Satura rādītājs:
- 5 veidi, kā apkarot darbības joma
- 1. Apkopojiet skaidrās prasības
- 2. Ieinteresēto personu parakstīšana
- 3. Mainīt vadības procesu
- Kā veikt integrētu izmaiņu kontroli projektā
- 4. Sarunas
- 5. Nākamās fāzes
Neļaujiet darbības jomai ložņāt par ļaunu jūsu biznesam. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā pārvarēt šo problēmu.
Canva.com
Darbības joma, kas parasti tiek dēvēta arī par zelta pārklājumu, rodas, ja prasības, kuras iepriekš netika ņemtas vērā plānošanas posmā, sāk iekļauties projektā pēc izstrādes sākšanas. Kad šīs papildu prasības krājas, projekti un projektu grupas sāks sadalīties zem papildu darba svara. Lai gan pastāv likumīgas prasības, kuras var parādīties, tās izstrādes laikā būs jāiekļauj projekta plānā, atbildība gulstas uz projekta vadītāja pleciem vadīt sarunas un īstenot procesus, kas neļaus darba jomai paplašināties tālāk par to, kas tiek uzskatīts pēc sākotnējās darbības jomas jau ir panākta vienošanās. Šajā rakstā ir parādīti pieci rīki, kurus projektu vadītāji var izmantot, lai pārbaudītu darbības jomu.
5 veidi, kā apkarot darbības joma
- Savāc skaidras prasības.
- Veiciet visu ieinteresēto personu parakstīšanos uz prasībām.
- Mainiet vadības procesu.
- Pārrunāt
- Plānojiet turpmākās fāzes.
1. Apkopojiet skaidrās prasības
Labo prasību apkopošanas pirmā daļa ir pārliecināties, ka visi galvenie dalībnieki jau no paša sākuma ir pievienoti projektam. Pēc tam, kad esat pārliecināts, ka esat iesaistīti visi galvenie dalībnieki, labs veids, kā sākt apkopot prasības, ir sākotnēja saruna ar projekta izpildsponsoru, lai uzzinātu, kādas ir prasības, un ļaujiet viņai vadīt jūs runāt ar nākamo. Šo sarunu laikā dokumentējiet funkcionālās un nefunkcionālās prasības, kā arī norādiet, kuras prasības ir nepieciešamas, salīdzinot ar tām, kuras būtu jauki. Kad esat sasniedzis brīdi, kurā jums ir ērti, varat pārliecinoši sākt prasību veidošanu, ieplānojiet sesijas ar lielāku komandu, lai pārskatītu prasības un pārliecinātos, ka viss tiek ņemts vērā. Turklātlai nodrošinātu, ka viss tiek uzskaitīts projekta sākumā, varbūt mēģiniet vadīt ideju vētras sesiju vai kartēt procesa plūsmu augstā līmenī, lai pārliecinātos, ka viss tiek uzskaitīts. Turpiniet prasmju socializāciju, līdz esat pārliecināts, ka tās ir pareizi pilnveidotas, dodot jūsu projekta jomai stabilu pamatu.
Dzelzs trīsstūris projekta vadībā parāda, kā mainās kāds no projekta darbības jomas, grafika vai izmaksu elementiem, tad mainās arī pārējie divi elementi.
2. Ieinteresēto personu parakstīšana
Pēc tam, kad esat pilnībā izpildījis projekta prasības, vēl viens labs veids, kā novērst darbības jomas ložņu, ir panākt, lai visas projekta ieinteresētās puses parakstītos uz šīm prasībām. Ja jums nekad iepriekš nav bijis ieinteresēto pušu, es to darītu, jūs varat būt pārsteigts par to prasību skaitu, kuras tiek pievienotas vai mainītas, kad sākat lūgt viņus uzlikt viņiem parakstu un apstiprināt, ka viņiem šķiet, ka viss ir notverts. Tas var sākumā pievienot projektam ievērojamu laiku, taču tas ietaupīs daudz sāpju tālāk, jo tīrākas prasības samazinās darbības jomas ložņu risku. Papildu ieguvums no ieinteresēto personu pieteikšanās uz prasībām ir tas, ka, ja viņi nāk pie jums, kamēr projekts ir izstrādes fāzē, un mēģina paplašināt projekta darbības jomu, pievienojot prasības,jūs varat viņiem atgādināt par dokumentu, kuru viņi iepriekš parakstīja, un atgādināt, ka viņi nevar mainīt projekta darbības jomu, neietekmējot laika grafiku un projekta izmaksas.
3. Mainīt vadības procesu
Labs izmaiņu kontroles process uzliek atbildību komandai, kas vada projektu, apstiprināt visas izmaiņas projekta sākotnējā apjomā kā grupas. Viens no izmaiņu kontroles procesa ieguvumiem ir tas, ka tas kalpo kā pārbaude un līdzsvars tam, ka projekta vadītājs nedarbojas vakuumā. Vēl viens izmaiņu kontroles procesa ieguvums ir tas, ka atbildība par lēmumu pieņemšanu tiek dalīta, jo visiem pieprasījumiem atkāpties no sākotnējās projekta darbības jomas ir iesniegts detalizēts pieprasījums, kuru pārbauda projekta augstākā vadība. Pārbaudes ietvaros projekta vadībai vajadzētu ne tikai pārskatīt galveno jautājumu, bet arī riskus, izmaksas un resursus, kas saistīti ar šī darba veikšanu.
Kā veikt integrētu izmaiņu kontroli projektā
4. Sarunas
Nebaidieties vest sarunas ar ieinteresētajām personām, kuras vēlas mainīt projekta norunāto apjomu. Tas no jums prasīs zināmu radošumu. Laba taktika, ko var izmantot, var teikt, ka jūs esat apmierināts, iekļaujot šo prasību projekta darbības jomā, bet tikai tad, ja tiek apgriezti citi esošās darbības jomas elementi, lai atbrīvotu resursus, naudu un laiku, lai pielāgotos izmaiņām. Alternatīvi, ja pieprasītājs ir pārliecināts par konkrētas prasības ieviešanu, viņš var uzrakstīt izmaiņu kontroles pieprasījumu un iesniegt to komitejai. Alternatīvi, cita iespēja ir izpētīt alternatīvus veidus, kā izveidot to, ko pieprasītājs meklē, tādā veidā, ka tam nebūtu dramatiskas ietekmes uz esošo darbības jomu.
5. Nākamās fāzes
Vēl viena taktika ir sadarboties ar personu, kas vēlas paplašināt projekta darbības jomu, un noskaidrot, vai ir iespēja to paveikt kā daļu no nākamā posma. Tas ir īpaši viegli pārdodams, ja pieprasītājam ir daudz darba, kuru viņi vēlētos redzēt paveiktu. Varbūt šīs pieejas lielākais ieguvums ir tas, ka tas dod jums vairāk laika, lai pienācīgi analizētu pieprasījumus un izstrādātu labāko plānu, kā izpildīt šīs funkcionalitātes pievienošanu.
© 2016 Maks Daltons