Liesais birojs: 5. birojs

5S birojs, Lean birojs

5S Office vai Lean Office ieviešana var radīt milzīgas priekšrocības jūsu biznesam. 5S ir tikpat piemērojams birojā kā rūpnīcas stāvā.

Darba vietas organizācija ir svarīga neatkarīgi no darba vietas.

Pārāk daudz cilvēku domā, ka Lean Manufacturing rīki, piemēram, 5S, ir domāti tikai jūsu ražošanas procesam, taču tie ir piemērojami jebkuram procesam, un jūsu birojs ir tikai vēl viens process. Birojs ņem informāciju, strādā pie tā un pārveido to citā informācijas formā, tas neatšķiras no jebkura cita ražošanas veida. Šis vienkāršais process jūsu birojam var uzlabot jūsu sagatavošanās laiku un daudzas citas jomas.

Jūs bieži atklāsiet, ka vairāk jūsu kavējumu un problēmu rodas no biroja procesiem, nevis no veikala procesiem. Cik bieži jūsu ražošanas cilvēki sūdzas par to, ka klientam tiek paziņots tikai dažas dienas no sešu nedēļu ilgā izpildes laika?

5S birojam

5S biroja darbības ir šādas:

• Seiri / Kārtot
• Seitons / Iestatiet kārtībā
• Seiso / Spīdēt un pārbaudīt
• Seiketsu / Standartizēt
• Šitsuke / Uzturēt

5S mērķis ir padarīt darba vietu efektīvāku, noņemot visu nevajadzīgo jucekli, ergonomiski un droši izvietojot atlikušos priekšmetus un uzturot un nepārtraukti uzlabojot šīs izmaiņas.

5S noņem biroja atkritumus

5S efektīvais Lean birojs

LeanMan

5S, lai noņemtu biroja atkritumus

LeanMan

5S Lean birojā

Nākamajās sadaļās tiks aprakstīti visi 5S biroja soļi un to piemērošana biroja vidē. Vislabāk to izdarīt ar eksperta palīdzību, lai jūsu darbiniekiem nodrošinātu 5S apmācību, kā arī motivētu un apmācītu viņus šajā procesā.

Liesas ražošanas priekšrocības, īpaši 5S, var būt pārsteidzošas, nav nekas neparasts panākt efektivitātes uzlabojumus līdz 30%, ieviešot 5S kā daļu no liesās ražošanas. Jebkuras 5S ieviešanas galvenais mērķis ir noņemt atkritumus no jūsu procesiem, kuri ir septiņi liesās ražošanas atkritumi.

5S Office Kārtot

5S Seiri birojā

LeanMan

5S Seiri / Kārtot Lean Office

5S pirmais solis ir tikpat piemērojams, ja ne vairāk no tā, ko esmu redzējis birojā. Bieži vien vecie dokumenti, lietas, katalogi, aprīkojuma vienības, senie paraugi un daudz citu nekārtību sēž uz rakstāmgaldiem, paslēpti skapjos un aiz tiem, un parasti aizņem vietu un traucas mums ceļā.

Esiet stingrs pret to, ko noņemat; ja tas nav vajadzīgs, junk to. Pārāk daudz cilvēku glabā lietas, krājot vecos katalogus tikai tāpēc, ka tie kādu dienu varētu noderēt, bet cik bieži viņi to dara? Ne pārāk bieži!

Izpildiet to pašu procesu kā jebkurai citai 5S ieviešanai savos ražošanas procesos. Izmetiet acīmredzamo atkritumu daudzumu, ievietojiet nezināmus priekšmetus karantīnas zonā, atzīmējiet visus priekšmetus, kurus nevar viegli noņemt, ja tie nav nepieciešami vai nedarbojas. (Jā, jūs varat paturēt podos audzēto augu, taču turiet to ārpus darba plūsmas!)

Kad esat noņēmis acīmredzamo jucekli, pārskatiet karantīnā ievietotos priekšmetus un vienojieties par to izvietojumu kā komanda, ja tas ir kaut kas vajadzīgs, novietojiet to tur, kur tas ir nepieciešams, ja to var arhivēt, dariet to utt. Katram objektam.

Office 5S noiet greizi

5S Seitons / pasūtījums Lean birojam

Tas ir brīdis, kad daudziem cilvēkiem ir nepatīkama sajūta un dažos gadījumos viņi iet pārāk tālu. Mēs nevēlamies apzīmēt katru caurumu perforatoru un skavotāju, un uz galdiem ir jāpielīmē mazi kvadrāti, kas katram biroja darbiniekam identificē to atrašanās vietu, lai gan tas var būt saprātīgs solis rakstāmgaldam blakus kopētājam, ja cilvēki vienmēr meklē skavotājs šeit!

Birojā ir jāņem vērā process un plūsma caur biroju, nevis tipiski stacionārie gabali, kas katram cilvēkam ir. Apsveriet, kāda informācija un kur nonāk birojā. Vai uz katra rakstāmgalda ir ievietotas paplātes? Vai darbs tiek sadalīts baložu caurumu sistēmā? Lai kā arī lietas būtu organizētas, apsveriet, kā tās plūdīs pie cilvēka, kuram tās ir vajadzīgas. Atcerieties, ka mēs vēlamies lietas tuvināt tur, kur tās nepieciešamas.

Apsveriet biroja aprīkojuma atrašanās vietu. vai kopētājs ir iestrēdzis tālajā stūrī, kur visiem līdz tam jāiet? Vai vietas trūkuma dēļ papīrs mašīnai atrodas pretējā stūrī? Vai toneris tiek uzglabāts noliktavā, jo to ir pārāk dārgi atstāt gulēt? Kurš to vedīs mājās? Nogādājiet to vislabākajā vietā tiem, kam tas nepieciešams.

Paskaties uz biroja printeriem: vai katram ir tāds, vai arī jūs, piemēram, lielākā daļa mūsdienu biroju ar dažiem tīkla printeriem? Vai viņi ir īstajā vietā un vai viņiem piederošie palīgmateriāli ir gandrīz pie rokas, lai izgrieztu pastaigas lietām?

Pārliecinieties, ka kartotēkas ir pareizi sakārtotas un izvietotas nepieciešamības gadījumā, nevis visas glabājas pēc kārtas biroja pretējā pusē. Atrodiet brošūras un katalogus vietās, kur cilvēki tos lieto, nevis bibliotēkā, uz kuru viņiem jāiet.

Krāsu koda faili un tamlīdzīgi, kas paredzēti konkrētām darba jomām, piemēram, visu klientu pasūtījumu failu padarīšana sarkanā krāsā, piegādātāju datņu zilā krāsošana utt. Tas nekavējoties ļaus saprast, kas ir kas un kur tas pieder.

Apsveriet virtuālo biroju un tur esošos “dokumentu skapjus”. Cik no jūsu cilvēkiem patiešām zina, kā kārtot savus dokumentus datoros? Cik reizes jūs kaut ko esat prasījis un pēc tam gaidījāt, kamēr kāds meklēs savos direktorijos, meklējot dokumentu, nezinot, kur viņš to ievietojis? Cik bieži pats to esi darījis?

5S Office video

5S Seiso / Shine and Check Lean birojā

Līdzīgi kā ražošanas apgabalā, rūpīgi sakopiet vietu un saglabājiet to tādā veidā, norādiet pienākumus un precīzi definējiet, kas jādara.

Lean Office video

5S Seiketsu / Standartējiet Lean birojā

Neliela atšķirība šeit no veikala grīdas: noformējiet un veiciet revīzijas biroja vai individuālā līmenī. Skrieniet arī sacensības, tāpat kā ražošanas apgabalos. Izmantojiet fotogrāfijas un tā tālāk. Pēc šīm revīzijām man vienmēr tika izsniegta rakstāmgalda fotogrāfija, jo man vienmēr bija vissakoptākais! Varbūt man vajadzētu mēģināt praktizēt to, ko es sludinu.

5S birojs

5S Shitsuke / Sustain Lean birojā

Bieži vien vissmagākā biroja daļa, kāda tā ir rūpnīcā, ir uzturēt 5S uzlabojumus, ko esam paveikuši, un padarīt tos par daļu no mūsu ikdienas. Pārāk bieži mums neizdodas šajā solī, un veiktās izmaiņas un izveidotie uzlabojumi lēnām sāk pazust, līdz zaudējam iegūtās priekšrocības.

Ir ļoti svarīgi, lai visas iepriekšējās darbības tiktu atkārtotas un uzturētas, lai nezaudētu padarītā darba priekšrocības. Nodrošiniet, ka jaunie darbinieki ir apmācīti par vienkāršas ražošanas un 5S principiem, un pilnībā saprot, kā viņi var dot ieguldījumu uzņēmuma darbībā kopumā.

Apmācība 5S Office

Daudzos veidos, kā jūs ieviestu 5S uz rūpnīcas grīdas, jums būs jāaicina konsultants vai treneris, kas palīdzēs jums ieviest šo liesās ražošanas rīku. Ārējās palīdzības sniegšana nodrošinās, ka projekts tiek uztverts nopietni, un ārējiem treneriem būs vērtīga pieredze par to, ko var darīt, lai padarītu jūsu biroja plānojumus efektīvākus un patīkamākus jūsu darbiniekiem strādāt.

Trenera atlase un pieņemšana darbā 5S biroja ieviešanai ir tāds pats process, kādu jūs varētu izmantot, pieņemot darbā treneri savām ražošanas vietām.

Vai jūsu birojā ir nepieciešams 5S?

© 2010 Tonijs