9 Stratēģijas efektīvai e-pasta izmantošanai darbā un ne tikai

E-pasta sūtīšana un saņemšana biznesā ir izplatīta gandrīz visās kopienās.

Lorija Trūzija

E-pasta nozīme uzņēmumiem

Daži aprēķini liecina, ka tiešsaistes tiešsaistes korespondences apjoms pasaulē ir gandrīz 130 miljardi. E-pasts ir efektīvs rīks uzņēmumiem, taču ar e-pasta ziņojumiem ir jārīkojas ar vislielāko profesionalitāti. Neskatoties uz e-pasta nozīmi uzņēmējdarbības mijiedarbībā, lielākā daļa darba devēju reti sniedz apmācību par elektroniskā pasta izmantošanu. Nejaušības dēļ darbiniekiem, izmantojot biznesa resursus, jāsaprot atšķirība starp personisko un komerciālo korespondenci.

Patiešām, biznesa mijiedarbība ar e-pastu var būt kaitīga, ja tā netiek veikta pareizi. Kā rehabilitācijas konsultants esmu strādājis ar klientiem, lai uzlabotu rakstiskās un mutiskās prasmes uzņēmējdarbības videi. Turklāt es esmu palīdzējis darba devējiem īstenot stratēģijas efektīvai saziņai ar e-pastu. Tālāk ir sniegti paņēmieni, kas izrādījušies noderīgi, un idejas noderīgas politikas veidošanai.

Aptauja

E-pasta mijiedarbība notiek visas darbadienas laikā.

Lorija Trūzija

9 Efektīvas e-pasta izmantošanas stratēģijas darbā

1. Izvairieties no neatbilstošiem jokiem. Atsevišķu vārdu un frāžu izmantošana indivīda nomelnošanai var būt pamats tūlītējai atlaišanai. Daudzām organizācijām ir politika pret skaidras valodas lietošanu, ti, skolām. E-pasta ziņojumos un citos saziņas veidos aizskarošu komentāru veidi ir: rasu nomelnošana, izteikti nacionālas izcelsmes paziņojumi, neobjektīvi komentāri par personas invaliditāti un apvainojumi, kas saistīti ar seksuālo orientāciju. Līdz ar to pētījumi ir parādījuši, ka uzņēmumi gūst labumu no cieņas pilnas reputācijas pret darbiniekiem un sabiedrību. Ierobežojiet savu personisko viedokli par komēdiju no uzņēmējdarbības komunikācijām, ieskaitot e-pastus.

2. Apsveriet dienas laiku. Dienas laiks var ietekmēt reakcijas uz e-pastu. Dienas beigās persona var nosūtīt tiešsaistes saraksti saīsinātā valodā, kas, iespējams, neatspoguļo to, ko jūs zināt par darbinieku, klientu vai darbuzņēmēju. Turklāt apsveriet, vai ir pareizi sūtīt e-pastu ārpus darba laika. Piemēram, īsziņu sūtīšana uzraugam vakarā, kad viņš / viņa ir kopā ar ģimeni, var nebūt lieliska ideja. (Cik steidzami nepieciešama atbilde? Vai jautājums ir labāk risināts nākamajā darba dienā?)

3. Pārtraukumu un pusdienu laikā mēģiniet nesūtīt e-pastu. Cilvēki izmanto pārtraukumus un pusdienu laiku, lai atjaunotos no stresa darbā. Šajos periodos viņi var risināt arī personiskus jautājumus. Šo iemeslu dēļ, sazinoties ar citu personu pa e-pastu, pusdienu vai pārtraukuma laikā var rasties sasteigtas atbildes ar slikti izteiktām idejām. Tehnika, ko bieži izmanto profesionāļi, ir atvēlēt laiku darba dienas laikā, lai atbildētu un rakstītu e-pastus, lai saglabātu skaidrību un mērķtiecību.

4. Nosakiet, kad e-pasts var nebūt labākais risinājums. Tēmas, kas saistītas ar ilgām sarunām, vislabāk var nodrošināt, klātienē mijiedarbojoties vai izmantojot tālruņa zvanu. Turklāt apmaiņā ar e-pastu darba vietā būtu jāizvairās no konfidenciāliem jautājumiem vai sensitīvām tēmām, ja vien tas nav saistīts ar atbilstošo personāla personālu vai vadītāju. Šie jautājumi var ietvert: iespējamo diskrimināciju, atalgojuma neatbilstības un veselības problēmas. Tāpat prāta vētras prasa laiku un pūles, padarot šādu darbību piemērotāku citam saziņas veidam. Būtībā diskusiju jomas, kuru atrisināšanai nepieciešamas vairāk nekā dažas minūtes, e-pastam var nebūt piemērotas.

5. Neatbildiet dusmās. Saņemot kādu elektronisko pastu, jūs varat nostāties aizsardzības domāšanā. Tomēr pirms atbildes nosūtīšanas nomierinieties. Mūsdienu darba vidē takta demonstrēšana darbiniekos ir ļoti novērtēta īpašība. Turklāt atturieties no necienīgas vārdu krājuma izmantošanas. Apsveriet šo faktu: uzrakstītais saniknotais e-pasts var kļūt par daļu no nākamās dienas ziņu cikla vai ievietot sociālajos tīklos. Īsāk sakot, jūs varētu vēlēties saglabāt savu darbu, vienlaikus veidojot produktīvas attiecības gan organizācijā, gan ārpus tās. Citiem vārdiem sakot, emocionālās ierobežošanas spējas demonstrēšana var dot labumu jūsu kopējam karjeras ceļam.

6. Padomājiet, pirms sūtāt e-pastu. Pirmkārt, garīgi pārdomājiet savu vārdu izvēli sarakstei. Pēc tam uzrakstiet e-pasta melnrakstu. Visbeidzot, pārskatiet to un pēc vajadzības veiciet izmaiņas. Ja laiks atļauj, ļaujiet citai personai sniegt jums atsauksmes. Pārliecinieties, ka tēma ir mijiedarbības centrs.

7. Ja nepieciešams, izmantojiet veidnes. Sistēmas izveidošana samazina dažus ar e-pastu saistītos jautājumus. Daudzi uzņēmumi un organizācijas izstrādā un uztur formatētus e-pastus dažādām situācijām, kas ikdienā ir ikdienišķas. Pakalpojumu atteikšana vai apstiprināšana, produktu atgriešana, kā arī sapulču plānošana ir tikai dažas no jomām, kas piemērotas veidnēm. Kad organizācija sper šādu soli, pakalpojumu kvalitāti var uzlabot, vienlaikus samazinot kļūdas rakstveida apmaiņā. Veidnes ir arī lieliski laika taupīšanas rīki.

8. Jūsu ziņai jābūt lakoniskai un pieklājīgai. Sastādiet savu vēstījumu ar sapratni, ko rakstāt citam cilvēkam. Izmantojiet pieklājīgu sveicienu un aizvēršanu. Palieciet koncentrējies uz e-pasta mērķi, izvairoties no slenga un vārda izsaukšanas. Nokļūstiet pie lietas diplomātiski. Neizvirziet nesaistītas bažas.

9. Jūsu toni ir svarīgi. Neraustiet savus kolēģus, darbuzņēmējus vai patērētājus rakstiski vai kādā citā saziņas veidā. Apdraudošā valoda var izraisīt smagas sekas. Saglabājiet e-pasta signāla pozitīvu. Parādiet nākotnes domāšanu, iekļaujot teikumus, kas parāda vēlmi atrisināt problēmas. Piemērs varētu būt šāds: "Esmu pārliecināts, ka mēs varam atrast problēmas risinājumu."

Pārāk ātri rīkojoties ar e-pastu, var būt sekas

Lorija Trūzija

Juridiskās sekas un politikas apsvērumi

Iespējams, ka ar sasteigtiem e-pastiem ir saistītas juridiskas sekas. Patiešām, tiesas tiešsaistes sarakstes ir atzinušas par rakstisku ierakstu. Tāpēc saprotiet e-pastu kā biznesa memorandus, elektronisko dokumentāciju vai paziņojumus, kurus var pārbaudīt, ja rodas vajadzība. Apmācot jaunus darbiniekus, uzņēmumiem būtu izdevīgi ļaut darbiniekiem praktizēties ar dažādiem scenārijiem, lai uzlabotu viņu prasmes rīkoties ar e-pastu. Būtībā politikas izstrāde un apmācība par mijiedarbību ar e-pastu palīdz organizācijai izvairīties no tiesvedības. Tālāk ir sniegti daži svarīgi efektīvas politikas komponenti, kas attiecas uz e-pasta izmantošanu. Tomēr uzņēmumu īpašnieki pirms politikas ieviešanas darba vietā var vēlēties konsultēties ar advokātu.

Uzņēmumu e-pasta politikas būtiskākie komponenti

• Norādiet, cik ātri darbiniekiem ir jāatbild uz likumīgiem tiešsaistes ziņojumiem.
• Norādiet, ka katram darbiniekam jāapmāca atbilstoša veidņu izmantošana.
• Informēt darbiniekus tiešsaistes korespondencē, izmantojot uzņēmuma resursus, pēc nepieciešamības var pārskatīt pēc darba devēja vai iestāžu ieskatiem.
• Nosakiet, kad darbinieki pa e-pastu var sazināties ar citiem darbiniekiem, klientiem vai darbuzņēmējiem. (Vai sapulču laikā tālruņiem jābūt izslēgtiem? Vai darba laikā personiskās problēmas būtu jārisina pa e-pastu? Kad ir izņēmumi?)
• Izstrādājiet, ko darīt neparastos apstākļos. (Īpaši satraucoša e-pasta ziņojuma gadījumā ar ko būtu jāsazinās? Vai par to jāinformē iestādes?)
• Kā tiks novērsta atbilde uz elektronisko pastu? Vai e-pasts ir jāignorē vai jāpārsūta uzraugam?
• Sīkāk norādiet, kādā valodā e-pasts nevar būt. Piemēram: “Mūsu organizācijas nepieļauj rasu vai dzimumu nomelnošanu mutiskā vai rakstiskā sarakstē, ieskaitot e-pastu.
• Norādiet politikas pārkāpšanas sekas. Piemēram: “Ja tiek konstatēts, ka mūsu e-pasta sistēmā darbinieks nodarbojas ar iebiedēšanu, viņam / viņai būs jāpārskata HR, apsverot darba attiecību pārtraukšanu.

Apstājieties un pārdomājiet, pirms nospiežat pogu Sūtīt

Lorija Trūzija

Aptauja