Izpratne par informācijas uzglabāšanas un izguves procesiem

William Bout, izmantojot Unsplash

Informācijas sistēmas un to funkcijas

Informācijas sistēmas pieskata, izveido, apstrādā, izplata un pārskata datus, lai palīdzētu uzlabot organizācijas efektivitāti un efektivitāti. Daži informācijas sistēmu piemēri:

• Darījumu apstrādes sistēma (TPS): atbild par biznesa darījumu apstrādi. Darījumu veidi dažādās organizācijās atšķiras, taču daži piemēri varētu būt pasūtījumu veikšana, norēķini, čeku depozīti, algas sistēmas, rezervēšanas sistēmas un krājumu kontrole. Tie palīdz uzturēt, summēt, mainīt un noņemt datus.
• Vadības informācijas sistēma: palīdz veikt uzdevumus, kas nepieciešami problēmu risināšanai un lēmumu pieņemšanai. Tie palīdz pārvaldībai, uzraugot veiktspēju, efektivitāti, grāmatvedību un darījumu datus. Daži piemēri ietver pārdošanas vadības sistēmas, budžeta plānošanu, personālu un krājumu kontroli. Šai informācijai jābūt precīzai un atbilstīgai.
• Lēmumu atbalsta sistēmas: palīdz vadītājiem lēmumu pieņemšanā. Tas izmanto iekšējos un ārējos resursus, lai analizētu esošo informāciju un projicētu sekas. Tie palīdz apkopot pārskatus, prognozes un diagrammas. Daži piemēri ietver loģistikas sistēmas un izklājlapas.
• Klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmas: Uzņēmumu īpašnieki izmanto klientu attiecību sistēmas, lai uzkrātu un izsekotu klientu darbības, tostarp pirkumus, produktu defektus un klientu aptaujas.
• Biznesa informācijas sistēmas (BIS): sniedziet analīzes, kas paredz nākotnes pārdošanas modeļus, apkopo pašreizējās izmaksas un prognozē pārdošanas ieņēmumus.

Informācijas juridiskās un organizatoriskās prasības

Ir svarīgi, lai būtu noteikumi par informācijas drošību un konfidencialitāti, jo tajā var būt sensitīvi dati, piemēram:

• Personīgie ieraksti
• Algas uzskaite
• Cilvēkresursu uzskaite
• Finanšu dati

Nepareizās rokās šī informācija var radīt draudus biznesam un tā klientiem vai tikt izmantota krāpšanai, diskriminācijai un citiem pārkāpumiem.

Ir tādi likumi kā 1998. gada Datu aizsardzības likums, ja tas netiks ievērots, tas varētu izraisīt tiesvedību.

Saglabājamās informācijas izvēle

Organizācijas nevar glabāt visu iegūto informāciju. Nepareizas vai neatbilstošas ​​informācijas glabāšana nav noderīga, un tā aizņem vērtīgu vietu, padarot informācijas iegūšanu grūtāku.

Pieņemot lēmumus par to, kāda informācija būtu jāuzglabā, lēmums vispirms būs atkarīgs no juridiskajām prasībām attiecībā uz katru konkrēto informācijas veidu. Piemēram, juridiskās prasības nosaka, ka:

• Cilvēkresursu uzskaite organizācijai jāglabā sešus gadus pēc darbinieka darba beigām
• Veselības un drošības uzskaite ir pastāvīgi jāsaglabā
• Atkarībā no organizācijas veida grāmatvedības uzskaite jāglabā no trīs līdz sešiem gadiem

Tāda informācija kā personas dati par bijušajiem klientiem ir jāiznīcina, tiklīdz tā vairs netiek izmantota. Ievērojot šīs rokasgrāmatas, jūs varat pārliecināties, ka tiek glabāta tikai attiecīgā informācija, padarot to vieglāk atrodamu, kad nepieciešams.

Markus Spiske, izmantojot Unsplash

Informācijas precizitātes nodrošināšana

1998. gada Datu aizsardzības likums uzliek uzņēmumiem pienākumu nodrošināt viņu rīcībā esošo personas datu precizitāti. Vajadzības gadījumā informācija vienmēr jāatjaunina. Daži veidi, kā to izdarīt, ir:

• Izmantojot regulāri atjauninātas datubāzes un izklājlapas
• Brīdinājumu iestatīšana par klientu un darbinieku informāciju, lai pārliecinātos, ka ar viņiem sazinās, kad sistēmas tiek atjauninātas
• Ārējo un iekšējo revīziju izmantošana
• Datu vākšanas metožu pārskatīšana un pārskatīšana

Informācijas formatēšana un piegāde laikā

Informācija, kas netiek piegādāta pareizā formātā, pirms tās būs jāpārformatē, kas izraisa kavēšanos un rada risku, ka informācija tiks nejauši mainīta. Informācija, kas netiek piegādāta noteiktajā termiņā, var nebūt noderīga, jo var nebūt pietiekami daudz laika, lai interpretētu datus.

Dzēstās informācijas izvēle

Organizācijas nosaka savas vadlīnijas par to, kad un kādu informāciju var dzēst. Šīs vadlīnijas ir atkarīgas no organizācijas veida un lieluma, pieejamās vietas tiešraides vai pašreizējā kartotēkā un informācijas veida.

Informācija, kas nav būtiska, novecojusi vai nav pareiza, var tikt dzēsta.

Informāciju arhivētajos failos drīkst dzēst tikai tad, kad ir beidzies to glabāšanas laiks. Personas datus glabā ne ilgāk, kā nepieciešams. Atbrīvojoties no personas datiem, kad tas vairs nav vajadzīgs, tiek samazināts risks, ka tie kļūs neprecīzi, novecojuši vai nebūs svarīgi.

Informācijas sistēmu problēmu risināšana

Informācijas sistēmās un to risināšanas veidos var rasties šādas problēmas:

• Informācija netiek glabāta pareizi. Piemēram: nepareizā secībā; nevajadzīgas lietas tiek glabātas; tiek glabāti dublikāti; un trūkstošos failus. Veids, kā pārvarēt šo problēmu, ir tas, ka organizācija ir noteikusi vadlīnijas informācijas glabāšanai, padarot to ātrāku un ērtāku informācijas iegūšanu, kad nepieciešams. Vadītājiem ir jāinformē, ja trūkst informācijas, jo tas varētu pārkāpt datu aizsardzības likumus. Vēl viens veids, kā saglabāt informāciju, ir sistēma, kas regulāri pārbauda un atbrīvojas no nevajadzīgas informācijas.
• Problēmas ar datorsistēmām, piemēram, vīrusiem. Par tiem jāziņo IT vadītājam vai IT tehniķiem.
• Organizācijās var būt sakaru sadalījums, kā rezultātā informācija netiek pārsūtīta pareizi. Tie ir jāatrisina komandai vai jāziņo vadītājam, ja tos nevar atrisināt nekavējoties.
• Lielākā daļa organizāciju izmanto darījumu apstrādes sistēmas, lai savāktu, uzglabātu, apstrādātu un izvestu uzņēmuma pamatdarbību funkcijas. TPS informācijas sistēmas apkopo datus no lietotāju ievadītajām ziņām un pēc tam ģenerē izejas, pamatojoties uz savāktajiem datiem. Šīs sistēmas tiek izmantotas, lai apstrādātu simtiem darījumu, un daudziem lietotājiem vienlaikus jāstrādā ar vienu un to pašu datu kopu. Dažreiz tas izraisa sistēmas avāriju. Avārijas gadījumā ir svarīgi, lai organizācijā būtu dublēta sistēma, lai informācija netiktu zaudēta. Ir svarīgi, lai darījums tiktu uzskatīts par veiksmīgu, un tiek pakāpeniski ievēroti noteikumi.

Informācijas uzglabāšanas mērķis ir tāds, ka tā tiek glabāta drošā un drošā vidē, ievērojot datu aizsardzības likumus. Organizācijām ir arī juridiska prasība glabāt noteiktu informāciju.