes un pareizu toni un profesionālās valodas lietošanu, rakstot minūtes.

Dažāda veida minūtes

Ir dažāda veida minūtes, un rakstīto minūšu veids būs atkarīgs no protokola mērķa vai izmantošanas. Parasti komandas sanāksmēs tiek izmantots vienkāršs neoficiāls protokola veids, turpretī, ja protokols paredzēts ārējai auditorijai, tiek rakstīts detalizēts formāls protokola veids. Tātad minūšu veids ir atkarīgs no auditorijas veida un mērķa.

Būtībā ir trīs veidu minūtes:

• Stenogramma
• Diskursīvās minūtes
• Darbības piezīmes

Stenogramma:Stenogramma nozīmē “precīzi ar tiem pašiem vārdiem, ko lieto rakstnieks vai runātājs”, vai “vārds vārdā”. Šīs minūtes tiek īpaši izmantotas, ja ir kaut kāds strīds, un katrs runātāju vārds būs jāreģistrē. To lieto oficiālās valdes sanāksmēs vai vispārējās ikgadējās sanāksmēs vai juridiskās situācijās, kad persona ieraksta diskusiju pa vārdam. Visi izteiktie argumenti un komentāri tiek reģistrēti. Parasti tā būs situācija, kad diskusija ir vērsta uz konkrētu indivīdu. Tā kā tas var būt nogurdinošs process, atkarībā no apspriesto jautājumu jutīgā rakstura personai, kas ieraksta, būs jāizmanto audio ierakstītājs vai jāizmanto stenogrāfija un pēc tam vēlāk jāpievieno piezīmes. Veicot audio ierakstu, jābūt uzmanīgam, lai ierakstītais gabals nenonāktu nepareizu cilvēku rokās.Piemēri situācijām, kad tiek sastādīti burtiski protokoli, ir apelācijas, publiskas uzklausīšanas, padomes sēdes, disciplinārkolēģijas, sūdzību procedūras utt.

Diskursīvas minūtes: Šāda veida protokoli tiek izmantoti, kad notiek oficiālākas sanāksmes, piemēram, komitejas vai valdes sanāksmes. Viņiem ir galvenais diskusiju saturs un rīcības punkti. Šāda veida sanāksmēm, iespējams, ir ārēja auditorija, kas izplatīs sanāksmē apspriesto informāciju. Tātad protokols būs rindkopās, kārtīgi pa daļām un pēc diskusiju kārtības.

Šāda veida protokolos ir ļoti reti redzams, kā cilvēki tiek uzrunāti ar viņu vārdu, jo darbības un diskusijas veiks valde vai komiteja, un tāpēc protokolā tās tiks minētas kā valde vai komiteja. Protokolu uzņems sekretārs vai persona, kurai ir līdzīga loma, kura nepiedalīsies diskusijā un tādējādi varēs brīvi precīzi ierakstīt protokolu. Sekretārs šajā gadījumā būs atbildīgs par darba kārtības sagatavošanu, sanāksmes organizēšanu, piemēram, norises vietu, atspirdzinājumiem, sekošanu rīcības punktiem, priekšsēdētāja instruktāžu un citu attiecīgo dokumentu izplatīšanu.

Rīcības punkti: Šie ir visizplatītākie protokolu veidi un parasti tiek ierakstīti kā īsas piezīmes ar detalizētu informāciju par lēmumiem un darbības piezīmēm. Diskusijas nav detalizēti ierakstītas, bet tikai minētas. Šie protokoli tiek sastādīti komandas sanāksmēs, mazo grupu diskusijās, iekšējās sanāksmēs, projekta diskusijās utt. Tā kā nosaukums norāda uz šiem protokoliem, jums vienkārši ir saraksts ar lēmumiem vai īsas piezīmes ar rīcības punktiem. Tie koncentrējas uz rezultātu un turpmāko rīcību. Tam ir neformāls stils, un to var rakstīt kā aizzīmes, jo tos izplata tikai iekšēji. Bieži minūtes devējs piedalās sanāksmē arī diskusijās. Šīs minūtes ir vienkāršas, tās var ātrāk pierakstīt un ir precīzas. Šīm sanāksmēm ir arī darba kārtība, kuru sagatavojuši administratori vai visi, kas ir atbildīgi par sapulci.Ir gadījumi, kad kāds no dalībniekiem tikšanās laikā turpina pierakstīt piezīmes.

Visi iepriekš minētie ir minūšu veidi, un vissvarīgāk ir pareizi un efektīvi izmantot katru stilu.

Dažādi rakstīšanas stili, kas tiek izmantoti dažu minūšu laikā

Minūšu rakstīšanas stils ir vissvarīgākais uzdevums minūtes uzņemšanas procesā. Protokolu veikšana nozīmē piezīmes, kas uzņemtas tikšanās laikā vai laikā, kad esat sapulcē. Jums ir jāpieraksta tā, lai jūs to saprastu vēlāk, izstrādājot protokolus. Nav īpaša noteikuma, kas jāievēro, jo katram ir savs protokola pierakstīšanas stils.

Dažādi rakstīšanas stili, kas tiek izmantoti, lietojot minūtes, ir:

• Ir labi, ja darba kārtībā ir izklāsts, tāpēc diskusijas laikā jums ir viegli piezīmes pierakstīt zem katra jautājuma.
• Sagatavojiet dalībnieku sarakstu un atzīmējiet tos, ieejot telpā, un tas dos arī to cilvēku sarakstu, kas nav klāt. Tas palīdzēs, jo jums nav jāpieraksta visu apmeklētāju vārdi, jo tas var būt laikietilpīgs un mulsinošs, ja ir liela grupa.
• Pierakstiet sapulces nosaukumu, sapulces datumu, laiku un vietu, iekļaujiet tos jautājumus, kas palika bez apspriešanas kāda iemesla dēļ, jo tie būs jāatsauc nākotnē. Tāpat neaizmirstiet beigās iekļaut nākamās tikšanās datumu un laiku.
• Nemēģiniet notvert visu, ja vien tas nav burtiski minūtes. Uzmanīgi klausieties un uztveriet svarīgās detaļas. Nerakstiet garus teikumus, vienkārši pierakstiet punktus (aizzīmes), izmantojot tiešu valodu. Arī izvairieties no atkārtošanās un esiet konkrēts.
• Ja piezīmju sastādīšana kļūst pārāk sarežģīta pārāk daudz diskusiju un savstarpēju norāžu dēļ utt., Vienmēr varat saņemt atļauju, lai redzētu, vai sapulci var ierakstīt audio ierakstīšanas ierīcē. Pārliecinieties, ka dalībnieki to zina. Tas ļoti palīdz lietas skaidrībā, sastādot protokolus.
• Runājot par burtiskām minūtēm, pierakstiet visu vārdu pa vārdam attiecīgajos virsrakstos, jo tas būs noderīgi, kad sastādīsit protokolu. Lai to izdarītu, jums jābūt ātram rakstītājam, un vislabāk ir zināt stenogrammu. Pierakstīšana, cik vien iespējams, ir svarīga, un visu, kas nav nepieciešams, var vēlāk izlaist, jo, ja jūs atstājat zināmu informāciju, jūs, iespējams, nevarēsit tos atcerēties vēlāk, pierakstot protokolu.
• Diskursīvām minūtēm pierakstiet katras diskusijas svarīgos punktus, lai jūs atgādinātu par to, kas tika apspriests, gatavojot protokolu. Atkal, vislabāk ir rakstīt zem atbilstošiem virsrakstiem, lai izvairītos no neskaidrībām, veidojot minūtes.
• Lai atzīmētu darbības, izmantojiet aizzīmes, lai pierakstītu svarīgos punktus. Apspriestajam priekšmetam, lēmumam un darbībām varat izmantot veidni ar kolonnām
• Rakstīšanas laikā ir labi izmantot saīsinājumus pat dalībnieku vārdiem, jo ​​tas padarīs rakstīšanu ātrāku. Pārliecinieties, ka izmantojat saīsinājumus, kurus ievērojat, jo citiem saīsinājumiem nebūs jēgas, kad vēlāk, izstrādājot protokolus, skatīsit piezīmes. Daži piemēri: protokoli (minūtes), vadības institūcija (GB), sagatavošana (sagatavošana), svarīga informācija (imp) utt.
• Vienmēr pierakstiet diskusijas tādā secībā, kādā tās tika apspriestas, taču jums joprojām var būt jautājuma numurs atbilstoši darba kārtībai. Piemēram, ja darba kārtības 7. punkts sapulcē tika apspriests trešajā vietā, pierakstiet to kā trešo diskusiju, bet blakus tam var būt skaitlis 7, lai to varētu viegli uzzināt ar darba kārtību.

Visām minūtēm jābūt īsām un precīzām, un, lai to paveiktu, piezīmes ir jāraksta precīzi pareizajā secībā un stilā. Padariet piezīmju rakstīšanu pēc iespējas vienkāršāku, pirms sapulces veicot padziļinātus sagatavošanās darbus, un, ja piezīmju rakstīšana izdosies, tas protokolu sastādīšanas uzdevumu padarīs daudz vienkāršāku. Protokolam vajadzētu arī palīdzēt ikvienam, kurš nevarēja apmeklēt sanāksmi, skaidri saprast, kas notika sanāksmē, bez nepieciešamības organizēt vēl vienu sanāksmi, lai sniegtu skaidrību par tām pašām diskusijām.

Kā kārtot, atlasīt un strukturēt informāciju, lai iegūtu minūtes

Minūšu sagatavošana ir nākamais uzdevums minūtes uzņemšanas procesā. Vislabāk protokolu pierakstīt pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes, jo jūs labāk atceraties lietas. Rakstot protokolu, nav jāiekļauj viss pierakstīšanas laikā pierakstītais. Ir jābūt pietiekami daudz informācijas, lai cilvēki, kas neapmeklēja sapulci, varētu sekot un uztvert saturu bez apjukuma un nepieciešamības pēc papildu informācijas. Tāpēc pierakstiet galvenos / svarīgos punktus.

Vispirms jāatceras minūšu skaitīšana. Katram sapulcē apspriestajam jautājumam vai katram apspriestajam darba kārtības punktam ir īsa piezīme, ko sauc par minūti. Minūtes kopumā ir īsu piezīmju kolekcija. Tāpēc, lai būtu vieglāk lasīt un sekot, kā arī atsaukties, vislabāk katrai minūtei ir jāpiešķir skaitlis.

Katram darba kārtības punktam vai katrai diskusijai vajadzētu būt skaidrojumam (ja ir diskursizējoši protokoli) vai īsai piezīmei (ja ir darbības piezīmes) par apspriesto ar galvenajiem diskusijas punktiem, visām domstarpībām, lēmumiem un darbībām. Ja sapulce periodiski atkārtojas, ieteicams izmantot standarta veidni minūtēm, jo ​​tas vienkāršos minūtes rakstīšanas uzdevumu. Jebkurus standarta darba kārtības jautājumus var pievienot protokola veidnei.

Visu minūšu standarta vienumi ir:

• Sanāksmes / valdes / komitejas nosaukums / nosaukums
• Sanāksmes datums
• Sanāksmes laiks
• Norises vieta / vieta
• Dalībnieku saraksts - tie ir cilvēki, kuri tika uzaicināti uz sapulci
• Atvainošanās saraksts - cilvēki, no kuriem tika saņemti atvainošanās
• Prombūtņu saraksts - cilvēki, kuri tika uzaicināti, bet ne apmeklēja, ne atvainojās
• Iepriekšējo protokolu apstiprinājums kopā ar iepriekšējās sanāksmes datumu
• Grozījumi, kas izriet no iepriekšējā protokola
• Jautājumi, kas rodas
• Diskusiju, lēmumu un darbību kopsavilkums
• Lietas notiek vai tiek atliktas vai pabeigtas
• Citi jautājumi
• Nākamās sanāksmes datums

Pārējiem vienumiem pievienojiet / izveidojiet virsrakstus savai veidnei. Tagad jums ir izkārtojums ar virsrakstiem visiem sapulcē apspriestajiem jautājumiem. Tagad izlasiet piezīmes un pievienojiet atbilstošu informāciju, piemēram, diskusijas, lēmumus un darbības punktus katrā virsrakstā vai zem tā, izmetot neatbilstošu informāciju.

Protokola strukturēšana nav īpaši grūts uzdevums, jo ir norunāts standarts vai stils vai veidne, kas tiek izmantots protokolu pierakstīšanai. Protokola struktūra ir atkarīga arī no darba kārtības, jo protokoli tiek sastādīti tādā kārtībā, kādā darba kārtības jautājumi tika apspriesti.

Gadījumos, kad sapulcē tika apstiprināti kādi ziņojumi, politika vai procedūras, tie jāpievieno protokolam. Kad minūtēm ir pielikumi, protokola malā tiek parādīta anotācija Att . Pielikuma pirmajā lappusē ir arī atsauce, norādot sapulces vai komitejas vai valdes nosaukumu, sanāksmes datumu un punktu protokolā, kuram pieder pielikums. Šis pielikums jāiesniedz kopā ar protokolu pēc apstiprināšanas.

Kad esat sastādījis protokolu, to var nosūtīt priekšsēdētājam, lai saņemtu precizējumus un pēc tam apstiprinātu. Pēc krēsla apstiprināšanas tos var izdalīt attiecīgajiem cilvēkiem, tas ir, cilvēkiem, kuri apmeklēja, un cilvēkiem, kuriem jāpieņem lēmumi. Tas var būt noderīgi, ja darbību saraksts kopā ar termiņiem ir pievienots kopā ar protokoliem, lai attiecīgajiem cilvēkiem būtu vieglāk tos rīkoties.

Ja pēc izplatīšanas cilvēki lūdz veikt labojumus, tos var pierakstīt un aizvest uz nākamo sanāksmi, lai priekšsēdētājs tos varētu pārbaudīt un precizēt kopā ar citiem sapulcē klātesošajiem locekļiem. Tikai pēc visu izmaiņu veikšanas protokoli tiek saskaņoti un parakstīti kā precīzi.

Pareizs tonis un profesionālās valodas lietošana dažu minūšu laikā

Rakstīšanas laikā rakstnieka tonis ir ļoti svarīgs, jo tas nodod vēstījumu un parāda rakstnieka attieksmi vai emocijas pret tēmu un atstāj iespaidu uz lasītāju. Atbilstošie izmantotie toņi ir atkarīgi no tā, kas ir auditorija, kā arī atkarīgs no uzrakstītās informācijas.

Protokols ir profesionāls dokuments, kuru ne tikai aplūko iekšējie cilvēki, bet to var apskatīt ikviens, kas atrodas ārpus organizācijas, pat ja tā bija iekšēja sanāksme brīžos, kad ir saistīti ar juridiskiem jautājumiem. Tāpēc ir svarīgi tos pierakstīt profesionāli, izmantojot pareizo profesionālo / formālo toni un valodu. Pārliecinieties arī, vai dokumentā ir īsi un skaidri teikumi, kas pieturas pie lietas, un izmantojiet vienkāršus, viegli saprotamus vārdus.

Protokols ir jāraksta pagātnē, jo tas attiecas uz sapulci vai diskusiju, kas notika pagātnē. Pierakstot minūtes, izmantojiet pasīvo balsi, kur tas ir iespējams, jo tas novērsīs jebkura indivīda vārda lietošanu, taču, izmantojot tikai pasīvo balsi, nebūs jēgas un būs grūti saprast. Tāpēc, pierakstot protokolu, vienmēr izmantojiet aktīvo un pasīvo balss teikumu kombināciju.

Protokolos ir sīkāka informācija par to, ko dalībnieku grupa apsprieda un nolēma sapulcē, un tāpēc vislabāk protokolu rakstīt kā trešo personu. Tādā veidā jūs norobežojaties no rakstītā un neitrāli pierakstāt lietas. Izmantojiet tādas frāzes kā “priekšsēdētājs to paziņoja”, “tas tika atzīmēts”, “komiteja to nolēma”, “tas tika nolemts” utt. Gadījumos, kad punktus ir norādījusi konkrēta persona vai ja vienošanos ir panākusi individuāli, ir svarīgi precizēt šo personu un viņas teikto, jo tas palīdzēs turpmākajām atsaucēm.

Izrunātie vārdi sapulcē nav jāieraksta precīzi protokolā, bet tie jāpārveido citā valodā, kas ir pieņemama profesionālajiem dokumentiem. Ja locekļi sapulcē izmantoja slengus, neiekļaujiet tos protokolā, bet aizstājiet tos ar atbilstošiem vārdiem. Ja tie nav saistīti ar lēmumu vai nav svarīgi, vienkārši izlaidiet tos. Līdzīgi, ja sapulcēs rodas argumenti vai nesaskaņas, nepierakstiet tos kā argumentus, tā vietā izmantojiet alternatīvas frāzes, piemēram, “tika izteikti dažādi viedokļi” vai “tika izteikti dažādi viedokļi”. Tas nenorāda personu, kurai bija domstarpības, bet lasītājam saka, ka diskusija notika domstarpību dēļ.

Izmantojiet tādas frāzes vai vārdus kā “bija noraizējies”, “direktors uzsvēra”, “valde paskaidroja”, “izpilddirektors pieprasīja”, “izteica bažas par”, “ieteica sapulcei”, “izvirzīja jautājumu”, uc Nākamais ievērojamais punkts ir pareizrakstības, gramatikas un pieturzīmju pārbaude. Nepaļaujieties tikai uz pareizrakstības un gramatikas pārbaudi dokumentu redaktorā. Vislabāk ir manuāli izlasīt protokolu pēc tam, kad esat tos sastādījis, kā arī panākt, lai kāds cits izlasa un sniedz atsauksmes.

Es ceru, ka tas jums nedaudz palīdzēja. Paldies par lasīšanu. Lūdzu, nevilcinieties sazināties ar mani, ja jums ir kādi jautājumi vai atsauksmes par šo centru. Ja jums šķiet, ka tas neattiecas uz attiecīgajām tēmām, lūdzu, sniedziet atsauksmes!

Paldies.

Livingsta