Burbuļi un tvertnes uzņēmuma procesā

Burbuļa plīšana

Nākamreiz, kad būsit darbā, apskatieties apkārt. Cik labi atsevišķi departamenti strādā kopā?

Vai jūs teiktu, ka jums ir laba izpratne par katras nodaļas darbību? Vai kā viņu lomas sader ar tavām?

Visiem patīk domāt, ka vissvarīgākā ir viņu pašu loma, ka bizness nevarētu darboties bez viņu nodaļas.

Nepareizi!

Viena lieta, ko mēs bieži redzam iekšējā auditā, ir tā, ka katrs departaments strādā tvertnē, paliekot iekšā savā mazajā darba burbulī, neņemot vērā to, kas vēl notiek apkārt viņu biznesā.

Lai gan koncentrēšanās uz detaļām par visu, ko jūs darāt, ir laba lieta, tam nevajadzētu notikt uz kopējās ainas rēķina.

Neatkarīgi no nozares, neviens uzņēmums nevar darboties tikai ar vienu nodaļu. Pat maziem viena operatora uzņēmumiem ir jāuzņemas vairākas cepures, kad uzņēmumā veicat dažādas lomas.

Uzņēmuma daudznodaļu process

Apskatīsim vienkāršu piemēru esošā produkta izgatavošanas un pārdošanas mūsu klientiem soļiem. Pirms pat apsverat iespēju iegūt vairāk, jums jānosaka:

• cik daudz produkta jums pašlaik ir noliktavā
• vai tam ir derīguma termiņš
• vai tas ir sezonas produkts, kas nepieciešams tikai noteiktos gada laikos
• vai šobrīd ir vajadzīga papildu nauda
• vai uzņēmumam ir resursi, lai šajā brīdī iegūtu vairāk

Iepriekš minētos jautājumus parasti izskata kāds plānošanas nodaļā. Viņi arī noteiks, cik daudz produkta paredzēts izgatavot, un izejvielu daudzumu, kas būs jāpērk.

Pēc tam informāciju parasti nodod vadībai, lai apstiprinātu ražošanu, izejvielu iegādi un laika un personāla daudzumu, kas vajadzīgs produkta izgatavošanas pabeigšanai. Šajā laikā parasti tiek iekļautas diskusijas ar finanšu nodaļu, lai pārliecinātos, ka uzņēmumam ir pieejami līdzekļi visu uzdevumu izpildei.

Kad plānošanas process ir pabeigts un apstiprināts, informācija par izejvielu vajadzībām tiek nodota iepirkumu nodaļai. Šeit viņiem būs apstiprinātu piegādātāju saraksts, kurus viņi izmanto, lai sastādītu pirkuma pasūtījumus, lai iegādātos nepieciešamās izejvielas. Atkal tie būs jāapstiprina vadībai, pirms tie tiek nosūtīti piegādātājiem.

Pēc izejvielu pasūtīšanas finanšu departamentam ir jāatbrīvo maksājums, lai pārliecinātos, ka preces tiek piegādātas laikā. Finanšu uzskaite ir jāatjaunina, lai atspoguļotu, cik daudz naudas uzņēmums iztērēja. Vēlāk viņiem būs jāsaskaņo arī šis maksājums ar rēķiniem, kas saņemti viņu saskaņošanas procesā.

Tātad mēs esam pasūtījuši savas izejvielas; pārējam vajadzētu būt vieglam, vai ne?

Piegādātāji ir sākuši piegādāt mūsu izejvielas, tāpēc tagad kādam tās jāpārbauda, ​​lai pārliecinātos, ka pasūtījumi ir pareizi un preces ir izmantojamā stāvoklī. Labākais veids, kā to izdarīt, ir salīdzināt pirkuma pasūtījumus un rēķinus ar saņemtajām precēm.

Atkarībā no uzņēmuma lieluma un saņemto materiālu veida tas var būt jebkurš, sākot no reģistratūras darbiniekiem līdz noliktavas darbiniekiem vai būvdarbu vadītājiem. Lielākos uzņēmumos un atkal atkarībā no preču veida jums var būt viena persona, kas parakstās, lai apstiprinātu, ka preces ir saņemtas uz vietas, un vēl viena pārbauda izejvielu kvalitāti.

Visi izejmateriālu dokumenti būs jāsaglabā, un kopijas, iespējams, būs jānosūta dažādām nodaļām, lai nodrošinātu to pareizību. Ja ir iesaistīti dokumenti, tad viss var kļūt nesakārtots, ja trūkst komunikācijas vai ja jūs nesaprotat, kāpēc citiem departamentiem tie ir vajadzīgi un kādos laika periodos viņiem tie ir nepieciešami.

Jūs nevarat apmaksāt rēķinu, ja nezināt, ko maksājat. Jums arī nevajadzētu pieņemt preces uz vietas, ja nezināt produktus un daudzumus, kuriem tur vajadzētu būt.

Tagad, kad mums ir mūsu materiāli, mēs varam izgatavot savus produktus.

Atkal atkarībā no uzņēmuma lieluma un uzbūves izejvielu uzglabāšana, uzskaite un izplatīšana lietošanai var būt ļoti atšķirīga. Viens punkts, kas paliek nemainīgs, ir tas, ka tas jāreģistrē, kad katrs materiāls tiek izmantots, kurš un cik daudz. Bez šīs informācijas jūs nezināsiet, kas jums nepieciešams, sākot nākamo reizi, kad vēlaties izgatavot produktu.

Mēs sākam ražot savu produktu, izmantojot darba instrukcijas, kas tika izstrādātas pirms sākotnēji sākām ražot šo produktu. Darba instrukcijas tiek izmantotas, lai pārliecinātos, ka katrs produkts ir izgatavots tieši tāpat un tam ir nemainīga kvalitāte.

Katru reizi, kad kāds atklāj veidu, kā uzlabot ražošanas procesu, darba instrukcijas un citi procesa dokumenti ir jāatjaunina, lai tie būtu aktuāli. Arī jūsu iekšējā audita nodaļa var pārskatīt procesu, lai pārliecinātos, ka darba instrukcijas tiek faktiski izpildītas.

Ja savu produktu ražošanai izmantojat kādu aprīkojumu, jums jāpārliecinās, ka aprīkojums ir labā darba kārtībā. Apkopes nodaļai ir nepieciešams grafiks, lai pēc vajadzības pārbaudītu, salabotu un nomainītu aprīkojumu. Veicot šos grafikus, var palīdzēt diskusijas ar riska pārvaldību un / vai iekšējā audita darbiniekiem.

Būtu jāreģistrē, jāizmeklē un jāatrisina arī visi negadījumi, kas notikuši ražošanas procesā, piemēram, iekārtu bojājumi, ražošanas procesa nepilnīga pabeigšana vai personāla ievainojumi.

Pirms produkta pārdošanas var pārbaudīt tā kvalitāti; jūs nevēlaties pārdot zemākas kvalitātes vai kļūdainu produktu.

Tagad mūsu veikala telpā sēž gatavs produkts, kas gaida pārdošanu, bet kam mēs to pārdodam un par cik?

Un tas turpinās

"Cik daudz" vadība būtu iepriekš izstrādājusi, atkal tiks iesaistīta finanšu nodaļa, lai apstiprinātu, cik daudz jums izmaksāja produkta izgatavošana un cik lielu peļņu vēlaties gūt.

Sākumā būtu vajadzīgi tirgus pētījumi, ko veikusi kāda pētniecībā un attīstībā iesaistīta persona, lai noskaidrotu, kādus citus līdzīgus produktus pārdod un ko cilvēki būtu gatavi maksāt.

Attiecībā uz to, kam pārdot, jūsu tirgus izpēte to jau būtu izpētījusi sākumā, lai jūs jau zināt, kas ir jūsu klienti. Mārketinga nodaļa būs izveidojusi kampaņu, lai mērķētu uz īstajiem klientiem, atstājot to pārdošanas nodaļas ziņā, lai produktu nogādātu klientam.

Tas jau ir diezgan iesaistīts process, taču mēs vēl neesam beiguši klusumu.

Līdzīgi kā izejvielu pasūtīšana un pirkšana, arī tagad mums šis process ir jāmaina, lai produktus nogādātu no mūsu uzglabāšanas vietas un klientam.

Mūsu iepakošanas nodaļai būtu jāiesaiņo pareizais katra produkta daudzums klientiem. Mums būtu jāizveido rēķini, kas klientam būtu jāmaksā. Noliktavā būtu jāapstiprina, ka pareizie produkti nonāca pie īstā klienta. Mūsu finanšu departamentam būtu jāpārliecinās, vai klients maksā un vai maksājumi tiek pareizi reģistrēti un saskaņoti.

Turklāt, tā kā mums bija personāls, kas ražoja produktus, mūsu algas nodaļai bija jāzina, kas un cik daudz viņi strādā, lai viņiem varētu maksāt par savu laiku.

Kaut arī viss iepriekš minētais notiek, fonā joprojām darbojas dažas nodaļas. Divi galvenie, kas jāņem vērā, ir IT nodaļa, kas nodrošina, ka personālam ir piekļuve vajadzīgajām sistēmām un informācijai.

Otrs ir mūsu apkopēji. Neatkarīgi no tā, vai izvēlaties izmantot iekšējo personālu vai ārēju uzkopšanas uzņēmumu, kādam ir jāuztur darba telpa tīra, kārtīga un brīva no iespējamiem apdraudējumiem.

Tātad, kurš bija iesaistīts?

Aplūkojot iepriekš minēto piemēru, mūsu vienkāršajā ražošanas un pārdošanas procesā ir iesaistīti šādi departamenti:

• Vadība
• Plānošana
• Pirkšana
• Finanses
• Noliktava
• Kvalitātes kontrole
• Dokumentu pārvaldība
• Ražošana
• Apkope
• Mārketings
• IT
• Iepakojums
• Pārdošana
• P&A
• Risku vadība
• Iekšējais audits
• Incidentu izmeklēšana
• Algas
• Tīrīšana

Kā redzat, ir iesaistīts katrs departaments. Ja jūs izņemtu tikai vienu no šiem departamentiem no sajaukuma, lietas ļoti ātri kļūtu nesakārtotas! Kontroles pārbaudes var tikt nokavētas, iespējams, ka jums nav resursu, kas nepieciešami ražošanas pabeigšanai vai personāla algošanai, iespējams, trūkst pārdošanas iespēju vai, vēl svarīgāk, jūs varētu pārdot produktu, kas nav piemērots lietošanai un var būt bīstams.

Kā mēs noņemam tvertnes?

Diezgan bieži iekšējā audita laikā, ja redzu, ka sakari ir bojāti, vai ja darbinieki nav pārliecināti par dažādu jomu lomām, es iesaku viena departamenta darbiniekiem uz īsu brīdi aiziet un ēnot personālu citās nodaļās. Es lieku viņiem iet un apsēsties, lai redzētu, ko patiesībā dara pārējie darbinieki. Viņi iegūst iespēju uzdot jautājumus un labāk izprast, kā departamenti strādā kopā.

Būtībā viņi sāk uzskatīt biznesu par finierzāģi, kurā visi gabali ir savienoti kopā, lai izveidotu veselumu, nevis atsevišķu tvertņu kolekciju.

© 2017 Katrīna Makenzija