Satura rādītājs:
- Projektu vadības noteikumi
- 1. Izprotiet darbības jomu
- 2. Izprot ieinteresēto personu mērķus
- 3. Plāns
- 4. Ārkārtas gadījumi
- 5. Sazinieties ar komandu
- 6. Pārbaudiet agri / prototipu
- 7. Monitoru
- 8. Ziņot klientam un pārvaldīt cerības
- 9. Piegādāt
- 10. Noturiet sanāksmi / gūto pieredzi
Ievērojiet šos noteikumus, lai jebkurš projekts darbotos pilnībā.
Canva.com
Esmu bijis iesaistīts projektu un projektu portfeļu pārvaldībā vairāk nekā 30 gadus, un no visiem šiem projektiem esmu iemācījies dažus zelta likumus, kas ir standarta jebkura veida projektos. Šajā rakstā es vēlos dalīties ar jums dažos no tiem.
Ja jūs piemērosit šos noteikumus jebkuram projektam, ko veicat, visticamāk, jūsu rokās būs veiksmīgs un bez stresa projekts!
Projektu vadības noteikumi
- Izprotiet darbības jomu
- Izprot ieinteresēto personu mērķus
- Plāns
- Ārkārtas gadījumi
- Sazinieties ar komandu
- Pārbaudiet agri / prototipu
- Monitor
- Ziņojiet klientam un pārvaldiet cerības
- Piegādāt
- Noturiet sanāksmi / gūto pieredzi
1. Izprotiet darbības jomu
Tas varētu šķist, ka es paziņoju acīmredzamo, bet ir ļoti svarīgi, lai jūs zināt, par ko ir projekts. Ko jūs mēģināt izveidot vai sasniegt? Vai ir kāda projekta rakstiska specifikācija, kas jums jāievēro? Kādi ir biznesa mērķi, kas virza projektu?
Runājiet ar cilvēkiem, kas iesaistīti lēmumā virzīties uz priekšu ar projektu. Tas var būt jūsu organizācijas pārdevējs (ja projektu veicat kā cita uzņēmuma pārdevējs) vai jūsu organizācijas augstākās vadības persona, ja tas ir iekšējs projekts.
Uzziniet, kādas ir jūsu klienta cerības (neatkarīgi no tā, vai tas ir iekšējs klients vai ārējs klients). Vai viņi ir darījuši kaut ko līdzīgu iepriekš un kā viņiem šķiet, kā šis projekts noritējis - kas bija labs un ko varēja izdarīt labāk?
Pārliecinieties, ka saprotat visas projekta tehniskās prasības - ja nepieciešams, runājiet ar savas komandas tehnisko personu vai IT vadītāju / nodaļu.
2. Izprot ieinteresēto personu mērķus
Pirms sākat projektu, mēģiniet uzzināt, kas ir visas ieinteresētās puses. Piemēram, ja jūs veicat projektu ārējam klientam, jums varētu būt šādas ieinteresētās personas:
- Biznesa sponsors - tā ir persona, kura iebāž roku kabatā un tērē naudu ar jums vai jūsu organizāciju. Viņi vēlēsies savlaicīgu kvalitatīvu piegādi bez papildu maksām tiem, par kuriem ir panākta vienošanās.
- Klientu projekta vadītājs - šī ir persona jūsu klientu organizācijā, ar kuru jūs projekta laikā visvairāk uzturēsiet sakarus. Viņi vēlēsies projektu, kurā nav stresa un problēmu. Viņi vēlēsies izskatīties labi sava priekšnieka acīs, un jūs varat uzzināt, ka viņu atalgojums vai prēmija būs saistīta ar projekta panākumiem.
- Klientu eksperts - iespējams, kādā projekta brīdī jums būs jāsadarbojas ar klientu ekspertu. Viņi vēlēsies, lai projektā būtu ieguldījums un teikums, un viņi vēlēsies sajust, kā viņu zināšanas tiek uzklausītas un ņemtas vērā. Viņiem arī parasti pietrūkst laika (ņemot vērā, ka viņi ir savas jomas eksperti)
- Citi pārdevēji - dažreiz jūs atradīsit, ka vai nu jūs būsiet atkarīgs no cita klienta piegādātāja ieguldījuma, vai arī viņi gaidīs jūsu ievadi. Jums būs jāstrādā (parasti caur klienta projekta vadītāju) ar šo pārdevēju un jāpalīdz viņiem priecāties.
- Jūsu priekšnieks - jūsu priekšnieks vēlēsies ziņojumus par jūsu projekta gaitu (lai nodrošinātu, ka jūs priecājat šo klientu un gūstat peļņu savai organizācijai).
Katram projekta sponsoram noteikti jāsaprot, kas šo projektu no viņu viedokļa padarīs par veiksmīgu.
3. Plāns
Tagad es nevaru to pietiekami uzsvērt - plānot, plānot, plānot. Uzskaitiet projektā iesaistītos uzdevumus un nepieciešamos resursus (cilvēkus un lietas). Apskatiet uzdevumu savstarpējo atkarību - ko nevar sākt, pirms sākas vai beidzas kaut kas cits utt.
Izmantojiet tādus rīkus kā MS Project vai pat vienkāršu Excel izklājlapu, lai palīdzētu jūsu plānošanā. Organizējiet cilvēkus un lietas, kas jums būs nepieciešamas pirms laika, un plānojiet veikt agrīnus prototipus un QA, lai izlīdzinātu agrīnās problēmas.
4. Ārkārtas gadījumi
Neatkarīgi no tā, cik labs ir jūsu plāns, viss nenotiks tā, kā cerēts. Dzīve iejauksies. Pārliecinieties, ka plānā pievienojat neparedzētus gadījumus. Tas var būt papildu resursi vai papildu laiks jūsu grafikā, taču tas ļaus atšķirties starp mierīgu piegādi un izmisīgu 2:00 vēlu vakarā, lai to piegādātu galīgi.
Ja jūsu projekts paredzēts ārējam klientam, sākumā mudiniet viņus iekļaut budžetā neparedzētus gadījumus (iespējams, 10%). Tas viņiem ļaus nedaudz pārvietoties darbības jomā, un tas nozīmēs, ka būs vieglāk pabeigt projektu, bez nepieciešamības atgriezties iepirkumā par katru nelielu izmaiņu.
5. Sazinieties ar komandu
Iespējams, ka jūs nepabeigsit šo projektu vien. Neaizmirstiet, ka jūsu komanda nespēj lasīt domas, un jums būs jāsazinās ar viņiem, lai tos iekrautu, pieprasītu idejas, domātu vētras un informētu viņus par termiņiem. Esiet godīgi un uzklausiet viņu domas par to, kā lietas paveikt ātrāk vai labāk.
Ja jūsu projekts ilgst vairākas nedēļas vai mēnešus (vai pat gadus), iestatiet regulāru tikšanās laiku ar komandu. Ja jūsu komanda ir izkliedēta visā pasaulē, varat organizēt šo sapulci visiem izdevīgā laikā, izmantojot konferences zvanu vai sesiju, piemēram, Zoom vai Webex sesiju.
Pārliecinieties, ka katrs komandas loceklis saprot lielāku ainu un ka viņi visi saprot, kādu labo (vai slikto) darbu darīs uz pārējiem komandas locekļiem.
Uzrakstiet projekta kopsavilkumu, lai palīdzētu jaunajiem dalībniekiem ātri nokļūt uz kuģa un paātrināties.
6. Pārbaudiet agri / prototipu
Neatkarīgi no tā, ko jūs būvējat, nepārliecieties par daudz ražošanā, nepārbaudot, kā jums klājas. Ja iespējams, izveidojiet agrīnu prototipu un nogādājiet to lēmumu pieņēmējiem par viņu ieguldījumu. Jo agrāk jūs saņemsiet šo ievadi, jo mazāk būs jāpārstrādā vēlāk.
Agrīnā testēšanā vai prototipos vajadzētu mēģināt pārbaudīt visus produkta aspektus. Iesaistiet IT, galalietotājus, ieinteresētās personas un citus šajā agrīnajā testēšanā.
7. Monitoru
Kad esat pierakstījies pie agrīna prototipa un testēšanas, varat pāriet uz pilna mēroga attīstību. Šeit tiks iztērēta lielākā daļa pūļu.
Ir ļoti svarīgi uzraudzīt savu projektu visā šajā posmā. Nosakiet starpposma mērķus un termiņus un nepalaidiet tos garām - izturieties pret katru kā pret klientu.
Turpiniet reģistrēties komandā un klientā / ieinteresētajās pusēs, lai pārliecinātos, ka cerības joprojām ir vienādas un vai esat mērķtiecīgi tās izpildīt.
8. Ziņot klientam un pārvaldīt cerības
Klientiem patīk zināt, kas notiek. Viņiem nepatīk palikt tumsā bez ziņojumiem par to, kā viss notiek. Un viņiem nepatīk pārsteigumi.
Noteikti regulāri ziņojiet savam klientam un dariet viņiem zināmu, kā notiek ar viņu projektu - galu galā tā ir viņu nauda!
Ja viņi netur savu darījuma pusi (sniedz atgriezenisko saiti, neko nesniedz!), Noteikti informējiet viņus un dariet viņiem zināmu, kā viņu kavēšanās ietekmēs laika grafiku vai budžetu.
9. Piegādāt
Ir pienākusi D-diena. Pirms piegādes pasakiet klientam, kad gaidāma piegāde - vai viņiem to vajadzētu gaidīt vispirms no rīta pēc viņu laika, pēdējās lietas tajā naktī, pusdienlaikā utt.? Klients var sajust dusmas, ja viņi domāja, ka piegāde būs ar viņu pirmā lieta tajā rītā, un jūs patiesībā domājāt to piegādāt kaut kad pirms pusnakts!
Kad esat piegādājis, noteikti pasakiet klientam, ka piegāde ir veikta, un informējiet viņu par turpmākajām darbībām. Vai viņiem jāpierakstās, jāsniedz atsauksmes, jāinformē citi recenzenti utt.?
Ja jūsu piegāde ir programmatūra un jūs to piegādāt elektroniski, noteikti pārbaudiet, vai to, ko augšupielādējāt (piemēram, uz FTP vietni), faktiski var veiksmīgi lejupielādēt, atspiest un palaist.
Esiet piesardzīgs pret tehniskās komandas dalībnieku, kurš pieņem, ka tikai tāpēc, ka viņi to augšupielādēja, tam jābūt pilnībā klāt un neskartam!
10. Noturiet sanāksmi / gūto pieredzi
Kad viss ir parakstīts un projekts ir slēgts, plānojiet rīkot pārskata sanāksmi. Šī tikšanās dos jums iespēju lūgt labas atsauksmes (pieņemot, ka esat paveicis labu darbu!), Atzīmēt, kur turpmākajos projektos var veikt uzlabojumus, un sniegt klientam atsauksmes par viņu spēlēto lomu.
Veiciet iekšēju sanāksmi ar savu komandu pirms jebkādas pēcprojekta pārskata tikšanās ar klientu.
Esiet godīgi, bet diplomātiski. Slavējiet, kur pienākas, un sniedziet konstruktīvas atsauksmes tur, kur, jūsuprāt, tas nākamajā reizē uzlabos procesu.
Dokumentējiet secinājumus.
© 2009 Kerdona