Izpratne par to, kā pārvaldīt budžetus

Lai efektīvi un efektīvi pārvaldītu budžetus, ir nepieciešams…

• uzraudzīt, kontrolēt un reģistrēt visas finanses (ienākumus un izdevumus),
• zināt, kā samazināt izmaksas jomās, par kurām esat atbildīgs,
• - jāspēj izpētīt vai noteikt problemātiskās vietas un tās novērst, un -
• efektīvi pārvaldīt un autorizēt izdevumus.

Šis raksts ir balstīts uz NVQ 4. līmeņa vienību "Pārvaldīt budžetus". Lai iegūtu skaidru priekšstatu un izpratni par budžetu mērķi, lūdzu, izlasiet šo rakstu. Jūs iegūsiet izpratni par budžetu mērķi, tostarp par finanšu resursu efektīvas un efektīvas pārvaldīšanas priekšrocībām; juridiskās, normatīvās un organizatoriskās prasības budžeta pārvaldībai; dažādu veidu budžeta sistēmas un to iezīmes.

Tagad jums būs nepieciešama pilnīga izpratne par to, kā pārvaldīt budžetus. Par budžeta veidošanu parasti atbild vecākie darbinieki un finanšu darbinieki. Šiem darbiniekiem jābūt precīzai un atjauninātai informācijai un zināšanām par efektīvām budžeta veidošanas procedūrām.

Budžeti tiek izstrādāti katram finanšu gadam. Iesaistītajiem vadītājiem un darbiniekiem būs jāizstrādā budžets savām atbildības jomām un pēc tam tie jānodod finanšu departamentam. Pēc tam šos budžeta projektus pārskata augstākā vadība, un vēlāk tos apstiprina komiteja vai kaut kas līdzīgs atkarībā no organizācijas.

Ieņēmumu un izdevumu uzraudzības, kontroles un reģistrēšanas metodes

Jūs zināt budžeta mērķi. Tagad jūsu pienākums ir tos pārvaldīt. Budžeta pārvaldīšana prasa pastāvīgi uzraudzīt, kontrolēt un reģistrēt ienākumus un izdevumus, lai sekotu katrai finanšu kustībai un tās iznākumam. Kā jūs to panāksiet? Apskatīsim dažus veidus vai metodes.

Ienākumu un izdevumu uzraudzība

Budžeta uzraudzība tiek veikta, lai pārliecinātos, ka resursi tiek izmantoti atbilstoši budžetā izklāstītajiem plāniem. Finanšu resursu izmantošanas izsekošana vai uzraudzība ir ļoti svarīga katram departamentam un organizācijai. Tas ir nepārtraukts process, lai nodrošinātu mērķu sasniegšanu, kā noteikts budžetā. Izmantojot šo uzraudzību, jūs varēsiet pieņemt lēmumus par budžeta plānošanu un veikt atbilstošas ​​darbības, kad vien un kur tas nepieciešams.

Jākontrolē ienākumi un izdevumi, lai atrastu izmaiņas modeļos, lai varētu veikt atbilstošas ​​darbības. Šo uzraudzības procedūru var veikt regulāri, piemēram, katru mēnesi. Pārraugot datus, jāņem vērā, ka budžets tika plānots nākamajam gadam, kā arī izdevumi un ienākumi līdz šim.

Apskatiet atlikušo atlikušo atlikumu kārtējā finanšu gadā un izveidojiet prognozi par to, kāda būs situācija šajā finanšu gada beigās. Apskatiet visas variācijas, gan pozitīvās, gan negatīvās, un veiciet nepieciešamās darbības, lai tās labotu. Katrā solī ir svarīgi dokumentēt (reģistrēt) visus faktus un darbības.

Vislabāk ir regulāri uzraudzīt ieņēmumus un izdevumus budžeta turētāja un augstākā līmeņa vadības līmenī. Jābūt efektīvai naudas plūsmas pārvaldībai, jo tas ir ļoti svarīgi uzņēmējdarbības sniegtajiem pakalpojumiem un produktiem.

Budžetus var sadalīt pēc izmaksu centriem vai citiem kodiem vai līmeņiem, lai tos būtu vieglāk uzraudzīt. Tas palīdzēs noteikt jomas, kurās ir pārāk daudz un nepietiekami.

Jums vajadzētu būt iespējai analizēt un sniegt paskaidrojumu par visām ierosināto izdevumu izmaiņām, gan pozitīvām, gan negatīvām. Tam jāpievieno rīcības plāns. Tas nodrošinās, ka resursi tika izmantoti ekonomiski, efektīvi un lietderīgi.

Ienākumu un izdevumu kontrole

Nākamais svarīgais jautājums ir ienākumu un izdevumu kontrole. Bez šī soļa cilvēks tērēs naudu no ceļa. Lai kontrolētu ienākumus un izdevumus, izstrādājot budžetu, vislabāk ir tieši iesaistīt personu, kas atbildīga par departamenta finanšu un darbības kontroli. Pieejamais budžets jāpaziņo ar visu attiecīgo personālu.

Var būt dažādas budžeta sadaļas, kuras kontrolēs dažādi darbinieki, tāpēc vislabāk ir piešķirt un piešķirt pilnvaras tieši iesaistītajiem cilvēkiem, piemēram, budžeta apstiprinātājam un budžeta vadītājam. Nodaļām vai komandām jābūt informētām par personu, kas atbild par ienākumu un izdevumu kontroli.

Konkrētajam gadam pieejamai kopējai finanšu summai jāatspoguļo kopējie attiecīgajā gadā plānotie izdevumi.

Ienākumu un izdevumu uzskaite

Ieņēmumu un izdevumu uzskaiti var veikt manuāli vai elektroniski. Ierakstīšana jāveic uzreiz un katru dienu. Visi konti, kas saistīti ar ienākumiem un izdevumiem, visi ienākošie ienākumi, visi saņemtie maksājumi, izrakstītās kvītis un rēķini, parādi utt., Ir skaidri jāreģistrē ar datumu un mērķi.

Ienākumu uzskaite ir veids, kā noteikt, vai uzņēmums gūst peļņu, jo tajā ir iekļauta informācija par saņemto un iztērēto naudu.

5 lieliski rīki biznesa izdevumu izsekošanai

Reģistrējiet informāciju par uzņēmējdarbības jomām secībā, sākot no ienesīgākās līdz vismazāk ienesīgajām. Tas automātiski palīdzēs jums analizēt un rīkoties jomās, kas rada milzīgus zaudējumus.

Nelieliem izdevumiem ir labi izmantot nelielu naudas kontu, lai izmantotu un izsekotu mazajiem izdevumiem. To reģistrēšana palīdzēs efektīvi atmaksāt naudu, un tiks atmaksāta tikai reģistrētā nauda. Tas ir efektīvs veids, kā reģistrēt nelielus izdevumus, kuri citādi var palikt nepamanīti.

Veidi, kādos izmaksas var tikt samazinātas atbildības jomā

Izmaksu samazināšana uzņēmējdarbībā ir viens efektīvs veids, kā pārvaldīt budžetus vai pieejamos līdzekļus. Ja visi samazina izmaksas savā atbildības sfērā, tas kopā radīs milzīgus ietaupījumus biznesam. Ir jāzina, lai izdarītu pareizu izvēli, kad tiek tērēta nauda noteiktām uzņēmējdarbības jomām.

Veidi, kā samazināt izmaksas savā atbildības jomā, ir šādi:

Efektīva tehnoloģiju izmantošana

Mūsdienās ir pieejamas daudzas progresīvas tehnoloģijas, sākot no iepirkšanās tiešsaistē līdz rēķinu apmaksai utt. Lai ietaupītu laiku un naudu, efektīvi izmantojiet šādas tehnoloģijas.

• Sanāksmes var notikt, izmantojot telekonferences, kas nozīmē, ka jūs ietaupāt naudu ceļojot, organizējot telpas / vietas, ietaupāt laiku sanāksmju telpu organizēšanai un plānošanai utt.
• Varat efektīvi izmantot tehnoloģiju, nedrukājot uz papīra un izmantojot failu un citu biznesa datu elektronisko glabāšanu. Tas ietaupa laiku, naudu un vidi.
• Dažus uzņēmumus var pārvaldīt tiešsaistē atkarībā no rakstura vai vismaz mārketingu var veikt tiešsaistē. Tas palīdzēs ietaupīt daudz naudas, kas iztērēta mārketinga personālam, biroja telpām, aprīkojumam utt.

Parādi

Kredītkartēm ir augstas procentu likmes, un tāpēc tās ir jāmaksā pēc iespējas ātrāk. Tas palīdzēs biznesam ilgtermiņā.

Budžets

Vienmēr sastādiet budžetu savai atbildības jomai un ievērojiet to. Jebkuras novirzes no tā var būt diezgan kaitīgas, taču tas jums sniegs skaidru plānu, ko darīt, ko nedarīt un no kā izvairīties.

Izdevumu samazināšana

Pērciet tikai nepieciešamo stacionāro aprīkojumu, aprīkojumu, mēbeles, programmatūru, kas nepieciešama ikdienas uzņēmējdarbībai. Samaziniet visus citus nevēlamus izdevumus. Pērciet energoefektīvas mašīnas un izmantojiet enerģijas spuldzes, lai varētu ietaupīt uz rēķiniem par enerģiju. Izmantojiet pienācīgas izolētas durvis un logus. Dažreiz ražotāji pārdod atjaunotas preces par daudz zemākām cenām, un, ja šķiet, ka tās ir kvalitatīvas, izvēlieties tās.

Darbs no mājām

Tas ir efektīvs veids, kā ietaupīt naudu no biroja telpām un degvielas izmaksām. Samazinot izmaksas, ir prātīgi samazināt tās pareizajās vietās, jo izmaksu samazināšana nepareizās vietās var izraisīt katastrofālu vai negatīvu efektu. Vienmēr meklējiet labu cenas un kvalitātes attiecību, un to var panākt, uzturot labas attiecības ar piegādātājiem un partnerības organizācijām.

Kā identificēt situācijas, kurās var būt nepieciešami koriģējoši pasākumi

Korektīvās darbības ir nepieciešamas jomās, kas neatbilst organizācijas politikai, procedūrām vai procesiem. Jāidentificē šo neatbilstību cēloņi un jāveic profilaktiski pasākumi, kas varētu rasties nākotnē, un to sauc par koriģējošu darbību. Korektīvās darbības varētu veikt sūdzību vai revīzijas rezultātā vai negatīvas ietekmes uz uzņēmuma finansēm utt. Lai veiktu pareizo rīcību, ir jāveic izmeklēšana par konkrēto jautājumu.

Dažas situācijas, kurās var būt nepieciešamas koriģējošas darbības, ir:

• Projekta budžets izkļūst no rokas. no viņa var izvairīties, ja jūs rūpīgi uzraugāt budžetu un arī tad, ja darbinieki zina, ka jūs pārrauga budžetu. Katru nedēļu pārskatiet un pārprognozējiet budžetu.
• Darbs, kas prasa laiku ilgāk, nekā plānots, un tāpēc prasa papildu budžetu, piepūli un laiku.
• Kad viens vai vairāki komandas locekļi izgāž projektu.

• Ja uzdevums vai projekts ir ārpus grafika vai pārsniedz budžetu tehnisku vai finansiālu ierobežojumu dēļ.
• Tiek palaists garām svarīgs uzdevums, projekts vai mērķis.
• Ja darbs vai veiktie uzdevumi neatbilst mērķiem.
• Klienti nav apmierināti ar pakalpojumiem vai produktiem, jo ​​tie neatbilst specifikācijām vai cerībām.
• Kad resurss vai sponsors neizdodas.
• Riska novērtēšanas, audita vai kvalitātes nodrošināšanas pārbaudes laikā.

Korektīvās darbības var būt jebkas, piemēram, projektu pārplānošana, resursu pārdale, komandu reorganizācija, dažādu projektu vadīšana, procesu vai produktu pārveidošana utt. Nosakiet pamatcēloņus un veiciet nepieciešamās darbības.

Pašu iestādes darbības joma budžeta pārvaldībai un izdevumu apstiprināšanai

Budžeta pārvaldīšana nav tikai finanšu skaitļu pareiza uzturēšana, bet arī iesaistīto cilvēku pārvaldīšana. Piemēram, darbinieki vai komandas locekļi. Lai pārvaldītu budžetu un apstiprinātu izdevumus, jābūt labām vadības prasmēm. Budžeta turētājs ir atbildīgs par naudu, kas piešķirta konkrētam budžetam, tāpēc viņiem jāpārbauda, ​​vai izdevumi ir likumīgi, un pēc tam jāapstiprina budžets. Izdevumu autoritāte nenozīmē, ka piešķirto naudu var vienkārši iztērēt tieši tāpat; tas nozīmē, ka nauda jātērē atbildīgi un gudri. Var nonākt nepatikšanās, ja budžeta pārvaldībā ir neveiksmes, kā arī saņemt atlīdzību, ja tās veiksmīgi darbojas budžeta pārvaldībā.

Pārvaldot budžetus un tērējot budžeta naudu, budžeta īpašniekam ir jāpatur prātā organizācijas mērķi un uzdevumi. Būs konkrēti mērķi un pienākumi, kas jāņem vērā, lai sasniegtu mērķus vai mērķus. Apstrādājot / pārvaldot budžetus, jāpatur prātā arī tiesiskais regulējums un organizatoriskās prasības. Vienmēr veiciet nepieciešamās darbības, lai samazinātu izmaksas, kā arī veiciet atbilstošas ​​darbības, ja budžetā ir iztērēti līdzekļi.

Pārrauga, kontrolē un reģistrē ienākumus un izdevumus. Izveidojiet dokumentus, kas atspoguļo organizācijas darbību salīdzinājumā ar budžetu. Saglabājiet visus ierakstus atjauninātus un precīzus.

Es ceru, ka šeit atrodamā informācija jums bija noderīga. Lūdzu, nevilcinieties atstāt savas domas un pieredzi. Visu labu un paldies, ka apstājāties.