Kā rīkoties saziņā krīzes laikā

Augsta līmeņa tiesas prāva, grāmatvedības skandāls, vardarbības gadījums darbavietā vai kāda no daudzām citām norisēm var postoši ietekmēt biznesu vai bezpeļņas organizāciju. Reportieru stress, kas pastāvīgi aicina jūs komentēt notikumu, par kuru jums vēl nav pat visu faktu, var būt milzīgs un paralizējošs. Atkarībā no skandāla rakstura var būt nopietnas finansiālas sekas - atzarojumi, kas var pasliktināties tik ilgi, kamēr organizāciju pārņem negatīva publicitāte. Ir ļoti svarīgi, lai jūs plānotu dažādus krīzes scenārijus un būtu gatavs, cik vien iespējams, kad trāpīs kāds.

Pixabay

Pirms krīzes

Saņemiet krīzes komunikācijas plānu kopā

Pārāk daudzām organizācijām rakstiski nav nekas, kas norādītu, kurš ir pirmais krīzes gadījumā. Plānā nošķiriet krīzes veidus. Krīzes reaģēšanas grupa, kas iesaistīta vardarbības darbavietā novēršanā, visticamāk, būs nedaudz savādāka nekā komanda, kas vērsīsies pie ziņām par gaidāmo seksuālās uzmākšanās lietu pret valdes locekli. Pārliecinieties, vai esat aprakstījis dažādus cilvēkus dažādiem scenārijiem un vai katrs cilvēks zina savu lomu. Periodiski veiciet mācības, lai pārliecinātos, ka darbinieki ir iepazinušies ar protokoliem.

Izstrādāt darbības sistēmu, kā sabiedriskās attiecības darbosies ar juridisko

Tas jādara plānošanas posmā. Vienmēr ir jāpanāk līdzsvars starp pārredzamību un atbildības risku. Jūsu juridiskā komanda var būt piesardzīgāka nekā jūs vēlaties, ja esat mēģinājis nokļūt priekšā stāstam. Ziniet, ka pirms krīzes iestāšanās! Izdomājiet, kāda ir līnija visticamākajos krīzes scenārijos, lai jums būtu laba ideja par to, kāda valoda ir un nav atļauta. Pretējā gadījumā krīzes laikā jūs tērēsiet laiku, strīdoties iekšēji ar juridisko par efektīvāko reakciju gan no stratēģiskā, gan taktiskā viedokļa. Izmantojiet šo plānošanas procesu, lai juridiski izskaidrotu, ko krīzes laikā sagaidīt no biroja, it īpaši, ja jūsu juridiskā komanda iepriekš nav pārdzīvojusi sabiedrisko attiecību krīzi. Viņi, iespējams, nesaprot ātras reaģēšanas nozīmi un izturas pret jūsu pieprasījumiem tāpat kā pret citiem saņemtajiem.Šajā laikā jūs varat zaudēt vērtīgo laiku un spēju ietekmēt stāstījumu.

Regulāri rīkojiet mediju apmācības sesijas ar personālu

Jūsu darbinieki, iespējams, nonāks krīzes priekšējās līnijās. Jo vairāk visi darbinieki zina, ko gaidīt, jo mazāk viņi, iespējams, būs pārņemti, kad notiks katastrofa.

Krīzes sākumā

Apkopojiet faktus, apstipriniet tos vēlreiz

Protams, tālrunis, iespējams, zvana no āķa, taču jūsu publiskajiem paziņojumiem jābūt precīziem. Gan jūsu organizācijas ticamība, gan jūsu pašu profesionālā uzticamība ir uz līnijas. Ja kopīgojat notikumu versiju ar reportieri un piecas minūtes pēc sarunas pārtraukšanas jums ir jāatzvana ar labojumiem un pēc tam trešo reizi atzvaniet ar jauniem faktiem, kas ir pretrunā ar pirmajām divām versijām, reportieris apšaubīs, vai kaut kas ir vai jūs esat īstais cilvēks savā organizācijā, ar kuru runāt (vai arī viņam būtu jāvirza jautājumi uz jūsu priekšnieku), vai jūsu demonstrētā disfunkcija liecina par lielāku organizācijas disfunkciju, kas, iespējams, ir veicinājusi krīzi, un tai vajadzētu būt stāsta daļai.

Ģe iesaistītie juridiskie cilvēki

Pārliecinieties, ka viņi publisko paziņojumu projektus pārbauda tik ātri, cik jūs varat tos sastādīt, ievērojot iespējamo atbildību.

Informējiet vadību reāllaikā

Vadībai jāsniedz reālistiskas prognozes par to, kas gaidāms. Pēdējā lieta, ko vēlaties, ir jūsu izpilddirektors, lai panikā un bez jūsu ziņas sāktu pats vērsties pie preses. Vai arī lai viņi zaudētu uzticību jums un sāktu paļauties uz citu padomu, kā krīzi pārvarēt - citiem, kuri, iespējams, ir informēti par problēmas specifiku, bet pilnīgi nezina attiecības ar plašsaziņas līdzekļiem. Pārliecinieties, ka jūsu izpilddirektors ne tikai zina, kas notiek, bet arī viņam ir skaidri noteikta loma, kas ir daļa no pārdomāta plāna, kuru izpildot, tas palīdzēs organizācijai pārvarēt vētru vislabākajā iespējamajā stāvoklī.

Zvaniet kolēģiem, lai koordinētu darbu

Atcerieties, ka viss, ko sūtāt pa e-pastu, ir atrodams. Es pieņemu, ka jūs to nelasāt, lai palīdzētu jums orientēties jūsu pašu iesaistīšanās nelegālās darbībās, taču atkarībā no krīzes rakstura, atkarībā no tā, kā jūs formulējat e-pastus, jūs varat saasināt situāciju, it īpaši, ja kāds nopludina informāciju. Tā vietā, lai tērētu laiku, lai uzminētu, kā e-pasts varētu tikt uztverts, ja tas būtu nopludināts vai izlaists kā daļa no tiesas protokola, pēc iespējas paceliet tālruni un sazinieties ar kolēģiem, lai saskaņotu jūsu atbildi. Samaziniet redakcionālos komentārus visos e-pasta ziņojumos, kas jums jānosūta.

Tikai fakti, kundze

Sociālo mediju kontiem un publiskajiem paziņojumiem vajadzētu izvairīties no redakcionāla rakstura un koncentrēties uz faktiem. Piezīme. Faktu sastādīšana, lai virzītu stāstījumu, atšķiras no redakcionāla rakstura. Viena lieta ir uzspiest čivināt, ka "XYZ organizācija šeit nav pilnīgi pie vainas", un pavisam cita ir atbrīvot paziņojumu par:

Pārliecinieties, vai esat ļāvis visiem darbiniekiem, it īpaši priekšējās līnijas ļaudīm, zināt ziņojumu un pilnvarot to paziņot. Tas nozīmē maz, ja pakalpojuma pārtraukšanas iemeslus kopīgojat ar reportieriem, ja jūsu klientu apkalpošanas pārstāvji nezina šos iemeslus un / vai nav pilnvaroti dalīties šajos iemeslos ar ļoti dusmīgajiem klientiem, ar kuriem viņi runā. "Dusmīgi klienti un slikta klientu apkalpošana" kļūst par leņķi, no kura var izvairīties, ja pārliecināsities, ka visi jau no paša sākuma soļo pie vienas un tās pašas mūzikas lapas. Pārliecinieties, ka, izplatot ziņojumu, jūs regulāri atjaunināt visus savus sociālo mediju kanālus. A

Praktizējiet ziņu disciplīnu

Tas nozīmē ne tikai pārliecināties, ka jūsu priekšējās līnijas darbiniekiem ir vēstījums, bet arī tas, ka visi jūsu darbinieki un vadība zina un kā turēties pie šī ziņojuma neatkarīgi no tā, cik vilinoši varētu būt ziņojuma nosūtīšana vai cik daudz reportieris var pārspēt tevi tā darīt.

Vienmēr vispirms domājiet par savu ziņojumu. Pārliecinieties, ka neatkarīgi no tā, kāds jautājums tiek uzdots, jūsu atbilde reportieri un / vai sabiedrību atgriežas pie jūsu ziņojuma. Es uzskatu, ka man ir noderīgi pierakstīt to, ko es plānoju pateikt reportierim pa tālruni, un turēt to sev priekšā, lai uzzinātu. Es to parasti nelasu vārds vārdā, bet tas palīdz man koncentrēties uz galveno stāstījumu.

Pārējai organizācijai mediju sagatavošana ir būtiska. Cerams, ka jūs regulāri iepriekš iesaistāt vismaz savu vecāko vadītāju komandu notiekošajās mediju apmācībās, un tādējādi vadītāju sagatavošana konkrētai situācijai var notikt nevainojami. Ja tā nav, un jūsu vadības komandai sabiedrisko attiecību krīzēs ir jaunums, pārliecinieties, ka pirms sagatavošanās stratēģijai un taktikai, kas nepieciešama, lai risinātu, pārliecinieties, ka sagatavošanās sagatavošana ir rūpīgi pamatota ar ziņu disciplīnu, apstrādājot preses jautājumus, pārvaldot pārklājuma cerības un citus pamatus. ar konkrēto situāciju.

Neievērojiet turpinājumu par stāstījumu, it īpaši, ja jūsu ziņa ir sarežģīta

Saglabājiet savu ziņojumu vienkāršu, saprotamu un salīdzināmu. Izvairieties no žargona, kur vien iespējams. Uzsveriet sava vēstījuma ietekmi uz cilvēkiem, ja iespējams. Ja citi, it īpaši ar plašsaziņas līdzekļiem nesaistīti dalībnieki (piemēram, vietējās organizācijas, ievēlētas amatpersonas un sabiedriskas personas), mēģina jūs publiski piesaistīt detaļām, pievērsieties detaļām tikai tik daudz, cik jums tas jādara, lai atgrieztos pie sava ziņojuma.

Nepārtrauciet ignorēt reportiera tālruņa zvanus

Tam vajadzētu būt acīmredzamam, taču tas notiek bieži, parasti tāpēc, ka vai nu sabiedrisko attiecību komanda ir nomākta, vai arī ir izmantojusi sacīkstes pieeju plašsaziņas līdzekļiem, lai risinātu krīzi. Jebkurā gadījumā žurnālistu mūrēšana nav noderīga. Tas tikai rada iespaidu, ka jums ir ko slēpt. Reportieri sapratīs, vai jūs dalīsities ar viņiem patiesībā: ka jūs joprojām apkopojat faktus vai ka oficiāla paziņojuma apstiprināšana prasa ilgāku laiku, nekā paredzēts, vai arī (ja koplietošana ir ārpus ieraksta) ir problēmas elementi tas, ja tas tajā brīdī tiks publiskots, varētu būtiski kaitēt cilvēkiem. Tas nenozīmē, ka jūs sasniegsiet vēlamo rezultātu, taču daudz labāk ir iesaistīt plašsaziņas līdzekļus nekā ignorēt tos, ja jūs cerat uz labvēlīgu atspoguļojumu vai vismaz uz taisnīgu un objektīvu atspoguļojumu.

Savelciet surogātus

Atrodiet trešās puses, kas var pārvadāt jūsu stāstījumu, un pilnvarojiet viņus runāt jūsu vārdā. Pārliecinieties, ka esat tos iepriekš sagatavojis ar visu nepieciešamo fonu un sarunu punktiem, lai viņi netīšām neizdzēstu ziņojumu.

Pixabay

Īsumā pēc tūlītējās krīzes pārvarēšanas

Analizējiet, kas notika labi un kas nepareizi. Novērtējiet saņemto plašsaziņas līdzekļu atspoguļojumu un to, cik efektīvi jūsu ziņa tika nodota katrā noieta vietās. Vai jums izdevās vadīt izvēlēto stāstījumu, vai arī jūsu vēstījums tika atšķaidīts ar pretstāstījumiem? Ne tikai rīkojiet sapulci; sastādiet rakstisku novērtējumu, uz kuru varat atsaukties, kad pie apvāršņa parādās nākotnes nepatikšanas. Ja nepieciešams, atjauniniet krīzes komunikācijas plānu, ja tā izpilde nedeva vēlamos rezultātus.

Pārliecinieties, ka krīze faktiski ir pagājusi

Dariet visu iespējamo, lai pārliecinātos, ka galvenā problēma, kas noveda pie negatīvās preses, ir novērsta un ka personāls un / vai vadība nav vienkārši uzrakstījusi šo problēmu. Jūsu profesionālā uzticamība ir apdraudēta, ja esat tikko apliecinājis sabiedrībai, ka problēma ir atrisināta. Atkarībā no problēmas rakstura var būt apdraudēta arī jūsu nodarbinātība un brīvība.

Noteikti pateicos reportieriem, kuri nodrošināja labvēlīgu vai taisnīgu atspoguļojumu

Viņi var turpināt sekot stāstiem, un jūs vēlaties pārliecināties, ka saziņas līnijas ir atvērtas, ja viņi pēc nedēļas vai divām atkal piezvanīs jums, lai saņemtu komentārus. Pat ja viņi to nedara, laba prakse ir tikai uzturēt labas attiecības ar presi.

Pixabay

Kādi ir jūsu labākie padomi krīzes pārvarēšanai?

© 2019 Kristofers Hundlijs