Nvq: izskaidrojiet informācijas glabāšanas un izguves procedūras

Uzziniet par mērķiem un procedūrām, kas saistītas ar informācijas glabāšanu un izguvi biznesa administrācijā.

Saimona Ābrama fotogrāfija vietnē Unsplash

Šis raksts ir paredzēts kandidātiem, kuri strādā, lai iegūtu NVQ uzņēmējdarbības un administrācijas 2. vai 3. līmeņa diplomu. Šī ir 2. līmeņa vienība ar 3 kredītpunktiem. Šī vienība nodarbojas ar informācijas glabāšanu un izgūšanu uzņēmumam vai organizācijai, ievērojot drošības un konfidencialitātes prasības. Es aplūkoju mācību procesa pirmo daļu, kas palīdzēs izprast informācijas glabāšanas un izguves procesus un procedūras.

Mēs īsi apspriedīsim:

• Nepieciešamās informācijas uzglabāšanas un izguves mērķis.
• Dažāda veida informācijas sistēmas un to funkcijas.
• Informācijas drošības un konfidencialitātes juridisko un organizatorisko prasību mērķis.
• Uzglabājamās un izgūstamās informācijas apstiprināšanas mērķis.
• Veidi, kā pārbaudīt informācijas precizitāti un kāpēc.
• Kā sniegt informāciju saskaņotā formātā un laika grafikā.
• Informācijas veidi, kurus var dzēst.
• Problēmas, kas var rasties informācijas sistēmās, un to risināšana.

Šis raksts ir resurss tiem, kas strādā, lai iegūtu NVQ uzņēmējdarbības un administrācijas 2. vai 3. līmeņa diplomus.

pixabay.com/lv/business-man-home-office-business-1176006/

Kas ir informācija?

Informāciju var definēt kā faktus, ko kāds sniedzis vai uzzinājis par kādu vai kaut ko, vai faktus, kas apkopoti, izmantojot pētījumus vai citus līdzekļus. To var definēt arī kā vēstījumu, kas tiek nodots ar dažiem līdzekļiem. Informāciju var ierakstīt un pārsūtīt, un tā ir ļoti svarīga, jo tā palīdz sasniegt rezultātus un pieņemt lēmumus. Tam jābūt precīzam un savlaicīgi sagatavotam. Tam jābūt specifiskam un jāpieliek nepieciešamībai vai mērķim (jābūt būtiskam), tam ir nozīme un jēga, kas palīdzēs iegūt sapratni.

Informācija var būt fiziska vai elektroniska, un tā ir jāpārvalda efektīvi. Informācijas pārvaldība ir organizācijas atbildība, ja tā tiek apkopota, pārvaldīta, glabāta, koplietota, saglabāta, izgūta un piegādāta.

1.1. Paskaidrojiet vajadzīgās informācijas glabāšanas un iegūšanas mērķi

Informācijas glabāšana ir process, kurā informācija tiek noglabāta vai glabāta noliktavā (skapji, HDD, atmiņas karte utt.), Un informācijas iegūšana ir vajadzībām atbilstošu uzglabāto informācijas resursu iegūšana.

Jebkuras informācijas uzglabāšanas galvenais mērķis ir viegli iegūt nākotnē, kad tā būs nepieciešama. Tā ir arī daļa no uzņēmuma biznesa prakses. Dokumenti ir jāglabā pareizi, lai tos būtu vieglāk atrast. Atkarībā no informācijas veida informāciju var uzglabāt vai nu ugunsdrošos skapjos cietajām kopijām, vai cietajos diskos, vai citās elektroniskās atmiņas ierīcēs mīkstajām kopijām.

Atkarībā no uzņēmuma, organizācijas vai uzņēmējdarbības veida būs jāuzglabā dažāda veida informācija. Tie var būt ar uzņēmumu saistīti noslēpumi, ļoti konfidenciāli faili, kas saistīti ar uzņēmumu vai darbiniekiem vai klientiem / klientiem. Tātad faili ir jāuzglabā, ievērojot visas konfidencialitātes procedūras, un jāaizsargā saskaņā ar datu aizsardzības aktu, jo tā ir informācija, kas nepieciešama kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanai un arī uzņēmuma vienmērīgai darbībai.

Informācijas iegūšanas mērķis ir nodrošināt kvalitatīvu pakalpojumu īstajai personai īstajā laikā ar visu nepieciešamo informāciju rokās. Tikai tad, ja dati tiek glabāti procesuālā veidā, tos var viegli iegūt. Informāciju var iegūt mārketinga nolūkos, saziņai, uzraudzības mērķiem, aptaujām un citiem pētījumiem, ko organizācija vai uzņēmums varētu veikt. Informācija tiks iegūta arī situācijās, kad informācija var nākties dalīties ar partneruzņēmumiem un policiju vai Valsts ieņēmumu dienestiem.

Datu glabāšanai un atgūšanai ir galvenā loma uzņēmuma darbības uzlabošanā, un tas var notikt gan bezsaistē, gan tiešsaistē un dažādos formātos.

1.2 Aprakstiet dažādas informācijas sistēmas un to galvenās iezīmes

Informācijas sistēmas ir aparatūras un programmatūras tīkla, datu un procedūru savākšana, ko cilvēki un organizācijas izmanto informācijas glabāšanai un iegūšanai. Tas rūpējas par datu vākšanu, datu izveidošanu, datu apstrādi, datu izplatīšanu un datu izgūšanu. Tas palīdz uzlabot organizācijas efektivitāti un efektivitāti.

Agrākajai informācijas sistēmai bija tikai trīs veidi.

• Darījumu apstrādes sistēma: Šī sistēma ir atbildīga par ikdienas biznesa darījumu apstrādi. Darījumu veidi dažādās organizācijās atšķiras. Tas palīdz uzturēt, pievienot, mainīt un noņemt datus. Daži piemēri ir pasūtījumu noformēšana, norēķini, čeku depozīti, algas sistēmas, rezervēšanas sistēmas, krājumu kontrole utt. Šo sistēmu izmanto frontes darbinieki.
• Vadības informācijas sistēma: Šī sistēma palīdz veikt uzdevumus, kas nepieciešami problēmu risināšanai un lēmumu pieņemšanai. Tās ir vadības līmeņa sistēmas, un tās palīdz organizācijai raiti darboties. Tas palīdz ģenerēt pārskatus, kas nepieciešami veiktspējas un efektivitātes līmeņu, grāmatvedības un citu darījumu veikšanai un uzraudzībai. Daži piemēri ir pārdošanas vadības sistēmas, budžeta plānošana, personāls, krājumu kontrole utt. Šai informācijai jābūt ļoti precīzai un atbilstīgai.
• Lēmumu atbalsta sistēmas: Šī sistēma palīdz pieņemt ilgtermiņa lēmumus un tiek izmantota vadītājiem. Šī sistēma izmanto iekšējos un ārējos resursus un tiek izmantota esošās informācijas analīzei un ietekmes projektēšanai. Tie palīdz apkopot ziņojumus, prognozes, grafikus utt. Daži piemēri ir loģistikas sistēmas, izklājlapu modeļi utt.

Nesen ir pievienotas dažas citas informācijas sistēmas, un tās ir

• Izpildu informācijas sistēma: Šī sistēma palīdz veikt informācijas plūsmu, ziņojumus un datu analīzi organizācijai. To izmanto vadītāji un vecākie vadītāji, lai prognozētu uzņēmuma nākotni, un šī sistēma sniedz datus gan no ārējiem, gan iekšējiem resursiem. Tas palīdz apkopot ziņojumus un prognozes.
• Datu noliktava: šī sistēma palīdz saglabāt informāciju elektroniski, kā arī palīdz analizēt, izgūt, koplietot un pārvaldīt datus.
• Biroja automatizācija: Šī sistēma ir datorizēta informācijas sistēma, kas palīdz veidot, pārveidot un apkopot informāciju digitālā formātā. Tie tika izstrādāti, lai palielinātu biroja darbinieku, administratīvo asistentu, vadītāju, profesionāļu, sekretāru un visu, kas izmanto datoru informācijas un datu glabāšanai un iegūšanai, efektivitāti.

1.3. Paskaidrojiet juridisko un organizatorisko prasību mērķi informācijas drošībai un konfidencialitātei

Jebkurai organizācijā glabājamai informācijai ir jāievēro drošības un konfidencialitātes procedūras. Informācijas drošība un konfidencialitāte ir process, kurā dati tiek atturēti no nesankcionētas piekļuves, izpaušanas, iznīcināšanas, izmantošanas vai pārveidošanas. Tas attiecas gan uz fiziskajiem, gan elektroniskajiem datiem. Visas organizācijas glabā lielu daudzumu konfidenciālas informācijas par saviem darbiniekiem, klientiem, uzņēmuma statusu, produktiem, apsekojumiem, finansēm utt. Tāpēc, rīkojoties ar šo informāciju, ir jāievēro drošības un konfidencialitātes procedūras, jo, ja informācija nonāk nepareizas rokas, tas var izraisīt nopietnas negatīvas sekas. Tas ietekmēs arī organizācijas ētiku un darbību un novedīs pie juridisku darbību veikšanas.

Nododot informāciju citām organizācijām vai personām, jāievēro arī konfidencialitātes un datu aizsardzības procedūras. Konfidenciālu informāciju, piemēram, dzimšanas datumu, kredītkartes un debetkartes datus, reliģiju, etnisko piederību, finansiālo stāvokli utt., Var nodot tikai personām, kurām ir autoritāte vai kurām īpašnieks ir devis piekrišanu, un tai ir jāievēro arī konfidencialitātes likumi un noteikumi.

Ir svarīgi pārliecināties, vai saglabātie dati ir precīzi un atjaunināti.

Publiskais domēns, izmantojot Pixabay

1.4. Paskaidrojiet glabājamās un izgūstamās informācijas apstiprināšanas mērķi

Organizācijas, uzņēmumi un uzņēmumi uzglabā lielu daudzumu informācijas, taču nepareizas informācijas glabāšana nav lietderīga. Tāpēc pirms informācijas glabāšanas ir jābūt uzmanīgam datu vākšanas vai apkopošanas posmā. Jāraugās, lai dati būtu pareizi un atjaunināti. Tas attiecas arī uz datu izguvi. Kā iepriekš tika apspriests, datu izguve ir paredzēta mērķim, un nav lietderīgi iegūt datus, kas ir novecojuši. Tāpēc sistēmas visu laiku jāatjaunina, periodiski noteiktā laika posmā pārbaudot novecojušus ierakstus.

Tādējādi uzglabājamās vai izgūstamās informācijas apstiprināšanas mērķis ir izvairīties no neprecīzas informācijas, izvairīties no nepareizas informācijas, novērst kļūdas, kā arī izvairīties no nevajadzīgām izmaksām un jautājumiem, kas varētu rasties nepareizas informācijas rezultātā. Nepareiza informācija var izraisīt nopietnus rezultātus. Piemēram, novecojusi klienta adrese var novest pie tā, ka jebkura klientam nosūtīta saziņa nonāk nepareizas vai bīstamas personas rokās, kas var katastrofāli ietekmēt uzņēmumu un klientu

1.5 Aprakstiet informācijas precizitātes pārbaudes veidus

Informācijas precizitāte vienmēr jāpārbauda, ​​jo neprecīza informācija var izraisīt nopietnus rezultātus. Informācija attiecībā uz organizāciju var būt salīdzināma ar visu. Kas attiecas uz klientiem, tā var būt viņu adrese, tālruņa numurs vai nenomaksātie maksājumi, kad runa ir par darbiniekiem, tā var būt viņu novērtēšana, algas, atkal viņu adrese un tālruņa numuri, un uzņēmumam tās var būt uzņēmuma finanses, peļņa, darbinieku un klientu informācija, kā arī cita cita informācija.

Brīdinājumus var iestatīt par klientu un darbinieku informāciju, lai pārliecinātos, ka ar viņiem sazinās, lai sistēma tiktu atjaunināta. Labas programmatūras izmantošana datu bāzes vajadzībām palīdzēs precīzi uzturēt informāciju. Ārējais un iekšējais audits ir vēl viens veids, kā atjaunināt informāciju.

1.6 Paskaidrojiet informācijas precizitātes pārbaudes mērķi

Visiem uzņēmumiem un organizācijām ir jāpārbauda, ​​vai viņu saglabātā informācija ir pareiza. Piemēram, ienākošā un izejošā nauda ir pareizi jāreģistrē, pretējā gadījumā tas izskatās tā, it kā uzņēmums nebūtu guvis lielu peļņu, un tas var ietekmēt uzņēmuma akciju cenas, ietekmēt darbiniekus, jo uzņēmums, iespējams, nespēj samaksā darbiniekiem un būs jāsamazina personāls, aizdevēji nepiekritīs aizdot naudu utt.

Nepareiza informācija var radīt nopietnas negatīvas sekas un var ietekmēt uzņēmuma finansiālo stāvokli un vērtības. Informācijas precizitāte palīdzēs vadītājiem plānot nākotni un izvirzīt mērķus. Viņi arī varēs iepriekš plānot trūkumus.

1.7. Paskaidrojiet informācijas sniegšanas mērķi saskaņotā formātā un termiņos

Pēc pieprasījuma informācijai jābūt saskaņotajā formātā, un tai jābūt uzrādītai vai sniegtai norunātajos termiņos. Katrai organizācijai būs standarta biznesa formāts visiem dokumentiem, ar kuriem tās nodarbojas. Arī sazinoties ar citiem uzņēmumiem, būs saskaņoti formāti, par kuriem informācija būs jāuzrāda. Ja informācija netiek sniegta norunātajā formātā, tā būs jāpārformatē, kas prasīs papildu laiku un arī nesīs sliktu reputāciju organizācijā.

Ļoti līdzīgi tam, ja informācija netiek sniegta pareizā formātā, tās pārformatēšana var aizņemt laiku, tādējādi novēršot uzņēmuma sekošanu laika grafikiem. Ja informācija netiek sniegta norunātajos termiņos un tā pienāk pēc noteiktā termiņa, pēc tam informāciju vairs neizmantos, jo laiks jau ir pagājis, vai arī nebūs laika interpretēt informāciju, ja tas bija nepieciešams. Tas nepalīdzēs vienmērīgai organizācijas darbībai. Tātad kā daļa no organizācijas politikas un procedūrām informācija ir jāsniedz savlaicīgi un saskaņotā formātā.

1.8 Aprakstiet dzēšamās informācijas veidus

Uzņēmums var turpināt vākt / vākt informāciju biznesa darbības laikā. Piemēram, ja uzņēmumam ir klientu vai klientu uzskaite, visu laiku ienāks jauni klienti, un datubāzei būs arvien vairāk informācijas, jo uzņēmums aug un galu galā būs veci, neizmantoti dati, neatbilstoši dati, datēti dati utt., kas aizņems tikai nevēlamu krātuves vietu. Katram uzņēmumam būs politika, kas nosaka, cik ilgi dati jāglabā viņu datu bāzē vai cik ilgi fiziskie faili jāuzglabā biroja skapjos. Pēc šī laika nevēlamo informāciju var izdzēst un nevēlamus fiziskos failus var iznīcināt, ievērojot drošības un konfidencialitātes procedūras. Informācijas dzēšanai tiek izmantoti dzēšana (elektroniskie faili) un sasmalcināšana (fiziskie faili).Būtu periodiski jāpārskata reģistrētā informācija, un būtu jāievieš automatizētas sistēmas, lai atzīmētu ierakstus pārskatīšanai un pēc tam vajadzības gadījumā dzēstu.

Kad dati tiek koplietoti starp partneruzņēmumiem vai organizācijām, ir jānoslēdz vienošanās par to, cik ilgi dati tiks glabāti viņu datu bāzē un pēc tam pēc šī laika perioda izdzēsti. Visa novecojusī un neprecīza informācija ir droši jāizdzēš, lai izvairītos no kļūdām un kaitīgas ietekmes.

Aprakstiet problēmas, kas var rasties informācijas sistēmās, un to, kā vajadzības gadījumā rīkoties ar tām

Informācijas sistēmas ir svarīgs organizācijas aktīvs. Ir daudz problēmu, kas var radīt problēmas ar informācijas sistēmām. Elektroniskajai informācijai var uzbrukt vīrusi vai hakeri. Fiziskā faila informācija var tikt bojāta ugunsgrēka vai plūdu dēļ. Konfidencialitāti var pārkāpt cilvēki, kuriem nav pilnvaru piekļūt informācijai. Saziņas trūkums var izraisīt arī informācijas ļaunprātīgu izmantošanu vai nepareizu glabāšanu.

Datorvīruss var inficēt programmas un visu datorā vai tīklā esošo informāciju. Lai novērstu vīrusu uzbrukumus un no hakeriem, ir jāizmanto pareiza drošības (pretvīrusu) programmatūra un ugunsmūri, un sistēmas vienmēr jāuzrauga. Cik vien iespējams, jāizvairās no informācijas koplietošanas internetā, un, ja nepieciešams, ir jāievēro droši e-pasta ziņojumi un saziņas procedūras. E-pasta ziņojumi no nezināmiem, aizdomīgiem vai neuzticamiem avotiem ir jāizdzēš. Nekad nedrīkst atvērt aizdomīgus e-pasta pielikumus. Lejupielādējot failus no interneta, jāievēro piesardzība, lejupielāde jāveic tikai no uzticamiem avotiem. Atjauniniet pretvīrusu programmatūru, lai tā atpazītu jaunos vīrusus un tos risinātu.

Informācijai jābūt aizsargātai arī ar paroli, lai nepareiziem / autoritatīviem cilvēkiem nebūtu piekļuves šai informācijai. Gadījumos, kad dati jākopē uz ārējām pārnēsājamām ierīcēm, vislabāk ir datus šifrēt. Jāuzmanās, lai informācija netiktu kopīgota ar cilvēkiem, kuriem nav pilnvaru piekļūt informācijai. Vienmēr vislabāk ir visu datu dublējums, tāpēc, ja rodas kādas problēmas ar sistēmām, uzņēmumam būs dublējums, ar kuru strādāt, un nezaudēs visu vērtīgo informāciju. Fiziskās informācijas gadījumā vislabāk to uzglabāt ugunsdrošos skapjos un drošās vietās, kur mazāk pakļauti dabas katastrofām.

Informācija ir jāaizsargā no korupcijas un jākontrolē piekļuve tai. Ir jāpievērš uzmanība informācijas aizsardzībai pret nesankcionētu izguvi, ieviešot autorizētas izguves procedūras.

Veiksmi ar studijām

Šis raksts tika uzrakstīts ar vispārēju ideju attiecībā uz informācijas glabāšanu un iegūšanu. Pierakstot uzdevumu, lūdzu, sagatavojiet atbildes, kas attiecas uz uzņēmumu vai organizāciju, kurā strādājat. Šis raksts ir iesniegts šeit, lai sniegtu pārskatu par to, kas no jums tiks sagaidīts uz jūsu dokumentiem.

Veiksmi, un es ceru, ka tas ir noderīgi!

Jautājumi un atbildes

Jautājums: Kā informācija tiek precīzi ierakstīta un droši uzglabāta atbilstoši sistēmas prasībām?

Atbilde: Lūdzu, skatiet šo sadaļu manā rakstā: 1.5. Aprakstiet informācijas precizitātes pārbaudes veidus.

Jautājums: Kā varētu izskaidrot, kā informācija tiek precīzi ierakstīta un droša atbilstoši sistēmas prasībām?

Atbilde: uz jūsu jautājumu ir atbildēts 1.3. Un 1.6. Punktā. Lūdzu skatīt zemāk:

"1.3. Paskaidrojiet juridisko un organizatorisko prasību mērķi informācijas drošībai un konfidencialitātei

Jebkurai organizācijā glabājamai informācijai ir jāievēro drošības un konfidencialitātes procedūras. Informācijas drošība un konfidencialitāte ir process, kurā dati tiek atturēti no nesankcionētas piekļuves, izpaušanas, iznīcināšanas, izmantošanas vai pārveidošanas. Tas attiecas gan uz fiziskajiem, gan elektroniskajiem datiem. Visas organizācijas glabā lielu daudzumu konfidenciālas informācijas par saviem darbiniekiem, klientiem, uzņēmuma statusu, produktiem, apsekojumiem, finansēm utt. Apstrādājot šo informāciju, ir jāievēro drošības un konfidencialitātes procedūras, jo, ja informācija nonāk nepareizas rokas, tas var izraisīt nopietnas, negatīvas sekas. Tas ietekmēs arī organizācijas ētiku un darbību un novedīs pie tiesvedības.

Nododot informāciju citām organizācijām vai personām, ir jāievēro konfidencialitātes un datu aizsardzības procedūras. Konfidenciālu informāciju, piemēram, dzimšanas datumu, kredītkartes un debetkartes datus, reliģiju, etnisko piederību, finansiālo stāvokli utt., Var nodot tikai personām, kurām ir autoritāte vai kurām īpašnieks ir devis piekrišanu, un tai ir jāievēro arī konfidencialitātes likumi un noteikumi. "

"1.6. Paskaidrojiet informācijas precizitātes pārbaudes mērķi

Visiem uzņēmumiem un organizācijām ir jāpārbauda, ​​vai viņu saglabātā informācija ir pareiza. Piemēram, ienākošā un izejošā nauda ir pareizi jāreģistrē, pretējā gadījumā izskatīsies tā, it kā uzņēmums nebūtu guvis lielu peļņu. Tas var ietekmēt uzņēmuma un darbinieku akciju cenas, jo uzņēmums, iespējams, nespēs samaksāt darbiniekiem, un tam būs jāsamazina personāls, un aizdevēji nepiekritīs aizdot naudu utt.

Nepareiza informācija var radīt nopietnas negatīvas sekas un var ietekmēt uzņēmuma finansiālo stāvokli un vērtības. Informācijas precizitāte palīdzēs vadītājiem plānot nākotni un izvirzīt mērķus. Viņi arī varēs iepriekš plānot trūkumus. "

Jautājums: Kāpēc uzņēmumam ir jāsaista savs sistēmas izstrādes grafiks ar vajadzīgās informācijas laika skalu?

Atbilde: Bez attīstības grafika, kas saistīts ar laika skalu, uzņēmums nevarēs sastādīt plānu vai nojaukt, kā viņi pabeigs projektu. Neatkarīgi no projekta lieluma vai apjoma, grafiks vienmēr ir galvenā projekta vadības sastāvdaļa. Tas paziņo uzņēmumam un komandai, kad jāveic katra darbība, kas jau ir pabeigts, un secība, kādā lietas jāpabeidz. Tādā veidā uzņēmuma redzējums par projektu tiek pārveidots par laika plānojumu.