Kā sastādīt projekta vadības plānu

Projekta plāns: kas un kāpēc?

Plāns ir būtisks jebkura projekta panākumiem. Ja godīgi, lielākā daļa projektu izgāžas, pat tie, kuriem ir labi plāni. Bet projekts bez plāna ir bezcerīgs. Projekta komanda noteikti piegādās vienu lietu, ja klients vēlas citu, nokavēs vai pārsniegs budžetu. Labs projekta plāns var likt mums gūt panākumus, izvairoties no visām šīm problēmām, kā arī no daudzām citām.

Projekta plāns nosaka mūs projekta vadībai. Ko tas īsti nozīmē? Ar plānu mēs varēsim:

• izpildiet plāna darbības
• koordinēt komandas ar daudzām prasmēm centienus
• jābūt pietiekami elastīgam, lai tiktu galā ar pārmaiņām, ieskaitot jaunas labas idejas un problēmu risināšanu
• nodrošināt vēlamos rezultātus laikā un ar nepietiekamu budžetu

Kā projektu vadītājs mans mērķis ir vairāk nekā klientu apmierinātība - tas ir klientu prieks. Un projekta vadības plāns ir mans vissvarīgākais rīks.

Labs projekta vadības plāns aptver visus projekta aspektus. Saskaņā ar Projektu vadības institūta (PMI) datiem, mums ir jāplāno un jāpārvalda deviņas jomas, lai gūtu panākumus projektā. Pastaigājieties kopā ar mani, un es jums parādīšu, kādi tie ir, un kā nākamajam projektam sastādīt projekta vadības plānu.

Esmu mācījis vairāk nekā 4000 projektu vadītājus un uzrakstījis četras grāmatas par projektu vadību. Jums nav nepieciešams tos visus lasīt. Patiesībā, ja izpildīsit šajā rakstā norādītās darbības, jūs būsiet daudz priekšā profesionāļiem, kurus esmu saticis!

Satura rādītājs

• Pilnīgs plāns atmaksājas

  Projekts ar plānu tiek paveikts ātrāk, par zemākām izmaksām.

• Vienkāršākais projekta plāns: Darbības joma, laiks un izmaksu

  plāns, ko jūs piegādāsit, kad to izdarīsit un cik tas maksās.

• Liela projekta plāna galvenie elementi

  Uzziniet, kā plānot sešus procesa (p) faktorus, kas nodrošina projekta panākumus

• Izkārtojiet savu nākamo projekta plānu

  Izpildot šajā rakstā norādītās darbības, varat izkārtot nākamo projekta plānu.

• Izmantojiet savu projekta plānu katru dienu

  Jūsu plāns vada jūsu projektu - katru dienu!

Pilnīgs plāns atmaksājas

Kad esat pabeidzis šī raksta lasīšanu, jūs zināt, kā izveidot pilnīgu projekta vadības plānu, aptverot deviņus jautājumus, kuriem nepieciešama plānošana un pārvaldība.

Tas izklausās pēc daudz darba, bet tas ne vienmēr ir taisnība.

Šādu plānu es varu sagatavot apmēram 45 minūtēs nelielam projektam. Un, ja es to daru, tas, iespējams, aizņems 5 stundas, nevis 8, un priecēs klientu, nevis viņu sarūgtinās. Efektīvi, es tikko dubultoju savus ienākumus, izstrādājot projekta plānu. Es strādāju gudrāk - esmu samazinājis neapmierinātību un izšķērdību.

Protams, liela projekta projekta plāns aizņem vairāk laika. Bet tas vienmēr atmaksājas. Plānošanā pavadītais laiks galu galā ļauj ietaupīt vairāk laika projektam, nekā tas vajadzīgs katru reizi.

Patiesībā ietaupījumi var būt milzīgi. Reiz mani uzaicināja glābt projektu, kura budžets bija 10 miljoni USD. Tā jau bija pilnīga katastrofa - iztērēti 1,5 miljoni ASV dolāru, nekas neparādāms un izšķiesti mēneši Uzņēmuma akcijas gatavojās ienirt, ja arī šis produkts iznāca novēloti. Es komandai iemācīju, kā izveidot projekta plānu, un mēs kopā izklāstījām plānu. Nepilnu mēnesi vēlāk mums bija jauns plāns, kurā tika izmantotas katra komandas locekļa un katra konsultanta labākās prasmes, un jaunais produkts bija paredzēts savlaicīgi piegādāt saskaņā ar jauno projekta plānu.

Protams, šī plāna izveide izmaksāja apmēram 10 000 USD. Bet tas ietaupīja uzņēmumam 10 miljonus dolāru un tuvākajos gados palīdzēja uzņēmumam nopelnīt apmēram simts miljonus dolāru.

1. attēls: dzelzs trīsstūris

Dzelzs trīsstūris: darbības jomas palielināšana prasa vairāk laika un vairāk naudas.

Sids Kemp

Vienkāršākais projekta plāns: darbības joma, laiks un izmaksas

Vienkāršākajā projekta plānā ir vismaz trīs elementi: darbības joma, laiks un izmaksas. Vai vienkāršā angļu valodā:

• Darbības joma: Ko mēs veidojam?
• Laiks: Cik ilgs laiks paies? Kad sāksim un kad beigsim?
• Izmaksas: Cik tas maksās?

Pieņemsim, ka klients nolīgst manu komandu, lai izveidotu viņiem vietni. Ja es saku: "Man vajadzīgā vietne būs jāizdara divu nedēļu laikā par 1200 USD", tad tas ir projekta apjoma, laika un izmaksu kopsavilkums. Bet man ir jāizstrādā pilns plāns, lai pārliecinātos, ka vietne, kuru mēs veidojam, ir tā, ko vēlas klients, un ka mēs to patiešām varam paveikt divās nedēļās par 1200 ASV dolāriem.

Darbības joma, laiks un izmaksas tiek saukti par "dzelzs trīsstūri", kā parādīts 1. attēlā. Kāpēc? Tā kā dzelzs neizstiepjas un, kad trijstūrim ir nostiprinātas divas malas, otra puse nevar mainīties, nesalaužot trijstūri. Dzelzs trīsstūris ir veids, kā klientiem atgādināt, ka viņi nevar iegūt vairāk, nekā maksāja. Ja viņi vienojas par noteiktu darbības jomu uz noteiktu laiku un izmaksām, viņi nevar atgriezties vēlāk un pateikt: "Es gribu vēl." Ja viņi to dara, mēs viņiem parādām Dzelzs trīsstūra diagrammu un sakām: "Jūs nevarat izstiept dzelzs trīsstūri. Ja vēlaties vairāk rezultātu, mums ir vajadzīgs vairāk laika, lai veiktu darbu, un tas arī maksās vairāk naudas."

Apskatīsim tuvāk katru no šiem trim elementiem.

Darbības joma: Ko mēs veidojam?

Tas var šķist vienkārši: mēs izveidojam vietni. Bet klients, iespējams, pieņem, ka būs video un sešpadsmit lappuses, kā arī iepirkumu grozs, kaut arī jūsu piedāvājumā skaidri norādīts, ka vietnē 1200 USD ir līdz pat piecām fotogrāfijām, sešām lappusēm, nav video un nav iepirkumu groza. Tātad, lai izveidotu apjoma paziņojumu, kas ir pirmā projekta plāna sadaļa, mēs pierakstām, ko mēs piegādāsim.

Un mēs arī pierakstīt to, ko mēs ne piegādāt. Klienti mēdz atcerēties, ka jūs teicāt “jā” visam, ko viņi vēlas, pat tad, kad jūs teicāt “nē”. Tātad, pieņemsim, ka klients lūdza video, un jūs teicāt: "Es būšu priecīgs saiti uz video, ja jūs sniegt. Bet veidojot video, netiek segtas no $ 1200 cenu, un to nevar izdarīt divās nedēļas. " Ja tas notika plānošanas sanāksmē, pārliecinieties, ka tas ir arī projekta plānā, sadaļā ar nosaukumu "izslēgšana". Mēs varam būt pieklājīgi. Mums nav jāsaka: "KLAUSIES: NAV VIDEO". Bet mēs varam teikt: "Pašreizējais plāns 1200 USD apmērā neietver nekādu video veidošanu. Ja vēlaties, lai vietnē būtu video, mēs varam izveidot 3 minūšu video un pievienot to par papildu 350 USD pēc vietnes darbības sākšanas.Videoklipa izveide aizņems vēl nedēļu. "

Vēl viena izplatīta kļūda darbības jomu paziņojumos ir tā, vai ir iekļauts atbalsts. Klients var pieņemt, ka, tiklīdz būs izveidota vietne, jūs bez maksas veiksit izmaiņas un papildinājumus. Apjoma paziņojumā jāietver sniegtais atbalsts un skaidri jāizslēdz jebkāds atbalsts, kuru jūs nesniegsit.

Labs darbības jomas paziņojums skaidri izklāsta visus pieņēmumus, lai jūs varētu būt pārliecināti, ka ikvienam projektā iesaistītajam ir viens un tas pats mērķis. Kad projekts iet uz priekšu, jūs atgādināsiet cilvēkiem par darbības jomas paziņojumu, lai visi būtu vienā un tajā pašā lapā. Kad esat pabeidzis, jūs salīdzināsiet savus rezultātus ar darbības jomas paziņojumu. Jūs piegādāsit visu, ko klients vēlas, un nodrošināsiet klientam prieku!

Laiks: Cik ilgs laiks paies?

Var šķist vienkārši teikt: "Es varu izveidot vietni divu nedēļu laikā." Bet ko tas īsti nozīmē? Laba projekta laika plānošana un novērtēšana ir daudz kas vairāk nekā tāds apgalvojums. Šeit jāņem vērā daži jautājumi:

• Pūles ir kopējais stundu skaits, ko mēs un mūsu komanda strādāsim.
• Ilgums ir kopējais projekta ilgums no sākuma līdz beigām.
• Ilgumam un piepūlei nav vienkāršu attiecību. Piemēram, mēs varētu piegādāt ātrāk, ja tajā pašā projektā vienlaikus strādā vairāk cilvēku. Vai arī mums var būt vajadzīgs vairāk laika, lai gaidītu informācijas piegādi no klienta, vai arī tāpēc, ka mēs strādājam pie vairākiem projektiem vienlaikus.

Ja mēs darām projektu, kas mums un mūsu komandai ir ļoti rutīnas, mēs varam novērtēt laiku, salīdzinot ar līdzīgu iepriekšējo projektu. Bet esiet piesardzīgs, lai nepieļautu pieņēmumus par projektu. Rūpīgi pārbaudiet darbības jomas atšķirības, jo neliela darbības jomas atšķirība var būtiski mainīt laiku. Piemēram, ja visas jūsu iepriekšējās tīmekļa vietnes tika mitinātas vienā tīmekļa resursdatorā un šis klients vēlas, lai jūs izmantotu citu resursdatoru, tas var aizņemt daudz ilgāku laiku.

Ir arī daži citi laika slazdi. Ko darīt, ja klients projekta sākumā nepiegādā tīmekļa vietnes tekstu? Ko darīt, ja viņi ātri neapstiprina jūsu grafiku un lapas? Tas varētu palielināt projekta ilgumu. Ja vien jūs nesazināties ļoti skaidri, klients nezinās, ka tieši viņš kavē savu projektu.

Izmaksas: Cik tas maksās?

Vienkāršākais izmaksu plāns ir laiks un materiāli: darba stundas, reizinātas ar pakalpojumu likmi, kā arī visu priekšmetu izmaksas, ko klientam iegādājaties. Bieži vien ar to pietiek. Bet jums jāietver arī norēķinu noteikumi un paziņojums par izmaksu pārsniegšanu.

Kad jūsu projekta plānā ir ietverta darbības joma, laiks un izmaksas, jūs esat ieguvis pamatus. Vai plāns ir izpildīts? Tālu no tā! Darbības joma, laiks un izmaksas ir rezultāti , kas dara labu darbu, nevis kļūdām, un rūpējoties par problēmām, tiklīdz tie notiek. Tāpēc mums jāplāno arī šie procesa faktori.

2. attēls: Dzelzs trijstūri atbalsta 6 procesa faktori

Mēs varam piegādāt apjomu laikā un budžeta ietvaros tikai tad, ja pārvaldām arī citas sešas procesa jomas.

Sids Kemp

Liela projekta plāna galvenie elementi

Ar dzelzs trīsstūra plānošanu nepietiek. Ja mēs plānojam un pārvaldām tikai apjomu, laiku un izmaksas, tad lietas notiks nepareizi, pirms mēs to zinām. Mēs nepietiksim, piegādāsim novēloti vai pārsniegsim budžetu. Patiesībā pēdējo reizi, kad kāds domāja, ka projekta plāns, kurā bija noteikts darbības joma, laiks un izmaksas, bija pilnīgs, bija apmēram pirms 50 gadiem.

Iepriekš 2. attēlā parādīts, kā dzelzs trīsstūris, trīs rezultātu (r) faktori, ir atkarīgi no sešiem citiem procesa (p) faktoriem. Mēs nodrošinām veiksmīgu rezultātu piegādi laikā un budžeta ietvaros, pārvaldot visus deviņus faktorus, trīs iepriekš aprakstītos faktorus un šos sešus (p) faktorus, kā arī:

• Kvalitāte: kas padara to labu?
• Risks: kas varētu noiet greizi, un ko mēs darīsim ar to?
• Cilvēkresursi: kas veiks šo darbu un kurš kuru darbu?
• Komunikācija: Kā mēs uzturēsim sakarus un paliksim tajā pašā lapā?
• Iepirkums: ko mēs pirksim un kā to iegūsim?
• Integrācija: Kā mēs visas šīs deviņas jomas turēsim kopā un kā mēs pārvaldīsim pārmaiņas?

Tagad jums var nebūt nepieciešams izstrādāt plānu katrai no šīm deviņām jomām. Bet jums patiešām jājautā, vai jums ir jāizstrādā katras teritorijas plāns. Jebkura joma, kurai nepieciešams plāns un kuru tā nesaņem, ir balstīta uz minējumiem un pieņēmumiem. Tas varētu būt tikpat veiksmīgs kā lidmašīna, kas turēta kopā ar vadu un košļājamo gumiju. Tātad, šeit ir īss ceļvedis labi izstrādāta projekta vadības plāna sešām procesa (p) jomām.

Kvalitāte: kas padara to labu?

Galvenie jautājumi: Kādas ir klientam vissvarīgākās piegādes daļas? Kas viņus priecētu? Kā mēs varam pārliecināties, ka ar šiem konkrētajiem priekšmetiem mēs lieliski strādājam?

Risks: kas varētu noiet greizi? Un ko mēs varam darīt pret to?

Vienkāršākais veids, kā izveidot riska plānu, ir jautāt: Kas notika nepareizi pēdējās piecas reizes, kad mēs veicām tādu projektu kā šis? Mēs varētu iegūt šādu sarakstu:

• Piegādājām vēlu, jo kāds saslima.
• Klientam vajadzēja trīs dienas, lai iesniegtu grafikas apstiprinājumu, un mēs tos saņēmām piektdien, un mums bija jāstrādā visu nedēļas nogali, lai pabeigtu.
• Klients mums nepateica vietnes paroli, un mēs sākām trīs dienas ar nokavēšanos.
• Klients mīlēja vietni, bet nekad nemaksāja rēķinu.

Vai kāds no šiem izklausās pazīstams? Izveidojiet savu sarakstu, piemēram, šo, un pēc tam pierakstiet, kā jūs varat novērst problēmu, samazināt iespēju , ka tā notiks, vai labi tikt galā ar to, ja tā notiek. Šeit ir pārvaldības risinājumi katram no šiem riskiem:

• Apmāciet divus cilvēkus komandā veikt katru uzdevumu, vai arī izsauciet konsultantu pēc izsaukuma, lai aizpildītu robu komandā.
• Izglītojiet klientu pirms projekta sākuma, pastāstot, cik ātri mēs sagaidām apstiprinājumus vai izmaiņu pieprasījumus, un šī klienta kavēšanās aizkavē projekta piegādes datumu.
• Izveidojiet no klienta visu nepieciešamo kontrolsarakstu, nogādājiet to klientam un nesāciet projektu, kamēr mums viss nav rokā.
• Pieprasīt pirmo iemaksu. Klientiem, kuriem nav pierādīta maksājumu vēsture, nepieciešama darījuma depozīta kārtība.

Riska plāns var būt daudz sarežģītāks nekā šis. Faktiski lieljaudas projektu vadītāji plāno riskus, izmantojot statistiku! Bet, ja esat izveidojis risku sarakstu un plānojis, kā novērst vai rīkoties ar katru no tiem, jūs skrienat virs vidējā līmeņa.

Cilvēkresursi: kas ir komandā, un ko katrs darīs?

Šeit vissvarīgākais ir pārliecināties, ka mums ir komanda ar visām prasmēm, kas nepieciešamas darba veikšanai. Bet lielos, sarežģītos projektos projekta Cilvēkresursu plānošana var ietvert tādas lietas kā pieņemšana darbā, aizturēšana, virsstundas, brīvdienu grafiki un arodbiedrības noteikumi.

Komunikācija: Kā mēs uzturēsim sakarus un paliksim vienā un tajā pašā lapā?

Lielākā daļa projektu tiek kavēti, jo izšķiroši lēmumi netiek pieņemti laikā, un darbs tiek apstādināts. Filmā Aviators ir aina par Hovardu Hjūzu, kur viņš sāk trakot, un simtiem strādnieku dīkstāvē gaida norādījumus, kamēr Hjūzs mēģina izlemt pareizo kursorsviras formu. Diemžēl šī aina mums, projektu vadītājiem, ir pārāk pazīstama pat tad, ja neviens nenāk no traka!

Esmu redzējis arī projekta izgāšanos, jo dažādiem komandas locekļiem tika dotas dažādas plāna versijas. Vienu reizi mēs nolēmām pamest kādu moduli no produkta, un klients tam piekrita. Bet programmētājam neviens to neteica, un viņš burtiski visu nakti palika augšā, cenšoties panākt, lai tas darbotos. Man nav jāstāsta, kā programmētājs jutās nākamajā rītā, kad mēs viņam teicām, ka viņš visu nakti bija pavadījis bez iemesla. Pieņemsim, ka tādas komunikācijas kļūdas neveido lojalitāti! Ar sliktu komunikāciju puse komandas domā, ka mēs taisām zirgu, bet otra puse - ēzeli. Kad projekts ir pabeigts, mums ir kaut kas ar zirga galvu un ēzeļa asti, un tas projekta vadītājam liek izskatīties pēc zirga aizmugures!

Tātad, komunikācija ir galvenā. Un tas ir vēl vairāk taisnība šajās dienās, kad daudzi projekti tiek veikti tīmeklī, e-pastā un pa tālruni. Bieži vien mēs strādājam ar komandas locekļiem, kuri dzīvo dažādās laika joslās un runā dažādās valodās. Šajos gadījumos komunikācijas plāns ir panākumu atslēga. Vienkārši pajautājiet katrai personai, kad un kā ar viņu sazināties, un pierakstiet sapulces, sarunas un apstiprināšanas vai izmaiņu pieprasījumu vadlīnijas.

Iepirkumi: ko mēs pirksim un kā mēs to iegūsim?

Dažiem projektiem nav vajadzīga iepirkuma. Ja mēs neko nepērkam, īrējam un neiznomājam un nesaglabājam apakšuzņēmēja pakalpojumus, mēs varam izlaist šo sadaļu. Bet, ja mēs darām kādu no šīm lietām, mums ir jāsaskaņo līgumi, vienošanās vēstules, apdrošināšana, noteikumu ievērošana un tā tālāk ar projekta plānu. Tā mēs sastādījām projekta iepirkuma plānu.

Integrācija

Izstrādājot projekta plānu, integrācijai ir divas nozīmes. Pirmais ir šāds: Mums jāpārliecinās, vai visas plāna daļas sasien kopā. Pieņemsim, ka klients tīmekļa vietnē pieprasa papildu lapas, un mēs tam piekrītam. Tad mēs pievienojam desmit stundu darbu. Bet vai mēs atjauninājām izmaksas, lai atspoguļotu izmaiņas darbības jomā un laikā? Ko darīt, ja šīs 10 stundas skaitās virsstundas, un saskaņā ar Cilvēkresursu noteikumiem mums ir jāmaksā pusotrs laiks? Visas deviņas jomas sasaista kopā, un, izstrādājot projekta plānu, mums viss ir jāpārbauda.

Pat ja mēs visu pārbaudām, tas nav pietiekami. Projekti mainās pa vidu, uz. Tātad otrā integrācijas daļa nāk pēc plānošanas - tā ir izmaiņu vadības pārvaldīšana projekta laikā, lai viss būtu kārtībā.

Izklāstiet savu nākamo projekta plānu

Veicot šajā rakstā norādītās darbības, varat izkārtot nākamo projekta plānu. Ja iepriekš esat plānojis projektu, jūs, iespējams, varat uzlabot šo projektu, tikai pievēršot uzmanību deviņām jomām.

Projektu vadības institūts sauc šīs deviņas zināšanu jomas projektu vadībā. Bet es iesaku jums to saglabāt vienkārši. Veselais saprāts ir daudz svarīgāks projektu vadībā nekā zināšanas. Veltiet laiku, lai pārdomātu lietas šajās deviņās jomās, kurām būs nepieciešama vadība, un tas, ko jūs izdomāsiet, būs lieliski.

Protams, daži projekta plāni ir daudz vieglāki nekā citi. Galvenais faktors ir projekta unikalitāte: jo rutīniskāks ir projekts, jo vieglāk to plānot. Protams, izmērs, sarežģītība un spiediens uz izmaksu samazināšanu vai ātru piegādi arī izvirza plānošanu. Ja jums nepieciešama papildu palīdzība, varat apskatīt manu grāmatu Project Management Made Easy vai apskatīt PMI pieejamos resursus.

Izmantojiet savu projekta plānu katru dienu

Lielākais projekta neveiksmes iemesls ir laba plāna trūkums. Apsveicam! Jūs esat pārvarējis šo problēmu. Tagad jūs esat gatavs pieļaut otro lielāko kļūdu, proti, iemest plānu atvilktnē, ķerties pie darba un labi neizmantot paveikto darbu.

Braucot kaut kur, kur vēl nekad neesat bijis, vai jūs automašīnā iestatāt GPS, pēc tam to ignorējat un vienkārši braucat, līdz esat pilnībā apmaldījies. Protams, nē!

Tomēr tam ir pārāk daudz projektu vadītāju. Projekta plāna izmantošana katru dienu un katru nedēļu ir tāda pati kā GPS klausīšanās. Katru dienu ļaujiet savam plānam pateikt:

• ko darīt šodien
• ko darīt tālāk
• ko pateikt savai komandai
• kad jāsazinās ar klientu un ko teikt
• kādi riski jāuzmanās un jānovērš vai jāpārvalda

Katru nedēļu pārbaudiet paveikto darbu atbilstoši savam plānam un atrisiniet visas radušās problēmas. Ja jūs vienkārši izsekojat laiku un izmaksas, salīdzinot ar rezultātiem, jūs vienkārši atklāsiet, ka esat nokavējis un esat pārbudžets. Bet, ja jūs sekojat līdzi arī sešiem procesa faktoriem, jūs noķersiet problēmas, pirms tie pārspēj jūsu budžetu, radīs lielas kavēšanās un sešus jūsu projektus. Ar labu plānu jūs esat ceļā uz panākumiem.