Kāda ir būt projekta vadītāja: diena dzīvē

Vai domājat par projekta vadītāja karjeru? Turpini lasīt…

Canva.com

Ar jebkuru karjeru tas, kas nepiederošam cilvēkam var šķist interesants un krāšņs, bieži vien var būt sarežģīti un stresa pilni darba aspekti. Pareizas karjeras izvēle ir svarīga, tāpēc jums ir jāveic pētījumi. Ieskatīšanās ārpus glancētajām darbā pieņemšanas lapām un mazliet iepazīšanās ar ikdienas realitāti darbā var palīdzēt pieņemt apzinātāku lēmumu par to, vai šī karjera ir piemērota tieši jums.

Šajā rakstā esmu apkopojusi savu un citu projektu vadītāju pieredzi, lai sniegtu jums ieskatu, kā izskatās parasta diena. Izlasiet to un pārliecinieties, vai tā ir karjera, par kuru jūs varētu iedomāties sevi.

Protams, patiesībā katra diena kā projekta vadītāja ir ļoti atšķirīga, taču šī raksta vajadzībām esmu strukturējis dažas tipiskas aktivitātes vidēji 9–5 dienu laikā.

8:00: sāciet darbu. Pārbaudiet e-pastus.

Lasītājs ar ērgļa acīm jau būs pamanījis pretrunu manā rakstā. Ievada rindkopā es pieminēju, ka došu jums tipisku 9–5 dienu, un tagad dienu esmu sākusi plkst. 8:00.

Šī ir pirmā projekta vadītāja realitāte: diena ir ļoti reti 9-5.

Projektu vadība ir prasīga karjera. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad esat kritiskā projekta posmā. Projekti ir tik cieši saistīti ar laika grafikiem, ka, kad viss kļūst sarežģīts, nav laika apstāties un apstāties. Tas patiesībā nozīmē, ka aizņemtos periodos jūs, iespējams, strādājat ilgas stundas, lai atbalstītu savu komandu, tiktu galā ar uzdevumiem un nodrošinātu, ka tiek ievēroti termiņi.

Lai tiktu galā ar tik prasīgu darbu, daudzi projektu vadītāji sāks darbu pirms rīta zvana un sapulces steigas, lai viņiem būtu laiks panākt e-pastu saņemšanu. Nereti projekta vadītājs darbu sāk pulksten 7 vai 8 no rīta. Un, protams, liela kopīga e-pasta iesūtne. Jums jābūt pietiekami organizētam, lai varētu labi pārvaldīt iesūtni un atbildēt uz svarīgiem e-pastiem.

9:00: konferences zvans

Konferences zvani ir pārņemti no sanāksmēm kā visizplatītākā saziņas metode ar projektiem. Kāpēc? Jo daudziem projektiem tagad ir attālinātas komandas. Kad jūs strādājat ar cilvēkiem, kas atrodas daudzās vietās, laika pavadīšana sapulcēs kļūst nereāla. Ja tehnoloģija ir tik progresīva, kāda tā ir, tālruņa vai video konference var būt tikpat efektīva. (Nu, tas ne vienmēr ir taisnība. Vienkārši sava prieka pēc esmu izveidojis saiti uz zemāk redzamo videoklipu, kas sniedz unikālu priekšstatu par to, kā konferences zvans izskatītos reālajā dzīvē. Ja esat kādreiz pieredzējis konferences zvanu, noteikti liks tev pasmieties.)

Kā projekta vadītājs bieži vien esat atbildīgs par konferences zvanu rīkošanu, un jums, iespējams, būs jārīkojas kā biznesa pārstāvim citos ar jūsu projektu saistītajos zvanos. Bieži tiek plānots, ka projekta zvani komandai dod regulāru iespēju tērzēt, kā viņiem veicas ar projektu, un apspriest iespējamās problēmas.

Konferences zvans reālajā dzīvē

10:00: Konferences zvana / projekta jautājumu pārskatīšana

Pieņemsim, ka 9:00 konferences zvans ir stundu garš. Tas ir diezgan tipiski lielākam projektam. Kā projekta vadītājs jūs pabeigsiet konferences zvanu ar visu pierakstu kopu. Jūsu komanda, iespējams, ir paziņojusi jums par paveikto darbu, nepabeigto darbu un galvenajiem projekta jautājumiem. Iespējams, ka pēc konferences zvana atstāšanas jums būs jāveic steidzams vai daļēji steidzams darbs, lai risinātu tikko izvirzītos jautājumus.

Tāpēc šajā dienas laikā jūs, iespējams, darāt vairākas lietas:

Atjauniniet projekta dokumentāciju, piemēram, projekta plānu, lai atspoguļotu visu, kas jums tikko teicis konferences zvanā
Veiciet sākotnējo darbu, lai risinātu visas steidzamās problēmas, par kurām esat saņēmis paziņojumu, piemēram, ja piegādātājs kavējas ar piegādi, varat pārbaudīt, kāda būs tā ietekme uz jūsu projektu, piezvanīt piegādātājam vai saasināt problēmu.
Citi e-pasta ziņojumi / tālruņa zvani / diskusijas, visticamāk, notiks un var aizņemt daudz jūsu rīta. Projektu vadītājs parasti saņem nepārtrauktu e-pasta ziņojumu, jautājumu un tālruņa zvanu plūsmu visas dienas garumā, tāpēc jums būs jaunas lietas, ar kurām jārisina, pat ja esat aizņemts ar jau radušos problēmu risināšanu.

11:00: Projektu plānošana / Citi zvani

Tātad, turpinot savu tikšanos iepriekš, jūs droši vien atklājāt, ka jūsu projekta plāns tagad ir jāatjaunina. Tomēr negaidiet daudz laika, lai to paveiktu. Jūs, iespējams, pārtrauksit vairāk zvanu un e-pasta ziņojumu. Tomēr jūs tik un tā sākat plānu.

11:30: Speciālistu tikšanās

Šajā virsrakstā esmu lietojis vispārīgu terminu “speciālistu sapulce”, taču patiesībā tā varētu būt jebkāda veida sanāksme, kas saistīta ar noteiktu jūsu projekta tēmu. Piemēram, ja esat IT projektu vadītājs, tas var būt programmatūras pārskats.

Tomēr šeit jāpievērš uzmanība tam, ka sapulces patiešām aizņem lielu daļu no jūsu dienas. Neaizmirstiet, ka labs projekta vadītājs prasīs laiku sanāksmes abās pusēs, lai pārliecinātos, ka viņi maksimāli izmanto laiku. Viņi var iepriekš apkopot atsauces materiālu vai lasīt pamatinformāciju, un pēc tam viņi var rakstīt un izplatīt sanāksmes laikā veiktās piezīmes.

12:30: Pusdienas

Tāpēc es nevēlos gleznot pārāk drūmu ainu, runājot par to, cik aizņemta var būt projekta vadītāja dzīve. Tātad pulksten 12:30, šeit ir pieturas punkts pusdienām. Tā ir laba ideja, lai cik drudžains būtu jūsu darbs, dienas vidū vienmēr atvēlēt laiku. Jūs atradīsit, ka pēcpusdienai jums ir vairāk enerģijas, un jūs varat labāk koncentrēties.

13:00: Prezentācija vadītājiem

Tiek sagaidīts, ka kā projekta vadītājam būs jāveic daudz prezentāciju. Iespējams, atklāsiet, ka augsta līmeņa projektu uzmanīgi uzrauga jūsu vadītājs, augstākie vadītāji vai projekta sponsors, un viņi var lūgt jūs regulāri viņiem atjaunināt.

Protams, regulāra prezentācija ir ne tikai stundu ilga sapulce ārpus jūsu darba nedēļas. Ir nepieciešams laiks, lai saliktu detaļas, kuras vecākie vadītāji cer redzēt prezentācijā, un jums var nākties nosūtīt papildu informāciju pēc sanāksmes beigām, lai palīdzētu atbildēt uz visiem viņu uzdotajiem jautājumiem. Ir ļoti svarīgi prasmīgi uzņemt daudz kritisku datu un pārvērst tos skaidrā, saprotamā prezentācijā, ja vēlaties labi darboties savā darbā.

14:00: Rakstiet ziņojumus

Projektu vadītāji patiešām daudz laika velta dokumentācijai, jo projektā ir daudz informācijas, kas jāglabā un regulāri jāatjaunina. Papildus prezentācijām vadītājiem, iespējams, regulāri jāsniedz rakstiski ziņojumi plašākai auditorijai vai klientam. Svarīgas rakstīšanas prasmes ir svarīgas, jo vēlaties, lai jūsu pārskati izskatītos profesionāli un cilvēkiem būtu viegli lasāmi un saprotami.

15:00: panākt komandu

Jūsu kā projekta vadītāja galvenais uzdevums ir saglabāt kontroli pār projektu, un nevajadzētu novērtēt par zemu to, cik ātri projekts var sākt slīdēt. Vienīgais veids, kā to novērst, ir izveidot stabilas attiecības ar savu komandu un regulāri sazināties ar viņiem. Ir svarīgi, lai jūsu komanda justos pietiekami ērti ar jums, lai varētu jūs pārrunāt visos jautājumos, kas viņiem rodas un kas varētu radīt problēmas jūsu projektam, tāpēc labas savstarpējās saskarsmes prasmes ir obligātas.

Šajā laikā jūs varat proaktīvi panākt atsevišķu komandas dalībnieku pa tālruni vai personīgi, vai arī jūs varat noteikt prioritāti noteiktiem komandas locekļiem, ja jūs pašlaik nodarbojaties ar konkrētu jautājumu savā projektā.

16:00: atjauniniet budžetu

Ļoti svarīgi ir kontrolēt projekta finanses. Jebkura projekta sākumā jums būs jāsastāda budžets, lai aprēķinātu, ko un kad jūs tērēsiet. Lai uzturētu ciešu kontroli pār savu projektu, jums regulāri jāpārskata budžets un jāpārbauda tas atbilstoši jūsu faktiskajiem tēriņiem. Projekta vadītājam ir ļoti svarīgi saprast izcilu skaitli.

16:30: Finanšu sanāksme

Ja projekta budžets pārsniedz jūsu budžetu, varat atrasties sanāksmē ar finanšu komandu, lai pārskatītu savus izdevumus. Vai arī jūsu organizācija var vienkārši vēlēties regulāru finanšu pārskatu par jūsu projektu, lai pārbaudītu, vai tas notiek pareizi. Tomēr tas, ko jūs noteikti atradīsit jebkurā projektā, ir tas, ka jums bieži tiks lūgts apmeklēt sanāksmes ar iekšējām nodaļām, kuras ir ieinteresētas vai ir ieinteresētas jūsu projektā.

17:00: Steidzams konferences zvans

Tā ir reta diena, kad projektā viss norit gludi. Jums bieži var nākties mainīt rūpīgi izplānoto grafiku, lai tiktu galā ar pieaugošo projekta krīzi. Piemēram, jums var nākties ieplānot vēlu konferences zvanu, lai sazinātos ar trešo pusi par jautājumu, kas tajā rītā tika uzdots jums. Atcerieties arī to, ka, ja jums ir darīšana ar komandām dažādās laika joslās, visticamāk, jums būs jāplāno zvani vai nu agri no rīta, vai vēlu vakarā. Viens no daudzajiem iemesliem, kāpēc projekta vadības darbs reti ir 9–5.

17:30: atbilde uz e-pastiem

E-pasts joprojām ir svarīgs saziņas rīks jebkuram biznesam, un, lai arī dienas laikā jums bija 10 vai 20 minūtes nepāra punktos, lai lasītu e-pastus un atbildētu uz tiem, jūs, iespējams, atklāsiet, ka iesūtne ar šo dienu strauji pieaug. Tāpēc darba dienas beigās bieži vien var rasties papildu 30 minūtes, lai tikai paspētu uz e-pastiem un nonāktu pārējā darāmo darbu saraksta augšgalā, pirms esat gatavs pamest darbu.

18:00: Pārskatiet rītdienas uzdevumu sarakstu

Tātad plkst. 18:00 jūs tagad varat justies kā guvis zināmu progresu savā darbā un esat gatavs atstāt biroju. Tomēr, lai mēģinātu dot priekšroku ļoti aizņemtajai dienai, kuru esat ieplānojis rīt, varat vienkārši pavadīt 10 minūtes, pārskatot savu uzdevumu sarakstu. Protams, uzdevumu saraksts ir būtisks rīks katram projekta vadītājam, jo tas palīdzēs jums pārvaldīt savu laiku un žonglēt ar ļoti prasīgu grafiku.

Secinājums: nav divu vienādu projektu / organizāciju

Ja jums šķiet, ka esat pārsteigts par kādu no šiem punktiem, atcerieties, ka tas ir vienkārši ceļvedis, un patiesībā visi projekti ir atšķirīgi, un tas, kā jūs pārvaldāt savu laiku, būs atšķirīgs. Turklāt visas organizācijas ir atšķirīgas. Dažām var būt kultūras, kas sagaida, ka jūs strādājat ilgas stundas un lietojat minimālas pusdienas; citiem var būt ļoti atšķirīga pieeja, un viņi var aktīvi mudināt darbiniekus veikt pienācīgus pārtraukumus, samazināt darba slodzi un strādāt saprātīgu darba laiku. Neatkarīgi no projekta, kuru vadāt, jūs vadāt, viena piemērs, ko varat ņemt no šī piemēra, ir tas, ka spēja saglabāt organizētību, modrību un efektivitāti ir ārkārtīgi svarīga projekta vadītājam. Laba laika vadība būtiski ietekmē to, kā spēt sekot līdzi sarežģītajām prasībām un neparedzamībai, kas rodas, pārraugot projektu.