Kā veikt resursu piešķiršanu programmā Excel

Ievads

Resursu plānošana var būt viens no izaicinošākajiem projektu vadības aspektiem, īpaši, ja jūs to lūdzat darīt vairāku projektu komandām visā organizācijā ilgākā laika posmā. Ja jums ir Microsoft Project Server, resursu piešķiršanu varat veikt diezgan viegli, jo Microsoft Project Server var apskatīt visus jūsu organizācijas projektus un pateikt, kur tiek piešķirts konkrēts resurss. Tomēr standarta Microsoft izdevums to neļauj darīt, un tajā brīdī ir vieglāk atsaukties uz jūsu projektu grafikiem programmā Microsoft Project vai citur un veidot resursu piešķiršanas dokumentāciju programmā Excel. Šajā rakstā ir sniegts viss, kas jums nepieciešams resursu dokumentācijas veikšanai programmā Microsoft Excel.

Strādājot pie resursu piešķiršanas, var šķist, ka jūs atrisināt ļoti lielu mīklu.

Veidojiet sarakstu

Vispirms ir jāizveido visu resursu saraksts, par kuru piešķiršanu jūs būsiet atbildīgs. Ja tas ir paredzēts vienam projektam vai nelielai nodaļai, jūs, visticamāk, varat to izdarīt pats, bet, ja jūs veicat resursu piešķiršanu lielam departamentam, kurā darbinieki strādā pie simtiem projektu, jums, iespējams, būs jāstrādā caur atbalsta nodaļa, lai pārliecinātos, ka jums ir pilns vārdu saraksts. Palūdziet kādam pārskatīt sarakstu. Jūs nevēlaties sākt pārvietot cilvēkus apkārt un pielāgot projekta grafikus, tikai lai uzzinātu, ka ir vēl citi cilvēki, kuri varētu būt aizpildījuši dažas caurumus.

Atbalsta darba faktors

Dažos uzņēmumos darbinieki, kas strādā pie projektiem, arī veic diezgan daudz atbalsta darbu. Atbalsta darba procentuālais daudzums, ko darbinieki veic, ir atšķirīgs katrā uzņēmumā un darbiniekā. Ir svarīgi saprast, kāda procentuālā daļa no jums veicamā darba ir jāizrēķina katra darbinieka skaitļos vidējās darba dienas vai darba nedēļas laikā visā jūsu piešķirtajā laikā. Un, ja jūs neesat persona, kas ir pietiekami pazīstama ar darbinieku slodzi, pārliecinieties, ka esat saņēmis šo informāciju no kāda, kas ir. Ja izdarīsit minējumu un tas būs nepareizi, tas lielā mērā atmetīs jūsu numurus, kas var izraisīt daudz sāpju.

Ko darīt, ja projekts kļūst slikts

Ziniet ilgumu, kuru piešķirat

Skaidrības labad vienmēr pārbaudiet ilgumu, kuram tiek prasīts piešķirt resursus. Tuvākajā laikā prognozēt vietu, kur atradīsies cilvēki, ir vieglāk darīt, taču, jo tālāk pa ceļu jums tiek lūgts meklēt, jo lielāks risks, ka kļūdīsities, un, ja jums nav jāievada numurs tur jūs varētu apsvērt iespēju to nedarīt.

Apkopojiet projektu grafikus

Prognozēšana, ko veicat kā resursu sadalījumu, kļūst ārkārtīgi precīzāka, ja kā ievadi ir pilni projekta grafiki. Pat ja projekts formāli vēl nav sācies, jums jāspēj savākt kailu kaulu, augsta līmeņa projekta grafiku, kurā tiek izsaukti visi zināmie uzdevumi, kas būs jāveic. Tomēr šajā posmā izstrādes darbs, visticamāk, būs tikai liels laika gabals bez detaļām, jo darba sadalījuma struktūra, kurā sīki aprakstīti visi uzdevumi, vēl nebūs izveidota. Bet jums joprojām jāspēj kopā to personu vārdi, kas veic izstrādes darbu, kā arī personu vārdi, kas saistīti ar visiem citiem uzdevumiem. Pēc biznesa lietas izskatīšanas un sarunas ar uzņēmējdarbības vienību, kas pieprasīja projektu, jūsIegūsi ļoti augsta līmeņa izjūtu par projekta sarežģītību un varēsit prognozēt katra uzdevuma ilgumu. Ja projekts jau atrodas lidojumā un ir darba sadalījuma struktūra, kas izsauc visus ar izstrādes darbiem saistītos uzdevumus, jums būs vēl detalizētāka informācija par to, kas un kad strādās.

Resursu izlīdzināšana ir kritisks pēdējais solis, strādājot pie resursu piešķiršanas, jo tas palīdz uzņēmumiem saprast, kad palielināt un samazināt savu darbaspēku, un tas palīdz projektu vadītājiem izveidot reālistiskus projektu grafikus.

Līderības un projektu vadības čempioni

Izveidojiet savu resursu piešķiršanas izklājlapu

Visas apkopotās informācijas piltuves darbības resursu sadales izklājlapā programmā Excel ir šādas:

Atveriet jaunu darbgrāmatu programmā Excel un izveidojiet jaunas lapas katram resursam, kas jums jāveic, lai prognozētu.
Pirmajā lapā, sākot ar nedaudzām rindām uz leju, pirmajā kolonnā sāciet pievienot to projektu nosaukumus, ar kuriem katrs strādās, katram projektam ritot savā rindā.
Tukšajā rindā tieši virs vietas, kur ievadījāt savu pirmo projektu, pārejiet uz otro rindas šūnu un sāciet ievadīt vai nu atsevišķas dienas, vai vienas nedēļas datumu diapazonus laika periodam, kas jums jādara resursu piešķiršanai visā rindā. Galu galā tas ir atkarīgs no tā, cik granulētu jūs vai jūsu boss vēlaties iegūt.
Atveriet pirmā saraksta projekta grafiku un filtrējiet tikai tos uzdevumus, ar kuriem jūsu iesaistītais resurss bija saistīts. Atrodiet pirmā uzdevuma, ar kuru resurss tika iesaistīts, ilgumu un pagrieziet izveidojamā resursu sadalījuma izklājlapā. Pārejiet uz šīs projekta rindas šūnām, kas atbilst šai dienai vai vienas nedēļas diapazonam, un pēc tam ievadiet stundu skaitu, ko šis resurss ievieto šajā laika posmā. Atkārtojiet šo darbību visiem uzdevumiem visos projektos visiem darbiniekiem.
Katras dienas vai vienas nedēļas datumu diapazona apakšdaļā ievadiet formulu, kas apkopo kopējo mūsu skaitu šajā slejā, kas ņem vērā arī nepieciešamo atbalsta darbu šim resursam.
Pārskatiet kopsummas. Ja izmantojāt vienreizējas, standarta darba dienas, sarkanās krāsas karodziņš ir jāaplūko kā dienas, kurās darbinieks izskatās vairāk nekā astoņas stundas. Tas ir ļoti normāli, ja tas notiek, kad dodaties summēt skaitļus, un tas patiešām uzsver, kā lielākā daļa organizāciju pārdala savus resursus un pat to neapzinās, kamēr nav izgājušas līdzīgu vingrinājumu.
Izlīdziniet savus resursus. Šeit jūs veicat vai nu darba maiņu citiem cilvēkiem, vai arī pagarināt uzdevuma ilgumu, lai visi tiktu atbilstoši sadalīti.